Hur kallar ”de” till möten? Hur kommer ”de” in i rummet för ett möte? Är ”de” i tid? Är ”de” förberedda? Svarar ”de” ens på möteskallelsen eller “dyker ”de” upp om det passar”? Vissa mötesinbjudningar känns genomtänkta med syfte, mål och rätt personer. Andra känns mer som ett nödrop skickat till halva organisationen i hopp om att någon ska lösa problemet…

Småsaker kanske du tycker? Inte alls hävdar jag.

Det är ofta där kulturen syns tydligast. I små saker som formar standarden vi väljer att acceptera och arbeta efter. Vid den här tiden på året blir det extra tydligt då många ”mentalt” redan börjat gå på semester långt innan ledigheten faktiskt börjar. Energin sjunker lite. Standarder börjar glida. Uppföljningar missas. Saker skjuts fram till “efter sommaren”.

Det är mänskligt men också väldigt talande.

För kulturen i ett team handlar inte främst om vad man säger att man står för. Den handlar om vilka beteenden man upprepar och accepterar varje dag. Kulturen ”man har” är summan av de beteenden väljer att acceptera. Accepterar man sena ankomster, dåliga förberedelser och otydliga ansvar kommer det till slut bli standard. Accepterar man däremot professionalism, respekt för andras tid och tydliga uppföljningar börjar något helt annat hända.

Det handlar inte om perfektion. Högpresterande team är inte perfekta. De är konsekventa.

De förstår att små beteenden skapar stora effekter över tid. Att svara på en kallelse. Att komma förberedd. Att följa upp ett beslut. Att återkoppla när man lovat något. Det låter enkelt men det är exakt sådana beteenden som bygger tillit, struktur och stark kultur.

Vill du göra skillnad gör du så här:

#1 Fundera på vilka små beteenden som faktiskt blivit standard i ditt team. Vilka stärker kulturen och vilka drar långsamt ner nivån utan att någon riktigt reagerar?

#2 Välj en enda sak att höja standarden kring denna vecka. Kanske mötesdisciplin, tydligare uppföljning eller bättre förberedelser. Små förändringar i beteenden kan skapa enorm skillnad över tid.

The post Kulturen avslöjas i detaljerna appeared first on Michael Alphov.

Många, läs de allra flesta, organisationer har ingen tanke om när möten ska planeras in utan alla kan göra och gör precis som de vill. Effekten kan bli lapptäcket jag pratar om i början där det är svårt att få in tid för fokusarbete för att driva sina egna prioriterade uppgifter framåt.

Finns det någon lösning?

Yes! Ett bra ”trick” är att inför mötesfria tider den nivå i bolaget som är möjligt. Det kan vara på på avdelnings- eller företagsnivå och kan göra en enorm effekt. Grejen är att det inte handlar om att ta bort möten primärt. Det handlar om att skapa tid att jobba mellan all möten. Att skapa sammanhängande tid. Riktig tid. Den sortens tid där arbetet faktiskt blir gjort.

Allt handlar om att anpassa era behov och er verklighet men för att ge några exempel kan det vara att:

Förmiddagar mellan 08.30–10.30 är mötesfria tider för hela företaget.

Eftermiddagar mellan 14.00–16.00 är fokustid där inga interna möten får läggas.

All mötestid klumpas i “mötesfönster” – t.ex. 09.30-12.00 och 14.30-16.00. Resten av dagen är mötesfria tider.

Återigen, allt ovan är bara olika exempel men effekten blir väldigt ofta, när en variant införs, att rytmen i hela organisationen ändras. Plötsligt vet ”alla” när det är mötestid och när det finns tid för att göra de saker som du har ansvar för att göra.

Dessutom har vi människor olika liv. Någon lämnar barn på förskolan klockan 08.30. Någon är på kontoret 06.00 för att det passar dem. Därför ska strukturen inte vara rigid men gemensam. Frihet inom ramar helt enkelt.

Vill du testa mötesfria tider så gör så här:

#1 Bestäm 1–2 mötesfria tidsblock per dag eller vecka på avdelnings- eller företagsnivå.

