Den dolda fällan av ständig aktivitet

Många har fastnat i vad jag kallar för ”aktivitetsfällan” – myten om att aktivitet alltid är något positivt. Missförstå mig inte, aktivitet är bättre än passivitet, men det handlar om att engagera sig i rätt typ av aktivitet. Det är lätt att fastna i fel aktiviteter, vilket kan vara kontraproduktivt.

Är dina aktiviteter rätt aktiviteter?

Tänk om alla uppgifter du väljer att lägga din tid på faktiskt leder dig närmare dina mål? Ibland verkar det som om ”vi har fullt upp med att ha fullt upp” vilket gör att vi missar att fråga oss själva om det vi gör verkligen är nödvändigt. I själva verket kan vissa aktiviteter föra oss längre bort från våra mål. Inte alls bra.

Tänk efter före (ganska logiskt men ändå missas det ofta)

Min uppmaning till dig är att tänka efter före nästa gång du börjar på en ny uppgift eller slentrianmässigt svarar ”ja” när chefen eller en kollega frågar om hjälp. Här är två enkla kontrollfrågor som kan hjälpa dig att hålla kursen:

1. Kommer denna uppgift att ta mig och verksamheten närmare våra mål, eller är det bara ännu en aktivitet som stjäl tid och energi?

2. Är jag rätt person för uppgiften, eller bör den utföras av någon annan?

Bli en mästare på prioritering OCH delegering

Självklart ska vi hjälpa varandra och vara lagspelare, men de bästa lagen består av individer som gör det de är bäst på. Genom att prioritera rätt kan du inte bara bli mer produktiv, utan även se till att du ägnar dig åt aktiviteter som verkligen gör skillnad. Precis samma sak ska gälla för alla av dina kollegor.

Det blir både bättre och roligare så. Hur tänker du i frågan? 

-Michael

The post Aktiv eller produktiv, vart hamnar du? appeared first on Michael Alphov.

The post Planering handlar om att räkna appeared first on Michael Alphov.

Vad blir konsekvensen av att ”hela” tiden vara styrd av telefonen? Fokus är inte ordet som först poppar upp för mig i alla fall.

Några tips från coachen är:

Stäng av alla push-notiser i telefonen
Sätt telefonen på ljudlös de stunder du måste vara fokuserad – tänk att att du är på ett möte får du svara du väl inte i telefon, eller?
Lägg telefonen så du inte når den från platsen du sitter och arbetar på

Hur tänker du gällande fokus och telefonhantering?

The post Är det du eller din telefon som bestämmer? appeared first on Michael Alphov.

Väl tillbaka vid din arbetsplats så kan det var riktigt förvirrat. Vad var det egentligen du skulle komma ihåg att göra? Hur många saker var det egentligen? Hela situationen har helt plötsligt blivit väldigt jobbig…

Det riktigt jobbiga är dock att:

Om du har ”otur” upprepar sig detta scenario i morgon, i övermorgon osv. I ditt huvud kommer du ha massssssor av saker och uppgifter som du borde komma ihåg men med stor sannolikhet inte kommer komma ihåg. Hur känns det i magen? Ingen vidare skön känsla va!?

Så vad säger du? Är det inte dags att skapa ett system där du ser till att:

• Skriver ned alla uppgifter i att-göra-listan alternativt kalendern för att verkligen göra rätt saker?
• Skriver ned och förvarar alla dina egna lysande idéer som du kommer på så de kan göras om dem till konkreta uppgifter?
• Skriver ned, behandlar och omvandlar dina egna mötesanteckningar till aktiviteter för att kunna vara proffsigare och mer effektiv?

Dina vinster kommer vara följande

1. Nummer ett är självklar: du kommer givetvis att glömma bort färre antal saker förutsatt att du kommer ihåg att titta på din att-göra-lista och kalender i framtiden.
2. Du kommer blir bättre på att sortera in dina tankar och anteckningar direkt på rätt plats vilket innebär att ditt system kommer vara både enklare och mindre i omfång.
3. Du kan använda ditt fokus och din energi till att verkligen göra saker istället för att försöka komma ihåg vad du borde göra.
4. Du kommer att spara tid då din ställtid kommer att minska genom att du är metodisk och gör på samma sätt varje gång. Du kommer också spara tid när du verkligen ska göra saker genom att det du ska göra finns på din lista eller i din kalender.
5. Du kommer ta dig snabbare mot dina mål tack vare att du kommer ha mycket lättare att fokusera på vad som verkligen är viktigt genom att du bara skriver ned och planerar in det som kommer att göra skillnad.

