Det blev snabbt tydligt att en stor frustration rådde kring att deras möten aldrig började i tid. Aldrig är ett starkt ord men i detta fall var det nog befogat.

Situationen hade till och med gått så långt att vissa deltagare, med flit, kom för sent – helt enkelt för att de visste att mötet ändå inte skulle starta i tid. Ironiskt nog var dessa personer fullt medvetna om att deras agerande inte bidrog till att öka möteseffektiviteten men ändå valde de att fortsätta på samma sätt istället för att bara sitta och vänta på andra. Att de själva, med detta beteende, bidrog till att vara en del av problemet ansågs mindre viktigt…

Så, var börjar man om man ska ta tag i problemet?

För mig är det ganska enkelt: att vara i tid innebär just det – att vara i tid, oavsett sammanhang. Det spelar ingen roll om det gäller ett möte, ett tåg eller ett flyg. Jag skriver dessa rader på ett tåg som hade avgångstid 16:12, och självklart var jag där några minuter innan, för att se till att hinna med. Dyker jag upp 16:15 då missar jag tåget, så enkelt är det. Samma princip bör gälla för möten: om starttiden är 09:00, då börjar vi 09:00 – inte senare. Går inte att jämföra tänker kanske du och mitt svar på det är jo, det går att jämföra. Sätter man en tid så håller man den och det speciellt om man har med andra att göra.

För att hjälpa er att komma igång med möten på rätt sätt, varje gång, har jag listat några viktiga punkter:

1. Hitta den optimala mötestiden

Har du/ni funderat över vilken mötestid som verkligen fungerar bäst? Vissa tider ger knappt mötet en chans att börja i tid. Undvik ”back-to-back”-möten (som ligger direkt efter varandra), eftersom det skapar en omöjlig situation. Ingen kan vara på två ställen samtidigt.

2. Kalla endast rätt deltagare

Mindre möten med rätt deltagare har större chans att börja i tid. Och dessutom ökar kvaliteten och engagemanget när alla känner att de faktiskt behöver vara där.

3. Starta alltid i tid

Detta är nyckeln! Oavsett vem som är där eller inte – starta vid utsatt tid. Om någon är sen, fundera på om det verkligen är nödvändigt att ”starta om” för deras skull. Respektera tiden för de som faktiskt kommit i tid.

4. Fokusera på det positiva

Lyft fram och beröm de som kommer i tid. Genom att uppmärksamma rätt beteende sätter du standarden. Många gånger hamnar fokus på vad som går fel, men genom att premiera det som fungerar skapar du en positiv kultur. Det funkar i detta fall och det funkar i andra sammanhang.

5. Prata om värderingar

Att börja i tid handlar om värderingar och respekt. Varför skulle en persons tid vara mer värdefull än en annans? Det handlar om respekt för varandras tid, oavsett roll, uppdrag och ansvar.

6. Håll mötena korta

Håll möten korta, fokuserade och effektiva. Ni ser själva, till och med meningen blir kort.

7. Led andra genom att leda och skapa bra möten

Som mötesledare har du ansvaret att skicka ut kallelser i tid, sätta tydliga syften och mål, och själv vara proffsigt förberedd. När dina möten är välorganiserade och ger värde, kommer människor vilja vara med – och de kommer i tid!

Till sist:

Möten som börjar i tid har större sannolikhet att också sluta i tid, vilket är precis lika viktigt. Alla har vi grejer, tider och andra möten att passa så vi behöver hjälpa varandra att få till disciplin gällande tid. Det börjar med dig själv och det du kan påverka, så varför inte vara med och påverka till en bättre möteskultur!

– Michael

The post 7 tips för att era möten ska starta i tid appeared first on Michael Alphov.

Hur är det för dig – Har du tillräckligt med tid? 

Ställ frågan ”har du tillräckligt med tid” till 100 personer i din närhet och jag tror att du kommer att få många nej som svar. ”Varför är det så” borde den rimliga följdfrågan vara och svaren kommer nog inte skilja sig så speciellt mycket åt. De flesta kommer nog svara att de inte vet varför de har för lite tid och det är precis min reflektion också efter ha diskuterat ”tidsfrågan” med människor de senaste femton åren under mina utbildningar.

Jag vill påstå att det allra flesta är (o)lyckligt ovetande om hur de använder sin tid

Hur håller du koll har du på hur du använder din tid? Tidsinventerar du? Gör du en tidsbudget på samma sätt om du gör en ekonomiskt kalkyl över dina inkomster och utgifter eller låter du bara saker hända? Nuläget för alldeles för många är att de slösar bort sin tid på saker och uppgifter som inte är viktiga med följden att de blir besvikna över att de inte hann med att göra de det egentligen ville göra. Ganska dumt om du frågar mig..

