Dock finns det massor av sätt att övervinna denna dåliga vana som förhalning är och i avsnittet kommer vi att diskutera några användbara strategier för att undvika att förhala.

Allt för att du ska spå chansen att göra det du verkligen vill och ska!

Podene finns som vanligt hos exempelvis Apple Podcasts och Spotify

Trevligt lyssnande!

The post #174 – 5 tips för att sluta förhala uppgifter appeared first on Michael Alphov.

Givetvis finns det alltid två sidor av ett mynt och någon form av deadline är oftast bra för oss människor men det är inte detsamma som att göra allt i sista minuten.

Hur kan man då göra

1. Krossa stora stenar till små stenar

Stora uppgifter har en tendens att skjutas upp för att de är just stora uppgifter. Var ska man börja är inte helt självklart och det är då lättare att tänka att man börjar sen istället. Eller i morgon. Eller i nästa vecka och plötsligt har tiden gått.

2. Sätt egna deadlines

Utmana dig själv genom att sätta egna deadlines på när de olika delarna/”småstenarna” av uppgiften ska vara klart. Detta är ett oerhört framgångsrikt sätt att få stora saker och uppgifter gjorda.

3. Börja, bara börja!

Den stora stenen är delad i mindre delar och du har satt dina deadlines så NU är det bara att börja. Starta med det du ska göra och plötsligt har uppgiften gått från att vara något du ska göra till någon du håller på med vilket är en stor skillnad. Inte minst mentalt.

Vad blir då resultatet?

Mindre stress, mindre slarv och bättre kvalité. En känsla av kontroll och en leverans i tid som både känns bra i magen och i hjärnan är förhoppningen.

Testa, du har allt att vinna på att börja i tid och att sluta lura dig själv att du jobbar bäst under press.

-Michael

The post Tror du också att du jobbar bäst under press? appeared first on Michael Alphov.

Varför är det så här egentligen? Det finns ju till och med klassiska citat som går i stil med att ”om du inte har tid att göra det rätt första gången vad gör att du tror dig ha tid att göra samma uppgift igen”? Jag tror personligen att man, läs jag, ofta går för den kortsiktiga vinsten. Man tar den enkla vägen just nu men det är, givetvis,  inte det rätta valet i det långa loppet. Vill du veta mer om förhalningsbeteende tipsar jag om avsnitt 131 av podden med titeln, ”Hur kan man börja att sluta förhala”

Vilka saker borde vi alla då bli bättre på att göra rätt från början? 

#1 Gör klart dina påbörjade uppgifter!

Du vet vad du borde göra. Du har kunskapen men ändå slutar när 90-95% är klart istället för att göra det klart till 100% bara för det sista är lite ”jobbigt” och kanske tråkigt. Lösningen är att göra klart nu och inte sen. Jag lovar att ”sen” varken kommer göra det lättare eller innebära att det blir roligare.  

#2 Plocka undan allt ditt arbetsmaterial efter att du använt det.

Det kommer alltid att vara mindre utmanande, gå snabbare och vara lättare att ta ditt  arbetsmaterial nästa gång om du sparar det på rätt plats efter varje gång du använt det. Struktur spar tid. Så enkelt är det. 

#3 Sluta med dina ”sortera senare/arkivera” högar i papper-/digital form

Det är bara att inse att dessa ”högar” kommer bli som mentala Mt. Everest och kan bli liggande hur länge som helst till ingen nytta. Det kan, till och med, bli så illa att du inte ens kommer vad du har i dina ”högar”. Lösningen? Skapa en struktur dör det är lätt att sortera in material. Är det inte lätt idag och du tvekar på vart saker hör hemma så har du inte en bra struktur. 

#4 Lev efter ”öppnar du så beslutar du”-formeln när du hanterar ny e-post.

Svara på det du kan svara på direkt, kasta det du kan kasta, spara det du ska spara och planera in det du ska göra när du ska göra det i din att göra-lista eller i din kalender FÖRSTA gången du tar i mailet. Öppna inte mailet för att sedan stänga det igen för att sedan öppna igen osv. DU.HAR.INTE.TID. ATT.GÖRA.SAMMA.SAK.OM.OCH.OM.IGEN.

#5 Planera in tid för att förbereda dig för mötet du precis tackade ja till.

Ett möte = tre bokningar i din kalender; tid till förberedelse, tid för mötet och tid för efterarbete. Ska du delta på olika möten har du ett gemensamt ansvar med alla andra mötesdeltagare att prestera på topp under mötet vilket kräver att alla, verkligen alla, är förberedda. 