När ska du då skriva ned saker?

Direkt är svaret annars måste du komma ihåg att komma ihåg att du ska skriva ned sakerna. Vart ska jag skriva ned sakerna då tänker kanske du? I Att göra-listan eller kalendern är mina bästa tips och se till att du har tillgång till både i din mobil också. Arbetar du i Outlook är tipset att ladda hem appen To Do från Microsoft som är knuten till uppgifter/tasks i Outlook. Med appen installerad i din smartphone har du din att göra-lista med dig hela tiden = lätt att skriva in nya uppgifter. Att vara mobil och flexibel gäller även för anteckningar och tipset är att använda OneNote alternativt Evernote som digitala anteckningsböcker. Givetvis laddar du även här hem appen till din smartphone så du kommer åt dina anteckningar ”överallt”.

Kör hårt!

The post 5 vinster med att alltid skriva ned saker appeared first on Michael Alphov.

Jag skulle vilja dra det så lång som att påstå att många skulle må bra av att ta tillbaka kontrollen över sin egen tid för att verkligen få vara så bra som man vill, bör och kan vara. Att må så bra som man vill, bör och kan göra. Det borde, i princip, alltid vara DU själv som styr dina val och dina prioriteringar om vad som du borde lägga DIN värdefulla tid på och inte någon annan eller någon yttre omständighet. Missta inte detta med att inte vara flexibel och anpassningsbar när prioriteringar ändras men jag är övertygad om att du själv i större utsträckning måste styra valen gällande vad du ska lägga din tid på. Alltför att höja värdet på ditt eget arbete. 

Så kan man ju inte säga…

Det brukar vara standardkommentaren när jag pratar om att höja värdet på sitt eget arbete och det är kanske vad som passerade förbi även i dina tankar!? När diskussionen väl fortsätter brukar det oftast komma en massa ursäkter varför det inte går att bestämma och det kan var saker som; ”Jag har ju en chef som bestämmer” är en vanlig invändning. ”Jag är anställd för att göra mitt jobb” är en annan och ”jag kan inte bara börja att bestämma själv” är en tredje. ”Det går inte att planera för det händer alltid saker” är en fjärde. ”Det är kunderna som bestämmer” är en femte….

Istället för att fastna i allt som inte går, tänk så här!

Ställ dig frågan; Vad är det som är viktigt på riktigt i mitt arbete? Svaret är även denna gång dina mål som ska uppnås under året tillsammans med dina ansvarsområden. Hur ska du lyckas med detta om du inte får göra rätt saker? Det är när du börjar att lägga din tid på att verkligen göra det uppgifter som höjer värdet för dig, dina kunder och din organisation som magin sker. Det reaktiva arbetssättet svänger sakta över mot ett mer proaktivt sätt att jobba. Tar du kontrollen över din tid och ditt FOKUS kommer du kunna vara mer flexibel och proffsig. Du kommer kunna ta kloka beslut om när du faktiskt måste vara reaktiv och agera på något som hänt men du kommer också kunna ta kloka val om att inte reagera på vissa saker för det är varken viktigt eller bråttom. Höj värdet på sitt eget arbete och allt kommer bli både roligare, bättre och mer framgångsrikt. Det är inte mer komplicerat än så. 

– Michael

The post Höj värdet på ditt eget arbete appeared first on Michael Alphov.

När det kommer till att driva och genomföra effektiva möten så vill jag påstå att de allra flesta vet vad som behöver göras för att att det ska finnas en rimlig chans att mötet ska bli som man vill och önskar. ÄNDÅ sker inte detta speciellt ofta.