Ska vi ska vara riktigt ärliga, och det ska vi: om du som anser dig ha för lite tid, så behöver du rannsaka dig själva och se över hur du disponerar din tid och två bra steg att börja med är:

Tips 1: Tidsinventering och tidsbudgetering

Att göra en tidsinventering, dvs. hur du använder din tid idag kan vara mycket användbart för att hjälpa till att identifiera områden där du använder tiden ineffektivt och ge möjlighet att göra förändringar.  OM du känner att du inte spenderar din tid på rätt sätt är mitt förslag att du kartlägger och dokumenterar din tid under minst två veckor såväl på jobbet som hemma. Vad lägger du tid på under arbetsdag och vad anser du dig ha för lite tid till under en arbetsdag? Gällande fritiden så gör du samma sak. Vad av det du lägger tid på privat tillför värde och GLÄDJE och vad är slöseri? Detta kommer ge dig en mycket bra bild över ditt nuläge och göra steg 2 nedan mycket enklare.

Tips 2: ”Tid är inget man får utan något man tar”

Detta är en klok insikt och kan låta oerhört drastiskt.  Det som menas är att vara proaktiv och medveten om hur du investerar din tid och sedan aktivt fatta beslut om hur man ska använda sin egen tid. Allt för att du framöver ska kunna justera till att fokusera på aktiviteter som verkligen ger värde och glädje. Dessa kan givetvis vara både uppgifter och aktiviteter som du gör själv men självklart även möten och samarbete med andra.

Analysera, justera och testa dig fram. Du har allt att vinna!

Nu kör vi!

-Michael

The post Har du tillräckligt med tid? appeared first on Michael Alphov.

Varför är de så svårt då?

En av anledningarna till varför planering är svårt är att vi ofta överskattar vår tid och energi. Vi har en tendens att vara (tids)optimistiska när vi bedömer hur lång tid olika uppgifter kommer att ta, och detta kan leda till överbelastning och stress när vi inser att vi inte har tillräckligt med tid för att slutföra allt vi planerat. Att vara realistisk när man uppskattar tidsåtgång och arbetsbelastning är därför en nyckel till framgångsrik planering. Skulle till och med kunna dra det så långt att man bör vara på gränsen till pessimistiskt när man uppskattar hur lång tid uppgifter och aktiviteter kommer att ta då det alltid tar längre tid än vad man tror.

En annan faktor som påverkar vår planering är brist på prioriteringar. Att veta vad som är viktigt på riktigt.

I en värld full av distraktioner och möjligheter är det lätt att tappa fokus och låta viktiga uppgifter glida åt sidan.

Att inte kunna skilja mellan vad som är viktigt och bråttom leder till att vi spenderar tid på mindre betydelsefulla saker istället för att fokusera på våra övergripande mål. Vi jagar alldeles för ofta snabba vinster och belöningar istället för långsiktiga segrar. För att övervinna detta är det viktigt att definiera tydliga mål och utifrån dem välja vilka aktiviteter som ska prioriteras.

En ytterligare utmaning är bristen på flexibilitet. Livet är oförutsägbart och oväntade händelser kan alltid uppstå. Att vara för strikt med våra planer kan leda till frustration och stress när saker inte går som förväntat. Att lära sig att anpassa sig till förändringar och vara beredd att ompröva och justera våra planer när det behövs är en viktig insikt att ha.

Så hur kan man bli bättre på att planera? Här är några saker som faktiskt fungerar:

Sätt realistiska mål och tidsramar: När du planerar, var ärlig med dig själv om hur lång tid olika uppgifter faktiskt tar. Ge dig själv tillräckligt med tid att slutföra dem utan att känna dig stressad. Låter enkelt, för enkelt kanske, men det fungerar. Jag lovar, det fungerar.

Prioritera: Identifiera de viktigaste målen och uppgifterna och fokusera på dem först. Använd gärna frågan: viktigt vs bråttom för att lättare kunna välja rätt.

Var flexibel: Acceptera att saker sker och att förändringar inträffar. Var beredd att justera dina planer när det behövs. Att vara flexibel minskar stress och gör det lättare att hantera oväntade situationer.

Använd teknik och verktyg till din fördel: Det finns många appar och verktyg som kan hjälpa dig med planering och att hålla koll på dina uppgifter. Använd dem till din fördel, men se också till att de inte blir en källa till ytterligare distraktion eller slöseri…

Till sist: 

Ta dig tid att regelbundet reflektera och utvärdera din planering och dina framsteg. Vad har fungerat bra? Vad kan förbättras? Genom att reflektera kan du lära dig av dina erfarenheter och bli bättre på att planera framåt för att skapa en ännu bättre situation för dig själv.

Nu kör vi!

The post Planera framåt – hur svårt kan det vara? appeared first on Michael Alphov.

För många är kontrollen över tiden en stor utmaning att brottas med dag efter dag. Vecka efter vecka. Månad efter månad. Ja, ni fattar läget tror jag.