#6 Gör tvärtom vad Sven-Ingvars sjunger i sin berömda låt ”säg inte nej, säg kanske kanske kanske…”

OM det inte är din uppgift, OM det inte leder mot dina/era mål, OM du inte har möjlighet att hjälpa till just nu så är det inte kanske du ska säga utan NEJ! Tråkigt att säga nej? Självklart är det så men vänd på det istället; tänk på allt du säger JA till det som du ska och borde säga ja. Det är vad du ska fokusera på och göra så bra som möjligt. Gör du en massa ”annat” så kommer det viktigaste inte bli gjort så det är bara att välja. 

En sista uppmaning; Ändra på allt som inte funkar!

Kör den klassiska metoden med fem stycken ”varför-frågor” när något inte fungerar som det borde. Denna metod funkar perfekt som utvärdering av ditt eget beteende men också om det är saker som inte funkar i arbetsgruppen eller teamet. Våga fråga  ”varför” på alla svar tills den verkliga orsaken eller anledningen till ett problem lyfts fram i ljuset. Då, först då, kan en förändring påbörjas.

Min utmaning till dig denna veckan är att tänka efter vilka av de sex olika scenarierna ovan du ibland hamnar i? Vad vill du ändra på jobbet? Finns det något som du behöver ändra på hemma? Gör sedan det du behöver göra och kom ihåg att förändring tar tid. 

Lycka till och slösa inte bort din tid på att inte göra rätt första gången!

-Michael

The post 6 saker du borde göra rätt från början appeared first on Michael Alphov.

Försvinner det jobbiga eller blir det värre av att skjuta upp det?
Du vet svaren på allt ovan precis lika bra som jag vet svaren

Tipset är att istället för att leta efter tecken göra följande:
1)Fundera på varför du inte startat
2)Ta bort allt som hindrar dig från att starta
3) Kör igång!

Ett litet steg är bättre än inget steg och glöm aldrig att många steg tillsammans blir ett stort kliv.

Nu kör vi!

The post Väntar du på ett tecken? appeared first on Michael Alphov.

Ämnet vi pratar om är förhalning eller prokrastinering som det heter med ett fint ord och i veckans avsnitt går Michael och Oliver igenom:
Vad förhalning innebär för dem
 Varför de förhalar saker och vad de förhalar
 Vad säger forskningen om förhalning? Vad är förklaringen?
 Varför dina känslor egentligen är den verkliga anledningen till att du förhalar

Givetvis vävs även massor av förslag på lösningar in i avsnittet för att Du ska kunna ta steget till att börja sluta förhala. Eller rättare sagt, för att vi alla ska kunna minska vårt förhalningsbeteende.

Du hör ju själv, detta är ett avsnitt du inte kan skjuta upp att lyssna på…

Podden hittar du som vanligt där poddar finns och glöm inte www.alphovlopez.se där du har en härlig överblick över alla utgivna poddar!

The post Hur kan man börja att sluta förhala? appeared first on Michael Alphov.

Jag är helt säger på att du ”på jobbet” har har vissa uppgifter som du förhalar gång efter gång och tillslut hamnar du i en ”återvändsgränd” och måste göra uppgiften NU och då, förmodligen, med ett sämre resultat än om du hade gjort det hela i tid. Till saken hör också att något annat som var inplanerat, förmodligen, fick stryka på foten när du var ”tvungen” att göra det du redan borde hade gjort men istället förhalat…

Du har säkert, precis som jag, funderat på varför du förhalar eller prokastinerar som det så fint heter på svenska. För min egen del har jag kommit fram till att det finns två stora anledningar till att det händer och det är motstånd och brist på rutiner. Jag ska därför försöka reda ut vad jag menar och hur man löser det hela men först ett klokt citat av The great one: 

Det finns ett motstånd av något slag..

Med motstånd menar jag att när du väl ska sätta igång så kan du inte det. Det kan vara att ditt skrivbord är helt belamrat med papper så du måste städa innan du kan starta och vips har tiden försvunnit till att städa istället för att producera. Eller så har du inte definierat nästa steg du ska göra med uppgiften du planerat in. Det står bara projektet x i i din kalender och du måste då börja med att fundera på vad det var du skulle göra och snabbt är tiden borta igen. I din dator händer samma sak när du har 48 olika flikar/fönster öppna och du har, om vi ska var helt ärliga, ingen speciell koll på vad du gör eller vad du borde göra eller för den delen, vad du redan gjort. 