Alla möten, ja! alla möten, ska ha ett syfte och minst ett mål annars ska det inte existera. Med syfte menar jag anledningen till varför mötet ska finnas till. Många gånger behövs inte ett möte för att nå resultatet man önskar och är ute efter utan det kan ibland ersättas av e-post, chatt, en post på intranätet eller som en punkt på ett annat möte. Mål är oerhört enkelt att ”få till” när det kommer till möten och det är, helt enkelt, inget annat än det resultat du önskar att få ut av ditt möte.  Det kan vara beslut, nästa steg, diskussion om hur ni ska komma vidare, att alla ska få och ha samma information eller att säkerställa att alla har samma bild av läget. Vet du syftet så vet du också vilka mål du ska sätta för mötet. 

Vinsterna med alla alltid ha ett syfte och minst ett mål kommer vara omedelbara jag tänker på saker som: 

• Minskat slöseri av allas arbetstid 
• Minskat slöseri av de pengar det kostar att sitta i onödiga möten 
• Mer fokus på resultat när möten genomförs 
• Lättare att säga nej till möten som saknar syfte och mål 
• Lättare att prioritera om du behöver vara med på mötet 

Hur ska man då få till den ”kulturskillnad” jag pratar om? Jo, DU ska börja. DU ska vara ett föredöme och ett gott exempel. Nästa gång DU bjuder in till ett möte så formulerar DU ett tydligt syfte och skriver med ett eller flera mål i kallelsen. Att sedan göra en bra agenda och fortsätta med att bjuda in rätt personer kommer vara oerhört mycket enklare och tro mig, vinsterna kommer bli omedelbara! 

Nu kör vi!

-Michael 

The post Därför ska alla möten ha ett syfte och minst ett mål appeared first on Michael Alphov.

Varför ska man egentligen planera överhuvudtaget? 

Planering eller ej, det kommer alltid att hända små saker och stora saker (läs ex. pandemier) som gör att vår planering måste justeras. Varför är det inte bara att strunta i att planera som personerna i ingressen landade i? Planeringen är till för att det ska vara större sannolikhet att du verkligen får gjort de saker som du bestämt  att du ska göra. Saker som ska ta dig mot de mål som du satt upp och som är ett kvitto på att du verkligen lyckas med det du bestämt. Planering kommer även att hjälpa att vara långsiktig och konsekvent. Allt för att hålla fokus på det som är viktigt. 

Varför funkar det ibland då inte att planera? 

1) Du bokar in fel saker 

Många har helt enkelt inte koll på vad som egentligen är viktigt på riktigt och lägger därför in det man tror är viktigt. Eller vad man tror att någon annan tycker är viktigt. Det blir snabbt ganska självklart att dessa saker aldrig kommer att prioriteras med följden att man inte följer sin plan. 

2) Du bokar in för många saker i din kalender 

Din kalender är både dubbel- och trippelbokad. Du drar ned tiden på dina bokade block för att du ska ”hinna” med allt du måste göra med effekten att du helt enkelt inte hinner med att göra det du tänkt att du ska göra. Vad problemet egentligen är? Överbokning och tidsoptimism…

3) Du följer inte din plan 

Du har en bra plan som är realistisk och tidssatt. Det du väljer att boka in är viktiga saker men ändå gör du inte det du sagt att du ska göra. Varför? Det är garanterat olika anledningar som brist på självdisciplin dvs. du gör inte det du själv sagt att du ska göra. Det kan också vara så att du, av någon anledning, nedprioriterat ditt eget arbete för att istället alltid prioritera upp alla andras arbete. Följden blir att du inte gör det du sagt att du ska göra. En ganska enkel ekvation med ett trist resultat. 

Gör istället så här! 

Fundera igenom hur mycket tid som varje dag försvinner till dina återkommande rutiner dvs. saker och uppgifter som du måste göra varje dag. Snittet på denna tid kommer att vara ungefär lika varje dag och kontentan om du inte gör dessa uppgifter är att de finns kvar imorgon. För de flesta tar detta block mellan 1-3 timmar per dag. 