Vad är då problemet? Vad är det som gör att ”man” inte får ihop det?

Jag har märkt att det oftast inte alls handlar om brist på tid utan snarare bristande respekt mot den tid man har till förfogande. Jag menar hur många av oss har inte ”slösat” bort minuter, timmar och till sist dagar på att göra fel saker? Att, exempelvis, fastna framför telefonen scrollandes flöden i sociala media som bara matar oss med något nytt vi vill se? Grejen är att det alltid blir på bekostnad av något annat. Något som, ibland men inte alltid, vore ett bättre alternativ att lägga tiden på. Något som kanske gör att du kommer framåt istället för att stå och stampa på samma ställe men nu även med ett dåligt samvete för att du inte gjort vad du borde. Ingen bra känsla alls….

Så vad ska man då göra?

Ha koll på dina prioriteringar är det enkla svaret och hur har man det? Jo, genom att ha koll på sitt uppdrag och sina egen mål. Att helt enkelt veta vad som förväntas ske och vart man är på väg. Då kan man göra rätt val och då kan man sedan planera på ett smart sätt gällande alla uppgifter som är prioriterade.

Det är att respektera sin egen tid.

The post Respekterar du din egen tid? appeared first on Michael Alphov.

The post Ta makten över din tid! (Igen) appeared first on Michael Alphov.

Varför ska man egentligen planera överhuvudtaget? 

Planering eller ej, det kommer alltid att hända små saker och stora saker (läs ex. pandemier) som gör att vår planering måste justeras. Varför är det inte bara att strunta i att planera som personerna i ingressen landade i? Planeringen är till för att det ska vara större sannolikhet att du verkligen får gjort de saker som du bestämt  att du ska göra. Saker som ska ta dig mot de mål som du satt upp och som är ett kvitto på att du verkligen lyckas med det du bestämt. Planering kommer även att hjälpa att vara långsiktig och konsekvent. Allt för att hålla fokus på det som är viktigt. 

Varför funkar det ibland då inte att planera? 

1) Du bokar in fel saker 

Många har helt enkelt inte koll på vad som egentligen är viktigt på riktigt och lägger därför in det man tror är viktigt. Eller vad man tror att någon annan tycker är viktigt. Det blir snabbt ganska självklart att dessa saker aldrig kommer att prioriteras med följden att man inte följer sin plan. 

2) Du bokar in för många saker i din kalender 

Din kalender är både dubbel- och trippelbokad. Du drar ned tiden på dina bokade block för att du ska ”hinna” med allt du måste göra med effekten att du helt enkelt inte hinner med att göra det du tänkt att du ska göra. Vad problemet egentligen är? Överbokning och tidsoptimism…

3) Du följer inte din plan 

Du har en bra plan som är realistisk och tidssatt. Det du väljer att boka in är viktiga saker men ändå gör du inte det du sagt att du ska göra. Varför? Det är garanterat olika anledningar som brist på självdisciplin dvs. du gör inte det du själv sagt att du ska göra. Det kan också vara så att du, av någon anledning, nedprioriterat ditt eget arbete för att istället alltid prioritera upp alla andras arbete. Följden blir att du inte gör det du sagt att du ska göra. En ganska enkel ekvation med ett trist resultat. 

Gör istället så här! 

Fundera igenom hur mycket tid som varje dag försvinner till dina återkommande rutiner dvs. saker och uppgifter som du måste göra varje dag. Snittet på denna tid kommer att vara ungefär lika varje dag och kontentan om du inte gör dessa uppgifter är att de finns kvar imorgon. För de flesta tar detta block mellan 1-3 timmar per dag. 

Nästa block du behöver ha koll på är hur mycket oförutsett/oplanerat som händer varje dag. I detta block kommer det alltid att behöva spenderas tid för saker händer hur bra planering man än har men tyvärr kan detta block ta överhanden för en del. Gällande detta block måste du vara oerhört realistisk med vilken tid du väljer att ”räkna med”. Det som lätt kan hända är att man  tänker att detta block tar ”hela dagen” och det kanske det gör ibland men varför då? Jo, för att resten av planeringen är bristfällig  och då framförallt avsaknaden av blocket gällande planering av dina egna (större) prioriterade uppgifter i kalendern. Desto ”sämre” man är på att planera in dessa även dessa arbetsuppgifter desto mer kommer dyka upp i det oförutsedda blocket fast att de, egentligen, inte borde vara där. Det fjärde blocket är dina möten och även här behöver du hålla bra koll på din tid. 

