– Coronapandemin har inneburit att antalet videomöten har ökat kraftigt. Därför behöver vi få mer kunskap av hur vi påverkas av dem och anpassa vår arbetsmiljö efter det, säger Géraldine Fauville, universitetslektor i pedagogik vid Göteborgs universitet och tidigare forskare på Virtual Human Interaction Lab vid Stanford University.

Läs hela artikeln från Göteborgs Universitet och Stanford här: https://www.gu.se/nyheter/kvinnor-drabbas-mer-av-zoomtrotthet

Zoomtrötthet drabbar alla oavsett kön

Nu handlar artikeln om kvinnor men jag vet, baserat, på alla träningar och föreläsningar jag genomfört det senaste året att även män upplever samma trötthet. Kanske av olika anledningar för det lämnar jag till forskningen men tröttheten finns där så lösningen nedan är välkommen för alla.

Nu finns möjlighet till automatiska pauser i Outlook

Ett av sätten som nämns i forskningsstudien är att lägga in pauser mellan alla möten och detta går givetvis att göra genom att man förkortar den tid man bokar in. Dock är det lätt att glömma och lätt att missa och så sitter man där med massor av s.k. ”back-to-back” möten utan pauser.

Därför är det väldigt bra att ett av de stora bolagen i branschen nämligen Microsoft går före och skapar möjligheter. Nu är det nämligen fullt möjligt att ställa in så alla bokningar och möten automatiskt blir kortare.

Du kan helt enkelt ställa in att när du bokar ett möte på en timme så blir det bara 50 min istället för 60 min och plötsligt har du en lucka på 10 min att pusta ut, röra på dig eller vad du nu behöver att göra. Kommer dessa 10 minuter påverka mötet? Bara positivt tror jag då vi kommer att komma in i varje möte alternativt bokning där vi ska göra sker själva med en större energi.

Hur gör man då?

Steg 1

Öppna din Outlookklient och klicka på arkiv i längst upp i det vänstra hörnet
Klicka sedan på alternativ i det nedre vänstra hörnet på när rutan nedan visas 

Steg 2

Klicka sedan på kalender i menyn på den vänstra sidan. 

Nu visas massor av inställningar som för möjliga gällande din kalendervy i Outlook och det är under kalenderalternativ som de val vi ska göra finns.

Steg 3

De ändringar som nu kan vara intressanta att göra är följande: 

1. Vad vill du att din standardtid ska vara när du gör en bokning i din kalender?  Som du ser på min bild har jag valt 30 minuter istället för standard som är 60 min. 
2. Vill du att systemet automatisk ska förkorta dina bokningar och möten så du får en lucka  i din kalender för återhämtning så klickar du i ”förkorta avtalade tider och möten”. Välj det alternativt som passar dig bäst och med det menas om bokningen alt. mötet ska förkortas i början eller i slutet. Välj sedan med hur många minuter bokningar ska förkortas. Allt går givetvis att ändra manuellt när du väl gör din bokning om det skulle behövas. 
3. Klicka på OK och dina inställningar är sparade 

En större fråga i sammanhanget är att fundera på om förkortade tider med pauser mellan borde vara standard för ALLA i den organisation du arbetar.

Lycka till och glöm aldrig att pauser är oerhört bra för produktiviteten!

-Michael

The post Motverka zoomtrötthet genom automatiska pauser appeared first on Michael Alphov.

Många upplever att vårt nya sätt att mötas ger utmaningar som:

• Det är för många möten i allmänhet
• Många möten saknar ett tydligt syfte och mål
• Många mötesdeltagare är inte förberedda
• Många möten ligger ”back to back” dvs. det finns ingen luft mellan de olika mötena som man förväntas att delta i
• Många möten är för långa

Effekten blir att många upplever att de blir trötta, oerhört trötta, av att delta i digitala möten med effekten att kvalitén blir sämre och i sämst fall måste dessa möten göras igen. Dessutom påverkas det allmänna välmåendet hos medarbetare negativt.

Hur ska man då göra?