#2 Skapa gemensamma “mötesfönster” där återkommande möten måste ligga.

#3 Anpassa start- och stopptider för att ta hänsyn till olika livssituationer.

Testa i fyra veckor för att en utvärdera och justera för att få till det på bästa sätt.

Fråga: Har ni testat på ditt jobb eller har en variant som fungerar vore det kul att höra mer om det i kommentarerna.

The post Mötesfria tider – det smarta tricket som alla borde testa appeared first on Michael Alphov.

Ineffektiva möten utan tydligt syfte och mål är en av de största tidstjuvarna i arbetslivet. Enligt Svenska Möten spenderar svenska tjänstemän i snitt 7,1 timmar per vecka i möten – och 36% av dessa anses vara ineffektiva. Det betyder att vi slösar 2,5 veckor per år på möten som inte leder någonstans.

Och det kostar – mycket. Ineffektiva möten kostar svenska företag 75 miljarder kronor årligen (Källa: VD-tidningen), medan andra beräkningar visar att summan kan vara så hög som 170 miljarder kronor per år, motsvarande 4% av Sveriges BNP (Källa: Arbetsplatsen i Fokus).

Det största felet? För att skapa effektiva möten behövs syfte och mål vilket saknas i de flesta fall.

När det inte är tydligt varför mötet hålls eller vad som ska uppnås, händer följande:

Fel personer deltar – vilket gör att mötet antingen drar ut på tiden eller saknar beslutsförmåga.

Fel saker diskuteras – vilket innebär att du går därifrån med fler frågetecken än svar.

Energin sjunker – suck, vi vet alla hur tröttsamt det är att sitta av ännu ett, för att vara tydlig, skitmöte.

Som jag nämnde i ingressen – vi har alla varit där. Ett möte startar, ingen vet riktigt vad som ska diskuteras, någon försöker ”ta tag i det”, och 60 minuter, alltid 60 min, senare avslutas det utan att något konkret beslut har fattats. Massor av saker har diskuterats men var det rätt saker och var det rätt personer som pratade?

Så löser du det – snabbt och enkelt:

Varje möteskallelse bör innehålla (minst) tre saker:

Syfte– Varför hålls mötet? Vad är bakgrunden?

Mål – Vad ska vara klart eller beslutat när mötet är slut?

Agenda – Vad ska diskuteras, i vilken ordning och hur lång tid får det ta?

Sen är det oerhört lätt att kalla rätt deltagare– Vilka behöver vara med? (Och kanske viktigare: vilka behöver INTE vara där?) Agendan skickar du sedan ut i förväg tillsammans med syfte och mål ochpå så sätt kan deltagarna förbereda sig, mötet blir mer fokuserat och ni slipper ha diskussioner som kunde ha lösts på mail.

För helt ärligt: Om mötet inte har ett tydligt syfte, varför ska du då vara där?

Dagens uppmaning:

Försök, från och med nu, att vara det föredöme du vill att andra ska vara. För att skapa effektiva möten behövs syfte och mål så från och med nu ska alla dina mötesinbjudningar innehålla just detta tillsammans med en bra agenda. Får du en inbjudan som saknar allt ovan eller om du är tveksam till varför du ska vara med så våga fråga. Be om syfte och mål om det saknas. Det är varken konstigt, pushigt eller drygt. För helt ärligt, om mötet inte har ett tydligt syfte, varför ska du då vara där?

Det är att ta ansvar.

The post Så undviker ni att slösa timmar på möten appeared first on Michael Alphov.

Det blev snabbt tydligt att en stor frustration rådde kring att deras möten aldrig började i tid. Aldrig är ett starkt ord men i detta fall var det nog befogat.

Situationen hade till och med gått så långt att vissa deltagare, med flit, kom för sent – helt enkelt för att de visste att mötet ändå inte skulle starta i tid. Ironiskt nog var dessa personer fullt medvetna om att deras agerande inte bidrog till att öka möteseffektiviteten men ändå valde de att fortsätta på samma sätt istället för att bara sitta och vänta på andra. Att de själva, med detta beteende, bidrog till att vara en del av problemet ansågs mindre viktigt…

Så, var börjar man om man ska ta tag i problemet?