Slutsatsen blir att du behöver räkna ut hur mycket tid i snitt du lägger i rutin och ”oförutsettblocket” för att få just DIN siffra. Efter det är det mycket enklare att ha koll på hur mycket eget planerat arbete samt hur många möten du kan boka in under en dag. Planering är matematik = det gäller att hålla koll på sina siffror. Då, först då, kommer planeringen hjälpa dig och göra dig mer flexibel än någonsin då du kan börja att räkna på din tid, baserat på de fyra blocken, över dagar, veckor eller månader för att få ihop just din plan!

Lycka till! 

The post Planering ger dig ökad flexibilitet. Inte tvärtom. appeared first on Michael Alphov.

Hur hänger då detta ihop med ditt jobb? 

Personligen tänker jag att vi har 40 timmar i veckan till att göra olika saker på jobbet men att dessa timmar inte vare sig kan eller ska behandlas lika då det inte är möjligt. Ta exempel det här med avbrott från kollegor, telefon, kunder etc. Visst är det så att det finns vissa tider på dagen eller i veckan som har en tendens att råka ut för för mer avbrott än andra tider? Arbetar du mot Asien har du ett stort inflöde vissa tider av dynget och arbetar du mot Nord-/Sydamerika är det tvärtom. Är du tidigt på ditt jobb är det stort sannolikhet att du får chansen att arbeta mer fokuserat och koncentrerat är under andra tider på dagen då mer avbrott sker från dina kollegor. Jobbar du hemifrån ibland så är nog förmodligen den största anledningen att du vill ge dig själv chansen till ett större fokus. Det jag vill komma till är att också du har en tid under dagen-/veckan som är din primetime och min utmaning till dig är att du ska ta reda på när du har din primetime.

För att lyckas planera smart ock fokuserat krävs reflektion, utvärdering och kontinuitet gällande din planering och varför inte lägga med en post i din veckoavstämning om primetime. Der är då  du verkligen säkerställer att DU planerar in och använder din primetime på bästa sätt kommande vecka. 

 Lycka till och vakta din primetime!

-Michael

The post När har du din primetime? appeared first on Michael Alphov.

Personligen tycker jag det känns abstrakt att gå runt och fundera på vad som egentligen sker med vår tid, men det jag försöker vara oerhört beslutsam om är vad jag väljer att lägga min tid på. Många jag tränar klagar på att de har alldeles för lite med tid att göra roliga saker, vara med familjen, arbeta, vara ledig, åka på semester, hålla på med sina favorithobbys etc. När jag ställer frågan om vad de verkligen gör med sin tid så är svaret mestadels lite flytande och svar som: ”jag vet inte”, ”vanliga saker” och ”jobbar”kommer ofta. Jag brukar fortsätta med att fråga om de är rädda om sin tid och de flesta brukar då titta på mig på ett konstigt sätt och jag får förklara vad jag menar:

Vad menar jag då?

Ställ följande fråga till dig själv; Är du rädd om din tid eller slösar du bort din värdefulla tid, som du inte vet hur länge du har till förfogande om du inte kan se in i framtiden, på saker som inte betyder något vilket leder till att det du verkligen vill, borde och ska göra inte blir av?

Fortfarande svårt att sätta in frågan i ett sammanhang? Kolla då på denna lista och svarar du ja på någon eller några av påståendena så finns det med stor sannolikhet förbättringspotential:

• Du deltar i möten som du egentligen inte borde delta i
• Du arbetar med saker som du egentligen inte borde arbeta med
• Du slösar bort tid i tv-soffan när du egentligen skulle kunna göra något annat
• Du ”slösurfar” bort ett par timmar om dagen
• Du tittar på din mobil alldeles för många gånger på en dag
• Du hinner inte att planera din tid för det händer så mycket du inte planerat för
• Du har svårt att känna dig närvarande i de flera sammanhang då din hjärna är någon helt annanstans

Kände du igen dig i något påstående? Jag säger inte att det är helt fel att slösurfa, se på tv eller vad det nu kan vara men konsekvensen blir alltid densamma; det tar värdefull tid från det du egentligen borde göra förutsatt att du nu tycker att du har för lite tid.

Vad finns det då för lösning?

Det kanske är en konstig liknelse men jag brukar tänka att min tid är precis lika värdefull, förmodligen mer värdefull, som mina pengar. Pengar slösar man inte bort hur som helst. Man tänker, i princip alltid,  igenom vad man måste köpa, vad man vill köpa och vad man till slut köper. OM man skulle köpa allt man spontant vill och ser skulle det inte finnas pengar kvar till det som verkligen måste köpas. Enkelt och oerhört förståeligt för de flesta. Därför är mitt förslag till dig enkelt men oerhört väl fungerande:

Hur gör du för att använda din dyrbaraste ägodel på ett smart sätt?

-Michael

The post Behandla din tid som om det vore dina pengar appeared first on Michael Alphov.

Kanske några tips som även du har nytta av?

-Michael

Artikel-kickoff-maj17

The post Tipsar hur man tar makten över sin tid i kick-off appeared first on Michael Alphov.