Har Du varit med om att det ibland kan kännas väldigt ensamt på jobbet? Tempot är högt, personal ska ledas, budgeten ska vara i balans, personal ska stöttas, beslut ska fattas och projekt ska både startas och slutföras och allt, helst, samtidigt. En viss känsla av att inte räcka till kan infinna sig men du berättar inte detta för någon för ”alla andra” har också så mycket att göra och du borde ju faktiskt klara av detta för det för ju ditt jobb som chef…

Situationer som ovan stöter jag ofta på när jag tränar och coachar personer i näringslivet och min uppfattning är att desto ”högre upp” personer befinner i organisationen desto mer ensam kan man uppleva sig vara. Känslan som kan infinna sig är att de verkligen borde klara av att hantera situationen för det är ju faktiskt de som är chefer. Det är de som ska fatta alla beslut. Det är deras ansvar. De är inte ”med i gruppen” längre för de är chefer och det är de som ska ha svaren på alla frågor enligt vissa medarbetare (Detta är, så klart, inte sant men det bryr sig vissa ändå inte om) 

Den sammantagna känslan kan bli otillräcklighet, ensamhet och osäkerhet vilket inte leder till något gott. 

Du behöver en kompis, ett bollplank

För att komma ifrån känslan och situationen av ensamhet och otillräcklig finns det ett bra knep att ta till som inte är varken krångligt eller dyrt och det är att du ska ska skaffa en kompis! 

Jag är säker på att du redan har kompisar men nu ska du skaffa en kompis som kan vara ditt bollplank och vice versa. Det ska vara någon som du litar på, någon som du kan du kan prata om gällande allt med och det behöver inte vara en person på ditt jobb utan personen kan arbeta någon annanstans. Det viktiga är att ”din kompis” har en liknande situation som du har för annars är det svårt att sätta sig in i den andres vardag. 

Tipset är att ni träffas var 4:e till 6:e vecka över en lunch eller kaffe men jag har klienter som även gör detta via Teams/Zoom och tycker att det fungerar utmärkt så här handlar det mer om att hitta rätt kompis oavsett vart kompisen befinner sig. Har ett lysande exempel på en två personer som kör detta koncept sedan många år där en person bor i Italien och den andra i Sverige. 

Personligen pratar jag ofta om affärsrelaterade frågor med min poddkompanjon Oliver som befinner sig på en annan ort än så då gäller telefon eller Teams/Zoom.  

Hur ska ni då lägga upp en träff för bäst effekt? 

Nummer ett måste ni komma överens om hur Ni vill ha det. Vad Ni ska fokusera på och hur Ni ska genomföra era träffar men förslag på agenda kan vara: 

• Hur mår du, på riktigt, idag? 
• Vad gör du bra idag och varför? 
• Vad gör du mindre bra och varför? 
• Är det någon speciell situation som ”pågår” just nu som du vill diskutera? 
• Vad ska du utveckla till nästa träff i ditt ledarskap? Något speciellt du ska tänka på? 
• Vad är målet till nästa träff för er båda? 

Frågorna är tänkta som ett underlag till diskussion och inte som ett förhör och ni bestämmer själva om ni dokumenterar eller inte. 

Vinsterna med att skaffa en kompis är stora 

Du får ett bollplank som befinner sig i samma situationen som dig. Du får någon som är objektiv och kan ställa alla ”varför” frågor som du kanske själv inte ställer. Du får en ventil för att slippa gå och grubbla på allt själv samt så så du chansen att hjälpa en kompis till framgång. Bara vinster som du märker och jag lovar att du inte har något att förlora så ut och leta reda på din nya kompis! 

Nu kör vi! 

-Michael 

The post Skaffa dig en kompis appeared first on Michael Alphov.

Är det inte viktigt då? Givetvis är det viktigt och ett oerhört kraftfullt och väl fungerande verktyg för att verkligen vara konstruktiv när det kommer till förstärkning samt korrigering av beteenden som inte är önskvärda. 

För visst är det väl så att de flesta av oss vill bli sedda? Känna uppskattning? Få beröm och veta att det man gör, gör skillnad? Scenariot som blir när vi inte vet att jobbet som vi gör verkligen duger kan det leda till osäkerhet, passivitet och i slutändan motivationsbrist vilket aldrig kommer leda till något bra. 