För mig är det ganska enkelt: att vara i tid innebär just det – att vara i tid, oavsett sammanhang. Det spelar ingen roll om det gäller ett möte, ett tåg eller ett flyg. Jag skriver dessa rader på ett tåg som hade avgångstid 16:12, och självklart var jag där några minuter innan, för att se till att hinna med. Dyker jag upp 16:15 då missar jag tåget, så enkelt är det. Samma princip bör gälla för möten: om starttiden är 09:00, då börjar vi 09:00 – inte senare. Går inte att jämföra tänker kanske du och mitt svar på det är jo, det går att jämföra. Sätter man en tid så håller man den och det speciellt om man har med andra att göra.

För att hjälpa er att komma igång med möten på rätt sätt, varje gång, har jag listat några viktiga punkter:

1. Hitta den optimala mötestiden

Har du/ni funderat över vilken mötestid som verkligen fungerar bäst? Vissa tider ger knappt mötet en chans att börja i tid. Undvik ”back-to-back”-möten (som ligger direkt efter varandra), eftersom det skapar en omöjlig situation. Ingen kan vara på två ställen samtidigt.

2. Kalla endast rätt deltagare

Mindre möten med rätt deltagare har större chans att börja i tid. Och dessutom ökar kvaliteten och engagemanget när alla känner att de faktiskt behöver vara där.

3. Starta alltid i tid

Detta är nyckeln! Oavsett vem som är där eller inte – starta vid utsatt tid. Om någon är sen, fundera på om det verkligen är nödvändigt att ”starta om” för deras skull. Respektera tiden för de som faktiskt kommit i tid.

4. Fokusera på det positiva

Lyft fram och beröm de som kommer i tid. Genom att uppmärksamma rätt beteende sätter du standarden. Många gånger hamnar fokus på vad som går fel, men genom att premiera det som fungerar skapar du en positiv kultur. Det funkar i detta fall och det funkar i andra sammanhang.

5. Prata om värderingar

Att börja i tid handlar om värderingar och respekt. Varför skulle en persons tid vara mer värdefull än en annans? Det handlar om respekt för varandras tid, oavsett roll, uppdrag och ansvar.

6. Håll mötena korta

Håll möten korta, fokuserade och effektiva. Ni ser själva, till och med meningen blir kort.

7. Led andra genom att leda och skapa bra möten

Som mötesledare har du ansvaret att skicka ut kallelser i tid, sätta tydliga syften och mål, och själv vara proffsigt förberedd. När dina möten är välorganiserade och ger värde, kommer människor vilja vara med – och de kommer i tid!

Till sist:

Möten som börjar i tid har större sannolikhet att också sluta i tid, vilket är precis lika viktigt. Alla har vi grejer, tider och andra möten att passa så vi behöver hjälpa varandra att få till disciplin gällande tid. Det börjar med dig själv och det du kan påverka, så varför inte vara med och påverka till en bättre möteskultur!

– Michael

The post 7 tips för att era möten ska starta i tid appeared first on Michael Alphov.

Många företag, läs alla företag, använder sig av en kombination av kommunikationskanaler – ofta med stora utmaningar gällande tydlighet som följd. Ingen vet riktigt när det ena eller andra ska användas och det hela blir oerhört godtyckligt och ”jag-baserat” dvs. jag gör det som passar mig bäst…

E-post: Perfekt för detaljerad och icke-tidskritisk information som ska dokumenteras. E-post bör dock undvikas för snabba frågor eller brådskande ärenden. Här kan svarstiden bli lång och konversationerna drar ofta ut på tiden. Tvärtom mot hur det går till på de flesta arbetsplatser där många hanterar sina mail en ”livechatt”…

Telefon: Kanon för saker som är bråttom och kräver omedelbar feedback och respons. Telefonen ger också en möjligt att diskutera och nyansera kan vara lämplig för känsliga samtal eller saker som måste förklaras. Samtidigt är det en kanal som bör användas sparsamt för att undvika avbrott i medarbetarnas arbetsflöde.