Struktur är en viktigt faktor och det innebär att alla dina saker ska ha en bestämd plats. Inga högar eller papper på skrivbordet som du inte jobbar med precis just nu. Nej, just nu är inte i eftermiddag eller i morgon eller senare i veckan. Det är just nu. I datorn bör inte din inkorg vara full av massor av gamla mail för det enda som kommer hända är att du läser samma mail om och om igen vilket du definitivt inte har tid med. Ordning och reda som spar din tid och det kommer ta bort massor av motstånd för att du verkligen ska kunna göra det du ska göra.

Det saknas bra rutiner…

Avsaknad av bra rutiner är ytterligare en stor anledning till varför man förhalar olika uppgifter. Du ska alltid tänka som den gode ”Sickan” i de gamla Jönssonliganfilmerna, inga likheter för övrigt behöver finnas, och hur tänkte han då? Jo, hans återkommande replik i filmerna var ”Jag har en plan”. Nu var hans plan sällan bra men det är en annan diskussion. 

Till alla er som är födda efter Berlinsmurens fall ber jag om ursäkt för ni har ingen aning om vilken Sickan jag pratar om men ni kan alltid googla. Dock är det viktigaste varken Sickan eller Jönssonligan utan vikten av att ha en plan för att skapa rutiner som i sin tur ger vanor. Bra vanor som motverkar förhalning. 

För att ytterligare förstärka behovet av rutiner kan man belysa lite extra att vår hjärna gillar mönster. Att  den ”känner igen sig” och det är precis här rutiner kommer in. För att ge några exempel på vad ”bra på jobbet rutiner” kan vara tänker jag på: 

• …att du gör en speciell uppgift vid samma tid varje vecka. Funkar både privat och på jobbet.
• …att du är supertydlig med vad du verkligen ska göra göra när du planerar i din kalender eller att-göra lista. Du ska inte behöva tänka utan bara agera. 
• …att du har bra ordning på hur du tar hand om din inkorg (läs gärna alla mina inlägg i maliskolan på bloggen som ger dig lösningen på problemet)
• …att du har bra koll på när under arbetsdagen du kan planera arbetsuppgifter in tid i din kalender och när du inte bör planera in tid pga. sannolikheten för att avbrott ska ske = minskad risk för förhalning.
• …att du har en bra rutin för hur du startar och avslutar varje dag.…
• att du har en bra rutin på hur du avslutar varje vecka s.k. veckoavstämning

Tills sist vill jag passa på att tipsa om texten 9 tips för att sluta förhala som kommer hjälpa dig som förhalar ytterligare en bit på vägen!

– Michael

The post Varför förhalar du egentligen? appeared first on Michael Alphov.

Grattis! Då är du en ”imorgonperson”! Eller grattis är inte rätt ord utan ”imorgonpersoner” råkar oftast ut för att det inte går att starta imorgon heller utan de måste starta imorgon även imorgon…

Men, man kan ju inte göra allt direkt! 

Nej, verkligen inte men man kan fokusera på vad man ska göra idag istället för att hela tiden tänka på vad man ska skjuta upp till imorgon. Planering är ofta nyckeln till framgång över tid men en bra planering spelar ingen som helst roll om man inte GÖR det man planerat att göra. Det handlar om att ta steg framåt, få saker gjorda, ta nästa steg, avsluta samtidigt som man har kul på vägen. Svara ärligt på frågan när du mår som bäst? Är det när ”saker flyter på” och du får uppgifter gjorda? När du är i flow och har fokus på nuet eller är det när du hela tiden har ett dåligt samvete över allt du inte gjort men som du ska lösa imorgon? Innerst inne vet du dock att det inte kommer ske imorgon heller vilket gör dig ännu mer frustrerad. Ledande fråga men du fattar poängen.

Tricket är att ha koll på imorgon men fokusera på det som sker här och nu 

Det är nu du kan göra skillnad. Det är nu dina val räknas. Det är nu det här viktigt hur du använder din tid. Det är nu Du har makten över ditt eget resultat så det är bara att bestämma sig. Vill du vara en ”imorgonperson” eller vill du vara fokuserad och närvarande just nu? Valet är ditt och ingen annans. 

The post Ska du också börja imorgon? appeared first on Michael Alphov.