Digitala möten och ”vanliga möten” är i massor av avseenden väldigt lika och samma saker behöver vara på plats. Alla möten ska ha ett syfte och ett tydligt mål. En agenda med punkter som driver mot målet ska finans och de som deltar gör det för att det kan bidra till att målet med mötes nås. Läs gärna mer om effektiva möten på följande länkar

1. Möten, det är grunden som ger förutsättningar för framgång 
2. 7 tips för att era möten ska starta i tid 
3. 9 Steg för bättre videomöten 

Dessutom är det bra att tänka på följande:

Bestäm internt när era möten ska starta och sluta

Med det menar jag att om ett möte startar på ”hel timme” så slutar mötet inte på ”hel timme”. Exempelvis startar ett möte 09.00 och istället för att sluta 10.00 slutar det 09.50. Allt för att få en naturlig paus och en möjlighet att vila hjärna och ögon innan det är dags för nästa möte

Våga ta pauser även under digitala möten

Är mötet +60 min så är det förmodligen läge för en kortare paus på 3-5 minuter efter halva tiden. Här  måste man som  mötesledare ha känsla för gruppens beteende och energi men att våga ta pauser fr att hålla upp energin är oerhört viktigt.

Hålla kortare möten

Nu har flera av mina exemplen ovan varit gällande möten som är 60 min eller liknande men generellt tycker jag att man ska hålla nere den inplanerade mötestiden. Den digitala världen passar också perfekt för mer korta och effektiva möten. Testa att boka 45 minuter nästa gång du planerar ett 60 minuters möte. Du kommer bli förvånat över hur ofta tiden räcker till.

Ta upp dessa frågeställningar i din arbetsgrupp och bestäm hur ni ska göra för att hjälpa varandra och inte trötta ut varandra. För det är bara att konstatera att det nya sättet att mötas är här för att stanna!

-Michael

The post Tröttar alla digitala möten ut dig? appeared first on Michael Alphov.

Trots alla fina ”succestories” gällande hur man ställt om till ett mer flexibelt arbetssätt upplever jag att  många som nu numera arbetar hemma tycker att det är svårt med avgränsningar och förväntningar. Det handlar allt som oftast om hur man tror att man ska vara tillgänglig och det behöver vi reda ut. Eller rättare sagt, det behöver ni reda ut. De två huvudfrågor som är viktiga när det kommer till tillgänglighet är:

Vilken krav på svarstid har vi internt?

Senast igår pratade jag med en kvinna som tyckte att det var jobbigt när hon inte svarade på ”spontana” teamssamtal eller mail direkt. Till saken hör också att det hade smugit sig in en jargong på deras firma som kunde ge uttryck som ”jag ringde dig på teams förut men du svarade inte, jobbar du inte idag?”

Lösningen är att reda hur snabbt man behöver svara alt. återkoppla internet oavsett om det handlar om mail, chatt, samtal eller spontana teamsmöten. Allt för att alla ska ha samma bild och uppfattning.

När ska man vara tillgänglig för sina kollegor?

I kombination med svarstidsutmaningen ovan så bör alla organisationer gemensamt bestämma ramarna för när det är fokustid för medarbetarna alternativt ”öppen dörr” som gäller. Det jag menar är att, exempelvis, bestämma internt att vi undviker att ”störa” varandra genom samtal, interna möten, chattmeddelandden etc. innan 09.30 och efter 14.30. (Ta inte dessa klockslag bokstavligen utan de är bara exempel). Detta skulle innebära att alla medarbetare har fokustid innan 09.30 och efter 14.30 och ges på sätt möjligheten att arbeta med deras svåra och viktiga uppgifter med stort fokus. Under tiden mellan 09.30-14.30 ligger alla interna möten samt man är också tillgänglig på telefon, teams, chatt osv. Detta innebära att alla har samma bild och förväntningarna på svarstid och tillgänglighet blir desamma. 

Vinsten kommer bli en enhetlig bild internt, mer fokustid, mer tillgänglig tid på samma tider, samt rätt förväntningar på varandra för ett proffsigare och mer balanserat samarbete!

Lycka till!

-Michael 

The post Är man alltid tillgänglig när man jobbar hemma? appeared first on Michael Alphov.