Feedback kan vara på olika sätt

Det vi måste reda ut en gång för alla innan vi pratar om något annat är vad man kan ge feedback på? Svaret är beteende, uppförande och resultat av en prestation. En del ger feedback på personlighetsdrag men det blir något helt annat enligt mig och det är verkligen inget att rekommendera. Jag brukar tänka att det man ger feedback på verkligen ska vara möjligt att justera eller förstärka för den man ”feedbackar” och personligen brukar jag dela in feedback i tre olika områden: 

Utvecklande feedback

Här handlar det om att hjälpa personen i fråga att utvecklas. Att ta nästa steg. Att utmana. Att våga prova saker han/hon inte gjort och här har det visat sig att ”hjälp till självhjälp” fungerar mycket bra. Ge feedback, lyssna, ställ frågor och hjälp personen att ta nästa steg! 

Förstärkande feedback

Ett underskattat område enligt mig. Det är så lätt att vi fastnar i saker som inte fungerar och att vi ska korrigera våra svagheter, men tänk om det är bättre att göra tvärtom? Fokusera på och förstärk det personer redan är bra på. Den som är bäst kan alltid bli bättre genom att utmana och uppmana personen i fråga att förstärka det positiva beteendet och agerandet. 

Korrigerande/justerande feedback

Om saker inte funkar så är det viktigt att ha modet att ta tag i ”problemet” även om det är jobbigt. Det flesta människor gör inte saker för att vara varken elaka, dumma eller ”motvals” utan för att de inte är medvetna av konsekvensen som blir av deras beteende. Här är ”timingen” oerhört viktigt och feedback bör ske i direkt anslutning till beteendet som du inte är nöjd med. Om du väntar för länge så kan det vara svårt att nå fram med ditt budskap då personen du vill ge feedback till kan ha glömt bort situationen. 

Hur ger man då konstruktiv feedback? 

Före samtalet

• Var väldigt noga med att fundera på VARFÖR ska samtalet genomföras. Vad har hänt eller vad har inte hänt?
• Vad vill du ska hända? Vilken förändring eller förstärkning är du ute efter? Var så konkret som du bara kan.
• Timing. När ska du ge din feedback? Ska den ske direkt eller behöver personen i fråga ”lugna ned sig”? Behöver du sova på saken för att kunna vara konkret?
• Ge personen utrymme att reagera så välj plats och lokal noga. Ska det vara i enrum? En neutral plats? 
• Kalla till samtalet ink. vad du vill prata om
• Förbered dig för olika scenarion och reaktioner som kan hända

Under samtalet

• Prata till och inte om
• Beskriv hur du har tolkat situationen
• Prata alltid i ”jag-form” och beskriv vad DU anser dig vara nöjd eller missnöjd med. Dvs, inte prata i ”man tycker…” eller ”andra tycker…” eller ”alla tycker…”
• Var saklig, specifik och konkret med ditt budskap 
• Ge personen tid att reflektera, tänka och svara på vad du säger 
• Lyssna AKTIVT för att lyssna och inte bara för att svara
• Överdriv inte men säkerställ att personen i fråga förstår vad du menar och vad du är ute efter med din feedback 
• Vad vill du ska hända? Vad ska förstärkas eller förändras?
• Hitta rätt nivå baserat på reaktion och acceptans
• Sammanfatta och kom överens om nästa steg (handling eller ett nytt möte)

Efter mötet

• Följ upp att det fortfarande är acceptans på feedbacken
• Följ upp hur det går med det du vill ska förstärkas eller förändras
• Återkoppla på ALL framgång som du ser genom att analysera det nya nuläget

Till sist – Hur ska du komma igång med att skapa en feedbackkultur?

Uppmana dig själv och andra i din närhet med att vara öppna med era styrkor och svagheter. Ingen kan allt och ingen kan inget. De flesta människor har en enorm potential om den bara släpps fram och uppmuntras. Be även om hjälp när du inte kan och var tydlig med vad du vill lära dig. Förstärk bra beteenden och säg ifrån när du ser beteenden som inte håller måttet. 

Att skapa en ”feedbackkultur” är inte chefens ansvar utan allas ansvar och en kultur som fokuserar på feedback kommer alltid vara under utveckling mot att bli ännu bättre och vem vill inte det? 

Nu kör vi!

The post Feedback är utveckling appeared first on Michael Alphov.

Att ge feedback är ett oerhört kraftfullt sätt för att bekräfta bra beteenden samt för att utveckla nya bra beteenden hos din omgivning. Den ska fokusera på konstruktivitet och ha som mål att få både personen du ger feedback samt verksamheten-/organisationen att växa och utvecklas.