Därför har jag gjort en lista på massor av smarta lösningar som jag har snappat upp under åren och som jag vet fungerar i praktiken. Jag tänker att det är ett smörgåsbord av lösningar där du kan välja och vraka för att hitta det som passar just dig. Det enda du inte ska göra med denna lista är att förhala att bestämma vilken-/vilka lösningar som passar dig bäst! 

#1 Dela uppgiften i mindre och hanterbara bitar 

Stora uppgifter behöver delas upp i mindre bitar. Dela, stycka, bryt ned och bryt isär dina stora uppgifter så kommer det vara massor av små uppgifter som du kan avsluta istället för ett mentalt Mt. Everest.  

#2 Se till att ha förutsättningar på plats för att göra uppgiften när du ska göra uppgiften 

Det ska inte finnas något motstånd när du ska göra uppgifter. Material ska vara på plats etc. Det är som om du ska klippa gräsmattan men måste måste börja med att köpa en gräsklippare varje gång och när du köpt den måste du köpa bensin. Jag tror du fattar poängen. 

#3 Börja med dina svåra uppgifter 

Svåra saker blir inte lättare för att du inte börjar. Det blir istället tvärtom då de ”ligger med” hela tiden som ett dåligt samvete. Ta den berömda tjuren vid hornen och kör! 

#4 Fokusera på vilka konsekvenser du kommer att få om du inte gör uppgiften 

Deppigt att fokusera på dåliga konsekvenser och rädsla men sanningen är den att det kan vara den största motivation till att göra uppgifter. Vad kommer helt enkelt att hända eller för den delen, inte hända om du inte gör det du planerat göra? Är du beredd att betala priset? 

#5 Kör i 10 minuter – bara 10 minuter 

Om uppgiften, trots alla tips om att dela upp den i mindre bitar, skulle kännas ”omöjlig” kan du testa att förhandla med dig själv om att arbeta med uppgiften i 10 minuter. Tio minuter är inte mycket men mer än ingenting. Ett par upprepningar av 10 minutersregeln och du är igång och vem vet, kanske klar med det du förhalat? 

#6 Jobba med uppgifter i block och ta pauser mellan varje block 

Detta är en av mina personliga favoriter och det sätt jag driver de mesta av mina admindagar. Jag sätter upp ett mål med hur många block jag ska hinna med under dagen och varje block brukar vara antingen 20 eller 30 minuter. Under denna tid är det fokus och arbete som gäller men mellan ser jag till att ta raster på mellan 5-15 minuter. Pomodorometotoden kallar en del det vilket spelar mindre roll. Jobba i block är vad det handlar om. 

#7 Sätt egna deadlines 

Jag träffar, i princip, varje vecka personer som säger att de arbetar bäst under press vilket bara är förtäckt förhållningsbeteende enligt mig…

Rådet till alla dessa personer är att sätta egna deadlines på alla uppgifter där det saknas och när de plötsligt har något att tävla emot så händer det saker. 

#8 Ta bort alla distraktioner 

Stäng av alla signaler och notiser. Stäng ned webben och plocka undan på din arbetsplats. Ta bort allt, och då menar jag allt som kan locka in dig i förhalningsträsket. 

#9 Inse att allt inte behöver vara perfekt 

Jag pratar om den kraftfulla 80/20 regeln formellt kallad Paretos lag. Den är så oerhört intressant att vi till och med släppt ett poddavsnitt i ämnet som du hittar här. 

Vad innebär då Paretos lag? Enkelt förklarat kan man säga att du kan få ett 80% resultat med 20% tidsinvestering för man menar att de sista 20% av resultatet kostar 80% av tiden för att göra uppgiften. Visst är det så att du skjutit upp uppgifter bara för att de känns oerhört stora och komplexa? Hade det räckt med ett 80% resultat? För vissa uppgifter kommer svaret vara ja och detta kommer hjälpa dig att inte förhala just dessa uppgifter. Är uppgiften stor och komplex så går du tillbaka till steg 1 i denna guide. 

Det jag vill skicka med dig till sist är att du är nyckeln till framgång även i detta så fundera på vad du brukar skjuta upp, varför detta sker och vad just Din lösning är för att sluta förhala. 

-Michael

”You may delay, but time will not” – Benjamin Franklin 

The post 9 tips för att sluta förhala appeared first on Michael Alphov.

Nedan kommer fem olika tips som kommer hjälpa dig att göra skillnad i din prestation

1. Sluta vänta på bättre tider 

Jag gör det sen, jag ska bara bli motiverad först, jag har ingen lust, jag ska bara göra detta först innan jag gör det viktiga…… Det kommer aldrig att bli en perfekt tid eller ett perfekt tillfälle och det gamla kinesiska ordspråket, ”prat kokar inget ris”, gäller fortfarande som ett av mina favoritcitat. Ibland är det bara att köra och inget annat.