Nästa block du behöver ha koll på är hur mycket oförutsett/oplanerat som händer varje dag. I detta block kommer det alltid att behöva spenderas tid för saker händer hur bra planering man än har men tyvärr kan detta block ta överhanden för en del. Gällande detta block måste du vara oerhört realistisk med vilken tid du väljer att ”räkna med”. Det som lätt kan hända är att man  tänker att detta block tar ”hela dagen” och det kanske det gör ibland men varför då? Jo, för att resten av planeringen är bristfällig  och då framförallt avsaknaden av blocket gällande planering av dina egna (större) prioriterade uppgifter i kalendern. Desto ”sämre” man är på att planera in dessa även dessa arbetsuppgifter desto mer kommer dyka upp i det oförutsedda blocket fast att de, egentligen, inte borde vara där. Det fjärde blocket är dina möten och även här behöver du hålla bra koll på din tid. 

Slutsatsen blir att du behöver räkna ut hur mycket tid i snitt du lägger i rutin och ”oförutsettblocket” för att få just DIN siffra. Efter det är det mycket enklare att ha koll på hur mycket eget planerat arbete samt hur många möten du kan boka in under en dag. Planering är matematik = det gäller att hålla koll på sina siffror. Då, först då, kommer planeringen hjälpa dig och göra dig mer flexibel än någonsin då du kan börja att räkna på din tid, baserat på de fyra blocken, över dagar, veckor eller månader för att få ihop just din plan!

Lycka till! 

The post Planering ger dig ökad flexibilitet. Inte tvärtom. appeared first on Michael Alphov.

Ett nytt år är alltid en möjlighet att starta om

Alla nystarter är precis vad de låter som, en stor möjlighet att börja något nytt. Att ta en ny riktning mot vart du vill vara. Vem du vill vara och hur du vill vara. Det enda vi alla kan vara säkra på är att ska något hända så gäller det att sätt saker i rörelse.

• Vill du öka din fysiska status så tränar du.
• Vill du vara mer utvilad så behöver du sova mer.
• Vill du jobba smartare gäller det att prioritera och planera bättre.

Rimligt, logiskt och självklart men vad är då tricket för att lyckas? 

2021 ska Du ersätta dina dåliga vanor med bättre vanor

Att bara sluta med något som inte funkar är inte så lätt även om man vet att det man håller på med inte är speciellt bra. Ta exempelvis alla som ska sluta att röka; varför slutar de inte bara? Eller alla de som säger att de ska börja att äta nyttigare, varför gör de inte detta? Grejen är att det kana vara oerhört svårt att bara sluta med olika beteenden men det positiva är att det är enklare att ersätta det man (läs du) håller på med med något annat. Allt för att stegvis bryta mönster och börja resan mot att arbeta in en bättre vana! Rom byggdes inte på en dag och inte heller dina vanor så små upprepade steg är det som kommer att göra skillnad.  

Mitt förslag är att du gör följande för att få ett framgångsrikt 2021

Kolla på bilden och gå sedan igenom de olika områden jag listat för att se vilka vanor du behöver bryta och ersätta med bättre för att lyckas inom respektive del. Att alla delar behövs är solklart enligt mig men som vanligt är det DU som bestämmer så börja med det område som ger störst skillnad. Sen tar du ett efter ett under året och jag lovar att du kommer summera 2021 som ett toppenår! 

Hur tänker du skapa ett framgångsrikt 2021?

-Michael 

The post Så gör du 2021 till ditt år! appeared first on Michael Alphov.

Vad är en gemensam foksutid?

Det en bestämd tid eller bestämda tider under en arbetsvecka då det inte planeras in några interna möten samt så undviker man under dessa foksublock  störa varandra.

Hur ofta eller hur mycket fokustid ska planeras in?

Det är oerhört olika och beror väldigt mycket på vilken organisation man arbetar inom. Exempelvis har jag varit med och infört följande fokustid:

• En företag har mötesfria onsdagar = hela onsdagen är möjlig för fokustid
• Ett företag har fokustid på tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag
• Ett företag har fokustid varje förmiddag, mån-fre, och har även meddelat sina kunder detta med följden att kunderna nu känner att allt är mer tydligt. De vet när de kan komma i kontakt med företaget och de vet att saker blir gjorda. Snacka om ”win-win”!

Hur ni ska göra vet bara ni och rådet är att börja med ett eller två block för att sedan utvärdera om det är tillräckligt med fokustid.