Tips för att ge bättre feedback är:

• Din feedback ska vara utifrån din observation, alltså ”jag tycker att…” , ”jag ser att…” eller ”jag upplever att…”
• Din feedback ska vara specifik. Undvik svävande formuleringar.
• Din feedback ska ALLTID ges med ett gott syfte
• Din feedback ska vara riktat mot ett beteende som mottagaren kan ändra på. Inte mot personen.
• Din feedback ska vara av den karaktär att det är möjligt för mottagaren att göra något åt det.
• Din feedback ska beskriva hur ”beteendet” påverkar dig, medarbetaren, teamet eller verksamheten.
• Din feedback ska ges i rätt tid, oftast i nära anslutning till handlingen men försäkra din om at mottagaren verkligen är mottaglig.
• Din feedback måste vara konsekvent. Det som för bra idag måste vara bra imorgon. Det som inte är bra är inte  bra imorgon osv.
• Din feedback ska ges i rätt dos. Kom ihåg att det är handling du vill ha inte enbart känslor.

Andra viktiga saker att tänka på är:

– Om syftet med återkopplingen är att du vill se en förändring, beskriv hur du önskar att det var istället. Om du istället vill stärka ett beteende, berätta att du vill se mer av det.

– Fråga vad din medarbetare tänker kring det du sagt och lyssna på svaret. Kom fram till en gemensam bild av vad som kan förändras och vad du som chef kan hjälpa till med.

– Lyssna på den du ger feedback till!

– Ge tid till den du ger feedback att ”ta in” din feedback. Pressa inte fram en kommentar eller ett svar. 

Till sist,  en viktig regel: när någon gör eller gjort något bra så berätta gärna öppet om detta. När någon gjort något mindre bra är det smartaste, oftast, att ta det privat. Dvs. direkt med personen i fråga och i enrum. 

Lycka till!

-Michael

The post Bättre samarbete och utveckling genom feedback appeared first on Michael Alphov.

Det praktiska som behöver bara på plats för att lyckas med sina 1-1 samtal med de ”rapporterande” medarbetarna är:

	HUR OFTA?	Varje vecka alt. var 14:e dag alt. var 3:e vecka (Regelbundet)
	HUR LÄNGE?	Max 20 min
	VART SKA MAN TRÄFFAS?	Informell och ostörd miljö alt. walk and talk. Ej på chefens kontor.
	VEM BOKAR SAMTALET?	Chefen
	ANTECKNINGAR?	Inget protokoll behövs. Skriv ned det som behöver skrivas ned för att inte glömma samt för att följa upp (stödanteckningar)

Vad ska man då prata om under själva 1-1 samtalet?

Fokus ska vara på välmående, slit och prestation. Inte bara på resultat och siffror. 

Försök att ha en stående agenda för att skapa igenkänning och trygghet men var flexibel och lyhörd på medarbetarens behov vid varje tillfälle. Ett bra och självklart tips är att  låta medarbetaren vara med och bestämma upplägget men ett utkast till agenda kan vara: 

1. Hur mår du? 
2. Hur har det gått sedan sist? Ej för mycket aktivitetsfokus utan mer fokus på arbetssituationen
3. Något speciellt du vill ta upp? 
4. Vad är din plan tills nästa möte? Vad ska du utveckla? Styr gärna mot utvecklingsmålet för året. 
5. Vad behöver du av mig/oss (chefen och organisationen) för att lyckas?

OBS! Vanliga fällor är att samtalet handlar om chefen, eller om andra kollegor, eller om chefens åsikter, eller bara blir en avrapportering gällande siffror och fakta. Våga prata på riktigt om riktiga saker och glöm aldrig att det är medarbetarens samtal.

En sista uppmaning till alla er chefer därute som funderar om detta med 1-1 kan vara något är:  

Vill du skapa bättre relationer, en bättre arbetsmiljö, en ökad arbetsglädje samt få nöjdare medarbetare så är 1-1 samtalen ett fantastiskt ”verktyg”. Du har, helt enkelt, inte tid att inte ha tid att hålla dina coachande 1-1 samtal. 

Lycka till! 

-Michael

The post 1-1 samtalet är medarbetarens bästa vän (och chefens) appeared first on Michael Alphov.

Vad är egentligen bra ledarskap? 

Kan alla bli bra ledare eller är det som vissa säger ”något man föds till”? 

Är man en ledare bara för att man har en chefstitel eller är inte det samma sak?