2. Ett lite steg framåt är bättre än inget alls 

Ibland är det starten som som är det tuffaste och svåraste men väl igång så kommer  arbetet, förhoppningsvis, gå framåt. Detta oavsett hur lite eller mycket du tar dig framåt varje dag. Små steg är bättre än inga steg. Punkt.

3. Håll dig till din plan 

Ofta, jag menar verkligen ofta så görs det fina och smarta planer som sedan fullständig ignoreras ute på arbetsplatserna och bland individer. Tid slösas på ”små saker” och de viktiga sakerna förhalas bort. Ta tjuren vid hornen är ett gammalt fint uttryck som fortfarande gäller och med det menar jag att du ska göra det viktigaste först innan du gör något annat. Sedan är frågan om du nu ska göra annat än det som är viktigast…

4. Säg nej mer ofta 

Saker och uppgifter som inte går i linje med din plan, dina mål etc. bör oftast inte göras. Våga säg nej till dessa uppgifter och du kommer samtidigt, indirekt, säga JA till det som är viktigt. 

5. Ta beslut 

Att kunna och våga ta beslut är oerhört viktigt för att komma framåt. Du har förmågan och kunskapen i de flesta fall och situationer som du kommer att hamna i så se till att fatta dina egna beslut baserat på din kunskap, dina värderingar och vart du vill ta vägen. Egoistiskt!? Inte alls utan arbetar du i ett team så ska givetvis dina värderingar och din riktning harmonisera med resten av gänget annars är ni inget team. 

Fråga: vad ska du göra för att inte hamna i ett läge där du väntar på bättre tider? 

-Michael 

The post Sluta vänta på bättre tider appeared first on Michael Alphov.

 Varför blir det då så här? Varför hamnar vi alla, ibland, i fällan att vi tänker: 

-Imorgon ska jag göra denna uppgift, det blir perfekt

-Imorgon ska jag planera bättre 

-Imorgon ska jag göra uppgiften som jag borde gjort för läääänge sedan

-Imorgon ska jag börja träna eller vad det kan vara som du förhalar

-Imorgon, då kommer det att bli skillnad… 

 Vad händer imorgon då? 

Förmodligen inte mycket som kommer att förändra din situation om inte du identifierar varför du skjuter upp de olika uppgifterna. Förhalningsbeteende eller prokrastinering (fint ord va!?) är en av de vanligaste anledningarna till att saker inte blir klara i tid och jag, tror, att jag hört de flesta ursäkterna redan och den ena mer kreativ än den andra varför saker inte blivit gjorda. Det ”roligaste” är de personer som intalat sig själva, så många gånger, att det är OK att skjuta upp det de egentligen borde gjort att de till och med tycker att det är rimligt att de inte gjort uppgiften. 

Vad är det då som gör att du inte kommer igång? För stor uppgift? För svår uppgift? För tråkig uppgift? En uppgift som inte du alls borde att göra, utan det är någon annan som borde göra den? Är uppgiften känslig, måste du ge ”tuff” feedback till en kollega eller en kund? 

Anledningarna kan vara många men du måste själv komma fram till varför du skjuter upp olika saker men tips på lösningar kan vara följande: 

För stor uppgift

Lösning: bryt ned den i mindre och hanterbara bitar som gör att du kan starta. 

För svår uppgift

Lösning: be om hjälp, säg som det är och ingen kommer tycka det är konstigt. Allt är svårt första gången. 

För tråkig uppgift

Lösning: kom igen, ibland är det bara att bita ihop och köra. Ska du vänta på inspiration för tråkiga saker så kommer du få vänta länge. Jobba istället med en belöning för varje tråkigt uppgift. 

Det är inte din uppgift

Lösning: gör inte uppgiften utan ta reda på vem som ska göra uppgiften och lämna tillbaka den till rätt person. Detta är inte detsamma som att man inte ska samarbeta utan det handlar om att rätt person men rätt kompetens ska göra rätt uppgift. Logiskt. 

Stort lycka till med att justera ditt beteende till att innehålla mindre förhalning och som alltid, vill du ha skillnad måste du göra skillnad! 

Nu kör vi!

-Michael 

The post Ska du också börja imorgon? appeared first on Michael Alphov.