Vad är då vinsten med fokustid och vad är nyckeln till framgång?

Under alla fokusblock är det oerhört viktigt att vara på smart och disciplinerad genom att verkligen använda tiden till att göra det som är viktigt och kräver fokus. Det ska inte var en tid till att ”andas ut” och vila med lite enkla saker som maihantering etc. Eller, så kan man egentligen helt inte skriva men det jag menar att att ni verkligen ska tänka till vilken uppgift som passar att göras när det är möjligt att fokusera. Själv gör jag, som exempel, alla förberedelser till utbildningar och föreläsningar samt skriver texter som denna under mina fokusblock. Jag håller inte på med mailen eller gör ”enkla” rutinsaker som inte kräver lika mycket fokus av mig. Jag tänker också mycket på vilken ställtid jag har om jag ska starta om med en uppgift. Ju längre ställtid desto högre fokus krävs tänker jag.

Vad bör ni göra i din organisation?

Lyft frågan och identifiera både utmaningen idag samt förslaget på lösning. Var noga med att förklara varför denna planeringsfråga är viktig och vilken enorm vinst det kommer innebära får både individen, företaget samt eventuella kunder som i exemplet jag skrev om tidigare i texten.

Testa , verkligen testa för i detta fall finns inget att förlora utan bara att vinna!

-Michael

The post Det är dags att införa en gemensam fokustid appeared first on Michael Alphov.

Under det senaste kvartalet har jag märkt en stor skillnad på hur mina olika kunder förhåller sig till krisen som nu råder och framförallt, vad de gör och vad de inte gör för sin personal. Vissa ledare och organisationer har lutat sig tillbaka och ”accepterat” situationen som nu råder och vissa har analyserat, justerat och anpassad sin verksamhet och sitt fokus efter de förutsättningar som nu råder. En ganska markant skillnad i ledarstil skulle jag vilja påstå. Dessutom handlar det om att lyfta blicken som se framåt. Vilken verklighet som kommer att råda om tre månader, sex månader eller ett år vet ingen och din gissning är lika bra som min gissning. Det vi dock vet är att arbetslivet för tjänstemän har förändrats i grunden och, förmodligen, inte kommer att gå tillbaka till hur det var innan Coronapandemin slog till med full kraft.

För att fortsatt kunna säga att man har sin personal i fokus, under rådande distansarbete, och ser dem som sin viktigaste resurs behöver man som ledare och organisation fundera igenom hur man arbetar inom följande områden tänker jag:

1. Hur ser deras arbetsmiljö ut hemma? Har alla möjlighet till en bra arbetssituation?
2. Hur säkerställer vi att vår personal/medarbetare mår bra?
3. Hur säkerställer vi att alla, verkligen alla, känner sig delaktiga när vi inte träffas som ”förut”?
4. Vilket kontinuerligt stöd behöver medarbetarna ha av sina närmaste chefer för att må bra och prestera bra?
5. Vilka förväntningar kan vi ha på varandra gällande kommunikation? Tänker på frågor som hur tillgängligheten ska vara på den interna chatten samt vilka återkopplingstid man man ”kräva” av sina kollegor gällande mail, chatt, telefon etc.?

Jag har säkert missat massor av andra viktiga frågor men detta är en bra start. Tipset är att involvera alla medarbetare i en workshop för att verkligen sätta de ramar och normer som behövs för att driva verksamheten som ni önskar. Mår alla bra så kommer alla att prestera bra då kraften kan läggas på rätt saker. Finns det saker som inte fungerar eller ”skaver” kommer fokus och energi riktas på att lösa problemet istället för uppgiften.

Dessutom kan det reda nu vara hög tid till att fundera igenom vad händer efter Corona.

• Ska vi fortsatt arbeta mer på distans eller måste alla vara på kontoret igen?
• Om vi ska tillbaka till kontoret, hur ska detta ske? Bara att köra som innan eller går det att förbättra, justera eller sluta med något?
• Kan vi dra några lärdomar av krisen och hur vi hanterade det hela i vår verksamhet?

Hur tänker ni i er organisation?

-Michael

The post Tar ni hand om er personal? appeared first on Michael Alphov.