SMS och chatt: Bäst för snabba, korta frågor där ett omedelbart svar krävs, eller när man behöver hålla kommunikationen informell. Slack eller Teams är exempel på populära verktyg. Dock är det så att dessa kanaler riskerar att bli totalt överbelastade om de används för komplexa diskussioner som skulle ha mått bättre av ett möte eller en e-posttråd.

Möten: Fysiska eller digitala möten passar bäst för längre, mer komplexa frågor eller beslut som kräver samarbete och diskussion. Undvik möten för sådant som kan lösas via en kort e-post eller chatt. Att fastna i onödiga möten komme sänka produktiviteten och motivation, så det är viktigt att vara selektiv med när och hur möten ska genomföras.

Hur gör ni på din arbetsplats?

En effektiv intern kommunikation bygger inte bara på valet av rätt kanal, utan även på att alla i teamet förstår när och hur varje kanal ska användas. Framgångsrika företag ser till att dessa riktlinjer är tydligt definierade och att de kommuniceras väl till alla anställda. Jag har hjälpt massor av organisationer med att ta fram en intern kommunikationspolicy och resultaten är alltid en bättre förståelse för hur olika typer av information bör delas, hur man kan undvika dubbelarbete och hur både onödiga avbrott och missförstånd kan undvikas.

Till sist: 

Att investera i en tydligt interna kommunikationsstrategi är en investering i företagets långsiktiga produktivitet och alla medarbetares välmående. Genom att vara medveten om när och hur olika kanaler ska användas, kan ditt team arbeta smartare, snabbare och med mindre stress vilket är bra. Väldigt bra till och med.

The post Kommunikationen är en hörnsten för effektivitet appeared first on Michael Alphov.

Mötesteknik i sig  är oerhört enkelt i teorin men desto svårare, för många, i verkligheten. Det man vet att man borde göra gör man ändå inte, märkligt nog. I samma undersökning som mina deltagare får fylla i listar de även anledningarna till att många möten inte är speciellt bra är och det är följande;  

• Syftet är oklart eller saknas helt – ingen, jo kanske den som kallat till mötet, vet varför mötet finns till
• Det saknas mål med vad som ska uppnås under mötet 
• Det saknas en agenda
• Det finns ingen information om hur man som deltagare kan och bör förbereda sig innan mötet
• För många deltagare är inbjudna 

Hur borde man då göra innan alla möten? 

”By failing to prepare, you are preparing to fail” sa Benjamin Franklin en gång i tiden och detta stämmer alltför väl inom de flesta områden och inte minst, gällande möten.

En möteskallelse ska vara baserad på följande:

Syfte

Ett syfte är anledningen till att träffas överhuvudtaget. Massor av möten som genomförs idag saknar syfte och borde aldrig bokats in. Kolla gärna igenom senaste månadens möten och ställ frågan för vart och ett av dem; Vad var syftet med detta möte? Kan du inte svara så skulle mötet förmodligen aldrig genomförts. 

Mål

Vad ska hända under mötet? Vad ska deltagarna ha kommit fram till när mötet är slut? Ska beslut fattas? Ska det informeras eller ska det diskuteras? 

Agenda

Vilka delar och punkter ska gås igenom för att målet ska uppnås? Det är din agenda och inget annat. 

Tydliga direktiv på vad som ska förberedas

Skicka underlag och tydlig på vad deltagarna ska förbereda och du kommer slippa ägna tid på detta på mötet. Ingen punkt med att gå igenom föregående protokoll 90% av mötestiden alltså..

Kalla rätt deltagare 

Vem ska vara med på mötet? Vilka behövs för att målet ska uppnås är det korrekta svaret!  Alla ”bänkvärmare” kan och bör göra något annat med sin tid.

Veckans tips är du i alla kallelser till alla möten från och med nu skriver med syfte, mål, agenda och vad du vill ska förberedas. Sen tänker du ett extra varv gällande vem/vilka som ska vara med på dina möten och bjuder in enbart det som ska vara med. Testa och utvärdera sedan resultatet och jag lovar att du inte kommer att ångra dig. 