Jag har massor av frågor gällande detta ämnet ledarskap och precis som du som nu läser dessa rader även en massa tankar och åsikter i ämnet. Jag har även förmånen att att få hjälpa personer och grupper att utveckla sitt ledarskap varje vecka vilket jag ser som en stor förmån och en av en roligaste uppgifterna i mitt jobb. När det kommer till ledarskap så anser jag att allt börjar (och kan sluta med) självinsikt. Utan självinsikt så är det svårt att utvecklas då man, inte sällan, inte är mottaglig för feedback och konkreta förbättringstips på sitt eget beteende.  Ska man leda någon annan så måste man först leda sig själv på ett bra sätt och här kommer beteendet in i bilden och det viktigaste av, hur andra uppfattar ditt beteende och ditt ledarskap. Det räcker inte med att du själv tycker att allt flyter på fint…. 

Jag har försökt att sammanställa en lista på olika saker som jag anser måste vara på plats för att ledarskapet ska fungera som det bör. Viktigt att nämna är också mitt tydliga budskap, när jag får frågan om vad jag anser att ledarskap är, att det ledarskap ytterst handlar om en enda. Nämligen att att ge rätt förutsättningar för att alla medarbetare ska kunna prestera så bra som möjligt. Det är inte mer komplicerat än så. 

Utan inbördes ordning är detta områden som jag alltid arbetar med gällande utvecklingen av personer när det kommer till att utveckla ett bra ledarskap: 

Skapa en tydlig riktning och förklara varför riktningen är som den är 

Vart är ni på väg och varför ska ni dit? Utan tydlighet gällande mål och riktning så finns ingen samsyn och inget gemensamt fokus på uppdraget. Frågan varför verksamheten ska i en viss riktning är oerhört relevant för alla att förstå för att skapa engagemang. Vad är då tydlighet? När alla förstår så säkerställ att alla verkligen förstår. Hur? Information, kommunikation, workshops, interna mail, stormöten etc. Listan kan göras lång och det ena utesluter inte det andra och repetition och uppföljning är viktiga framgångsfaktorer. 

Skapa tydliga roller för alla dina medarbetare 

De flesta människor behöver veta vart de ”passar” in i pusslet. Klargör och förtydliga vad allas uppdrag är inklusive deras befogenhet, rättigheter, skyldigheter samt vilka förväntningar andra har på deras roll. Involvera, uppmuntra och delegera uppgifter till din personal och du kommer få en helt annan effekt av ditt ledarskap. Du som ledare ska sällan göra hela jobbet. Tänk om en fotbollstränare också plötsligt skulle spela matchen de förberett sig för? 

Kommunicera och kommunicera tydligt så alla förstår varför i alla frågor 

Bara för att du som ledare skickat ut ett mail eller haft ett stort informationsmöte så betyder det inte att någon har fattat vad du menar. Desto mer som alla förstår desto större kommer, förhoppningsvis, motivationen att bli för alla medarbetare och motiverade medarbetare ger mer självgående medarbetare vilket gynnar alla parter. Att kommunikation är alltid åt två håll och inte bara åt ett håll kan lätt glömmas bort i det snabba tempo vi har på de flesta arbetsplatser. 

Ge feedback kontinuerligt till dina medarbetare 

Min filosofi är att man ska behandla alla människor lika men olika. Det jag menar är att bara för att man är med i ett team betyder det inte att man är lika som sina kollegor och teammedemmar. Det betyder inte heller att man motiveras av samma saker eller tar emot instruktioner och uppdrag på samma sätt så därför behövs feedback. Massor av feedback för att var tydlig. Vad mer det då man kan ge feedback på? Beteende är svaret och vilka konsekvenser en persons beteende ger. detta gäller både bra beteenden som ska förstärkas och uppmuntras men även sämre beteenden som behöver arbetas bort. 

Våga ställa krav på dina medarbetare 

Ledarskap handlar även om att våga fatta beslut och ställa på prestation och resultat. Kraven ska vara inom rimliga gränsen men de ska finnas där för att skapa tydlighet i vad som eftersträvas. Tydlighet leder också ofta till motivation då alla medarbetare kan bli mer självgående då de vet var som förväntas av dem. 

Ge förutsättningar för kontinuerlig utveckling och hållbara medarbetare

Alla pratar om att man vill ha självgående medarbetare som tar intiativ och eget ansvar men är det så enkelt? Svaret är givetvis nej och här kommer utveckling och utbildning in i bilden. Utbildning är en pusselbit för att täppa till luckan mellan nuläget och det önskade läget där det finns möjlighet till bra prestation och arbetsglädje. 

