För att på riktigt börja göra skillnad så gäller det att sluta tänka inkorg och istället tänka kommunikation. Kärnfrågan för dig att bestämma är hur mycket tid du måste avsätta varje dag för att vara i fas med dina kommunikation?

Att du sen ska hantera din inkorg på samma sätt som du hanterar din brevlåda hemma är nästa tips. Vad jag menar? Att du ska tömma inkorgen varje dag. – Nu kommer ju inte posten längre varje dag men du är med på principen tänker jag.Med ”tömma inkorgen” handlar det om att arbeta in vanan att alltid fatta ett beslut om alla nya mail. Ett beslut som ”gör om” ditt mail till en aktivitet, en delegering, ett sparande i arkivet eller så kastar du helt enkelt mailet om det inte var viktigt.

Låter det enkelt?

Det är faktiskt enkelt, men det kräver att vissa saker är på plats. För ett par veckor sedan hade jag den intressanta diskussion jag inledde denna text med och det med en deltagare som var ”på min sida” i debatten om det är möjligt att arbeta med en tom inkorg trots dagens informationsöverflöd. Han fick närmare 120 mejl, helt galet men inte ovanligt, per dag. Hans ”nyckel till framgång” var att han hade full kontroll över hur mycket tid han var tvungen att lägga på att hantera sina mejl enligt ”beslutsmetoden” jag nämner ovan.

Jag vill påstå att felet många gör är att inte behandla uppgiften ”tömma inkorgen” som en arbetsuppgift. De tror att de ska hinna med det mellan andra arbetsuppgifter, vilket de inte gör. Tricket är, som han listat ut och som du snart listat ut, att avsätta tillräckligt med tid för att vara proaktiv och ”on top” av sin egen inkorg och sin egen kommunikation. Följdfrågan som förmodligen redan dykt upp i ditt huvud kanske är: ”Hur mycket tid är det då?” Svaret är att det givetvis beror på mängden mail men som lite tips på vägen la deltagaren jag nämnde ovan 3 x30 min om dagen på att fatta beslut och tömma sin inkorg. Märk väl, fatta beslut, inte göra allt som kommit in i inkorgen.

Vad blir då vinsterna?

Du kommer att spara tid genom att investera tid

Om du avsätter dedikerad tid för att ta beslut, planera in nya uppgifter i att göra-listan och kalendern, svara på det du ska svara på och kasta det du ska kasta kommer du spara tid genom att slippa öppna samma mejl flera gånger. Det finns, tyvärr, personer idag som öppnar och stänger samma mejl mellan åtta och tio gånger innan ett beslut fattas om nästa steg. Varje gång ett mejl öppnas, försvinner någonstans mellan 30 och 120 sekunder. Det blir snabbt en stor mängd onödig tid som slösas bort och kunde ha använts bättre.

Du kommer att få större fokus

Att kunna hålla fokus är en sällsynt förmåga för många tjänstemän, vilket kan upplevas som oerhört frustrerande och ineffektivt. Om det bara finns nya och olästa mejl i din inkorg när du öppnar den, är det större sannolikhet att du verkligen fokuserar på uppgiften framför dig. Uppgiften när du öppnar inkorgen är enkel: fatta beslut om nästa åtgärd! Varken mer eller mindre. En tom inkorg innebär inte att allt är gjort, utan att ett beslut är fattat om nästa åtgärd. Det är en enorm skillnad.

Du kommer att använda kalendern och din att-göra-lista bättre

Om din inkorg är full av mejl som också innebär saker som ska göras, innebär det troligen att den bild din kalender och att-göra-lista ger dig inte är sann. Om det kommer saker via mejl som kräver en aktivitet, passar den aktiviteten mycket bättre i din kalender eller på din att-göra-lista, där du även fyller på med andra uppgifter från olika håll. Inkorgen är en insamlingsplats och inget annat. Kalendern och att-göra-listan är platserna för de saker du behöver göra. Enkelt, fungerande och logiskt.

Du kommer uppfattas som oerhört proffsig

Du kommer svara snabbare, vara med proaktiv och återkoppla bättre trots att du är inne mindre i din inkorg men framförallt, du kommer leverera bättre. Lägg all tid som du håller på och ”gullar” med samma mail om och om igen på att istället göra det du ska göra.

Det om något kommer göra skillnad på riktigt.

Hur gör du för att lyckas med en tom inkorg? Vad anser du vara de största vinsterna med att arbeta enligt ”tom inkorgs-principen”.

Dela gärna med dig av dina erfarenheter och tips!

Nu åker vi!

– Michael

Ps 1: stäng av alla signaler i ditt mailprogram för att ny e-post ramlat in i din inkorg. Detta gäller givetvis både för din dator och din mobil.