En sund möteskultur kommer skapa förutsättningar för resultat i världsklass och det är ditt ansvar som mötesledare att skapa förutsättningar för ett bra möte.

Lycka till!

-Michael 

The post Effektiva möten börjar med grunden appeared first on Michael Alphov.

Vill du läsa hela artiklen och mina tips hittar du den här

Nu kör vi vidare mot en bättre möteskultur och ta gärna första steget redan idag!

The post Så vet du om du behövs på mötet appeared first on Michael Alphov.

Oavsett så är det väl så att när det kommer till hur vi fördelar och disponerar vår tid så är just en timme en trevlig och ”jämn” siffra men egentligen inte så mycket mer. Dessutom kommer den klassiska Parkinsons lag kommer in i bilden ganska snabbt. Enligt denna lag tenderar arbete att expandera och fylla den tid som är tillgänglig för dess genomförande. Med andra ord, om vi avsätter en timme för ett möte kommer mötet att ta den tiden, oavsett om vi faktiskt får mer gjort än om vi hade allokerat mindre tid…

Håller du med?

Så, vad är lösningen gällande mötestiden då tänker kanske du?

Nyckeln till framgångsrika möten att vara ytterst medveten om tiden man avsätter. Istället för att låsa sig i en standardtimme är det klokt att variera mötestiderna beroende på agendan som borde vara det som styr. Dvs. börja med att sätta mötets syfte och mål för att sen fortsätta med agendan. Därefter så kan du bestämma hur mycket tid som behövs och vilka som måste vara med. Hoppar vi tillbaka till frågan om tid så är det ju så att ibland kan en hel timme vara nödvändig och berättigad, men ofta kan vi åstadkomma samma resultat på kortare tid om vi är förberedda, fokuserade och effektiva.

Att införa kortare mötestider, som 30 eller 45 minuter, tvingar alla att maximera användningen av den tillgängliga tiden. Denna taktik främjar inte bara snabbare beslut och mer koncisa diskussioner, den ger också deltagarna möjlighet att ha korta och effektiva möten som inte drar ut på tiden i onödan. Med kortare mötestider ökar också behovet av att vara strukturerad och förbered inför alla möten för att möta upp den tydliga agendan och målet med mötet, vilket i sin tur ökar produktiviteten och främjar engagemang.

Så nästa gång du planerar ett möte fundera på om du verkligen behöver en timme och som sagt; börja med syfte, mål och agenda och tidsbehovet kommer bli mycket lättare att uppskatta. Genom att du är medveten om tiden kommer du hjälpa till att skapa en arbetsmiljö som främjar effektivitet och resultat SAMTIDIGT som alla är delaktiga genom att rätt personer sitter på rätt möte med rätt förutsättningar.

Testa att variera tiden – du har allt att vinna!

The post Maximera mötestiden – Därför är en timme inte alltid rätt! appeared first on Michael Alphov.

The post #185 Alphov & Lopez svarar appeared first on Michael Alphov.

Saker och ting kanske känns lite ovant.

Nya saker ska fixas.

Gamla rutiner ska igång igen.

Vart ska du egentligen börja?

Hur ska du börja?

Trögt eller?

Ingenting kommer känns verken lätt eller enkelt första gången men lita på processen. lita på utvecklingen. Gör det du ska göra och gör det dag efter dag och du kommer snart både märka och känna av utveckling för det går oftast snabbare än vad man tror att få ett positivt resultat.

Dock kommer INGENTING att hända om inte du tar steget.

Du vet detta redan så nu åker vi och gör en bra höstsäsong tillsammans.

Bara att hänga med på bloggen på www.michaelalphov.se, i podden Alphov & Lopez, i mina nyhetsbrev och i mina sociala kanaler för tips inom personlig effektivitet, ledarskap, teamutveckling och inte minst, effektiva möten.

-Michael

The post Nu kör vi! appeared first on Michael Alphov.