Vidare anser jag att alla organisationer ska uppmuntra fysisk träning och det gärna på arbetstid vilket är möjligt i de flesta fall. All rörelse är bra och forskningen är glasklar när det kommer till kopplingen mellan rörelse och välmående. Ni har inte råd att inte träna är mitt svar till alla ledare som säger att det är för dyrt att låta personalen träna på arbetstid. 

Du ska ta saker på allvar men allt behöver inte vara allvarligt hela tiden 

Massor av tid spenderas på jobbet så varför inte försöka ha roligt under tiden. Det finns ingen motsatsförhållande i att ha roligt samtidigt som man presterar bra med kvalité men hur får man roligt? Är det ledarens roll att se till att alla har det roligt? Självklart inte ut här gäller det mer att inspirera och uppmuntra till ett bra klimat och en bra kultur.

Vart ska man då börja?

Fundera på och hitta ditt ”nuläge”. Fråga gärna personer i din omgivning hur du uppfattas, vad gör du bra och vad kan du utveckla? Nästa steg blir att sätta upp ditt önskade läge och sedan gäller det att plocka de bitar som du har nytta av ovan genom. Arbeta därefter igenom delarna en efter en för att täppa luckan mellan nuläget och det önskade läget.

Försök inte göra allt på en och samma gång och mitt sista råd till dig som är ledare är att ”skaffa dig en kompis” som du läser mer om här!

Lycka till! 

The post Ledarskap bortom alla floskler appeared first on Michael Alphov.

Vilka är då de sju stegen? 

1. Matcha rätt person till uppgiften

Handen på hjärtat, vem brukar du delegera till? Utan att ha gjort en vetenskaplig undersökning skulle jag vilja påstå att den mesta delegeringen av uppgifter görs till personer som betecknas som ”ja-sägare”-. Det känns ju bra för dig att ha ”blivit av” med uppgiften men problemet är ju att samma person förmodligen säger ja till allt annat som kommer i dennes väg och sannolikheten för en ”dålig leverans” är stor.

2. Vad är det som skall göras?

När du hittat rätt person gäller det att komma överens om vad som skall göras. Diskutera och planera för att komma överens om omfattning och mål med att uppgiften skall göras. Ju mer ni bestämmer tillsammans innan personen startat med uppgiften desto större sannolikhet är det att resultatet blir det ni önskar.

3. När ska det vara klart?

Sätt upp en realistisk och väl överenskommen tidplan för när det ska vara klart. En uppgift utan tidplan och deadline kommer i princip aldrig att prioriteras av någon

 4. Hur ska uppgiften göras?

Finns det regler, instruktioner, ”best practice” etc. för hur uppgiften skall utföras? Har du speciella förväntningar eller tankar på hur det borde göras för att få det resultat som krävs? Gå igenom allt och var tydlig med alla förväntningar till den person som du ger uppdraget. Finns det däremot inte regler eller dylikt så är ”hur-frågan” upp till personen som gör uppgiften att avgöra.

5. Kontrollera att budskapet fått fram – be personen du delegerat till att berätta hur han/hon uppfattat vad som ska göras

Alla som gjort värnplikten kommer garanterat ihåg frasen: ”repetera uppgiften”

Detta skedde när man fick en uppgift tilldelad och syftet var att kolla att man hade förstått. Tricket med att låta personen som fått uppgiften att repetera är att han/hon kommer berätta hur uppdraget uppfattats med egna ord och det gör det enklare för dig som delegerat att kontrollera att uppdraget uppfattas korrekt.

 6. Våga släppa på kontrollen

Om du gör alla punkterna ovan så kan du släppa på kontrollen och övervakningen utan att känna oro över att processen drivs framåt och att uppgiften blir utförd med rätt kvalité till rätt slutdatum.

7. Avstämning och återkoppling

Även om du gjort alla stegen som nämns ovan så kan det finnas ett behov av avstämning under tiden som uppgiften genomförs för att verkligen se till att allt går enligt plan. En slutlig återkoppling behövs definitivt när uppgiften är slutförd och skall finnas inbokad redan när uppgiften delegeras.
Tips: använd samma checklista när du får uppgifter delegerade till dig. Är du rätt person? vet du vad som ska göras? klara du att göra uppgiften till den tid som efterfrågas etc.

Till sist..

Vad är egentligen delegering? Jag tycker att det ytterst handlar om samarbete där rätt person, med rätt kompetens och förutsättningar gör rätt sak. Det är inte mer komplicerat än så.

Lycka till med smart delegering för ett bättre och mer produktivt samarbete.

Nu kör vi!

-Michael

The post 7 steg för smart delegering appeared first on Michael Alphov.

The post Feedback vs. feedforward appeared first on Michael Alphov.