Ps. 2: jag har, lämpligt nog, en oerhört populär utbildning att boka i ämnet kallade Effektiv Outlook där fokus är på smarta vanor som nämna ovan samt smarta tips på hur man får till allt i Outlook.

Ps 3: Bokar ett möte med mig gör du enkelt här

The post Ta kontroll över din inkorg appeared first on Michael Alphov.

Personligen brukar jag gilla att göra något, under varje ledighet, som förhoppningsvis gör att jag blir bättre och utvecklas. Det kan vara att saker som att läsa en bra bok inom mina ”områden”, läsa ikapp mig på bra bloggar, artiklar och krönikör eller att lyssna på spännande podcasts.

Därför vill jag ge dig ett skönt påskbord med artiklar som jag tidigare skrivit, podcasts som vi gett ut men även några tips om några favoriter som jag har och följer!

Populära bloggposter

1. Veckoavstämning ger dig chansen att ta helg på riktigt
2. Checklistor är ett fantastiskt hjälpmedel
3. Har du drabbats av FOMO?
4. 7 tips för att skapa en bra fysisk struktur
5. 5 tips för att rensa upp i mötesträsket

Under hösten publicerade jag den oerhört uppskattade mailskolan i sju avsnitt och här kommer den i repris: 

1. Avsnitt 1: Ska mailet skickat överhuvudtaget?
2. Avsnitt 2: Håll dina mail korta och till ett ämne
3. Avsnitt 3: Skriv tydliga rubriker
4. Avsnitt 4: Tänk på ditt språk
5. Avsnitt 5: Slösa inte med mail
6. Avsnitt 6: Sträva efter en tom inkorg varje dag
7. Avsnitt 7: Gör dina mail i block

Populära podcasts 

1. Vilken färg är du? 
2. Vi pratar ledarskap med Magnus Pehrsson, tränare i Malmö FF (Vid inspelningen var han förbundskapten för Estland) 
3. Rensa upp i mötesträsket 
4. Morgonstund har guld i mun
5. Vi pratar ledarskap med Patrik Svensson, divisionschef på F7 och Jas Gripenpilot 
6. Att sätta upp och verkligen nå sina mål 
7. 80/20 regeln
8. Feedback vs. feedforward 

Hit vänder jag mig för inspiration! 

Harvard business review , lifehack, tidningen chef, Inc.com och motivation.se. Alla siterna följer jag med hjälp av det utmärkta verktyget feedly.com som jag tycker du ska kolla in om du inte redan gjort det.

Bra poddar inom näringslivet som jag följer är: 

• Förhandlingspodden av och med Carl Fhager
• HBR Ideacast 
• The Boss show 

Hoppas du kan finna inspiration och ny kunskap i mina tips ovan och glöm inte att det faktiskt är helt ok att inte göra någonting alls ibland. Att göra ingenting alls är ibland precis det som behövs för att både orka i långa loppet men även för att kunna utvecklas.

Ha nu en riktigt skön påsk och gör det som DU mår bra av!

– Michael

The post Glad Påsk till er alla! appeared first on Michael Alphov.

Hur långt är då ett kort mail? Ja, blir det mer än 10 rader så tycker jag personligen att det är ett långt mail. Det man behöver komma ihåg är, självklart, i vilket sammanhang som mailet skickas. Är det mitt i en arbetsprocess, i en förhandling, i ett projekt etc. så kan längre mail vara bra och nödvändiga men ställ dig alltid frågan om du behöver komplettera med något annat kommunikationssätt för att det ska bli som du vill.

Här brukar jag också passa på att lansera ”tvärtommetoden” som nästan alltid funkar i massor av sammanhang. Vad menar jag då? Jo, det vanligaste som sker om du eller någon annan skickar ett långt mail så trycker man på sändknappen och hoppas på det bästa. Har du inte fått svar på ett par dagar så kanske du skickar ett nytt mail och frågar om mottagaren fick det första. Var det ett långt och jobbigt mail har mottagaren förmodligen inte en orkat att läsa det och ni har förlorat värdefull tid.

TÄNK OM du istället gjort så här; skriv ditt mail men innan du skickar det så ringer du till mottagaren och berättar att du kommer skicka mailet samt extremt kortfattat vad mailar handlar om. Givetvis säger du samtidigt att det bara är att kontakta dig om det är några frågor. Hur lång tid kan detta ta? 45-60 sekunder kanske? Vad kommer skillnaden bli? Gigantisk vill jag påstå. Mottagaren har redan gjort en, vare sig han/hon vill eller inte första accept på att de tar emot frågan och du har även avdramatiserat frågan om att be om hjälp. Det kommer vara större sannolikhet  att svar kommer att komma snabbare och vara mer genomtänkt.

Testa själv och jag lovar att det funkar.

Lycka till!

The post #Mailskolan | Avsnitt 2: Håll dina mail så korta och till ett ämne appeared first on Michael Alphov.