Det som ofta glöms bort är alla egna arbetsuppgifter som måste utföras, som att skriva rapporter, granska eller skapa offerter, förbereda för möten, hantera e-post, och avsätta tid för att bocka av punkter på att-göra-listan, med mera. Du är garanterat med på vilka aktiviteter jag pratar om för att höja värdet av din egen planering. 

Hur kan man då optimera användningen av kalendern?

För att underlätta planeringen kan man betrakta varje dag eller vecka som en tidsbudget, där det finns en viss mängd tid avsatt för olika aktiviteter: 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan. Denna tid kan fördelas på möten, eget planerat arbete (större uppgifter som kräver tid och fokus), ”oförutsedda händelser” (saker som inte kan planeras men måste hanteras), samt rutinuppgifter som återkommer regelbundet (attestera fakturor, svara på e-post, rapportera tid, etc.).

Problemet med att inte planera för det egna arbetet och rutinerna är att många av dessa uppgifter antingen inte blir utförda alls, utförs med bristfällig kvalitet, eller blir försenade. Det blir svårt att hålla koll på tiden och antalet oförutsedda händelser ökar betydligt på grund av bristande eller felaktig planering.

Dina vinster med att även planera din egen tid i kalendern kommer vara stora och exempelvis:

• Det blir lättare att avgöra om du kan ta på dig nya uppgifter eller inte.
• Det blir enklare att prioritera mellan befintliga åtaganden och nya förfrågningar.
• Det blir smidigare att omplanera när oväntade händelser uppstår, eftersom du kan jämföra dem med det redan schemalagda och snabbt avgöra vad som är mest brådskande och viktigt.
• Det blir enklare att be om hjälp när tiden inte räcker till.
• Det blir lättare att börja i tid med uppgifter som har en deadline lång bort,

Det finns säkert fler fördelar, men det centrala budskapet i denna text är att du behöver höja värdet på ditt eget arbete och avsätta tid även för dina egna uppgifter i kalendern, inte bara när du interagerar med andra. Ett sista viktig tips är att vara mycket specifik med rubrikerna för dina egna bokningar. Det gör det lättare att komma igång när de väl dyker upp i kalendern, och använd gärna ett verb för att ytterligare tydliggöra vad som ska göras.

Lycka till!

-Michael

The post Dags att höja värdet på ditt eget arbete? appeared first on Michael Alphov.

Varför gör vi då på detta sätt?

En stor anledning är den inneboende och dominanta drivkraften, hos de flesta, om att göra allt som de själva eller någon annan uppfattar som bråttom. Motfrågan om uppgiften verkligen måste lösas nu samt om den är viktig missas ofta. Jag skulle vilja att du istället för att dras med i ”bråttomhysterien” börjar försöka arbeta helt tvärtom! Det kan låta som en utopi och naivt och givetvis måste det finnas plats i din kalender(varje dag) för att hantera oförutsett och oplanerat arbete som kommer att dyka. Du ska givetvis göra även dessa uppgifter förutsatt att de är viktiga och inte bara bråttom av någon anledning.  Merparten av dagen borde istället gå till proaktivt arbete istället för reaktivt.

3B metoden är din räddning 

Jag vill härmed lansera 3B metoden som innebär att istället för att dras med i stress och skapandet av en kultur där allt hela tiden är bråttom så gäller det att 1) BROMSA upp och reflektera om du verkligen är på rätt väg och jobbar med rätt uppgifter. Att arbeta snabbare är inte en hållbar lösning om du inte arbetar med rätt saker. I ett högt tempo tänker vi inte alltid helt klart och logiskt så ganska ofta jobbar vi då med fel saker. När du bromsat upp och verkligen tänkt efter vart du är på väg, dvs. vilka mål du/ni ska uppnå så handlar det om att 2) BRYTA ned målet i olika delaktiviteter. Vissa ska du göra oh vissa ska säkert andra personer göra. Stora uppgifter måste alltid brytas ned för att bli hanterbara annars är risken stor att uppgiften kommer förhalas. Alla delaktiviteter som nu hamnat på dig själv måste du 3)BOKA in i din agenda. Konkret innebär det att alla uppgifter ska finnas inbokade i din kalender eller som en punkt på din att-göra lista.

Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Läs det igen. Att bromsa upp är inte att jobba långsamt. Att bromsa upp innebär att du verkligen väljer vilken väg du ska köra på och när du gör uppgiften ska det vara i det tempo som passar uppgiften. Att arbeta proaktivt innebär inte att allt reaktivt arbete försvinner och ibland är det faktiskt så att det dyker upp viktiga saker som du måste hantera nu. Merparten av din tid borde dock läggas på att verkligen jobba proaktivt med hög kvalité. På så sätt kommer även det reaktiva att minskas drastiskt för du har ju redan gjort uppgiften!

Nu kör vi!

The post Minska alla dina ”bråttom” uppgifter med 3Bmetoden appeared first on Michael Alphov.

Tänk dig följande scenario, framför dig har du en helt vanlig 10-litershink och bredvid hinken finns en hög med sand. Högen med sand får gott och väl plats i hinken. Bredvid sandhögen så ligger även fyra stora stenar som alla får plats i hinken förutsatt att den är tom dvs. inte full med sand eller något annat.

Nu gör du så här: fyll hinken med sand hela vägen till toppen. Visst är det så att det inte finns en chans att dina stenar kommer att få plats hur mycket du än försöker.

Vad är då detta jämförbart med?

Tänk att hinken är detsamma som 40 timmar dvs. en arbetsvecka. Stenarna är dina fyra absolut och kanske största arbetsuppgifter och sanden är detsamma som ”småuppgifter”, ”bråttomuppgifter”, enkla uppföljningsaktiviteter, tidrapportering fika och socialt snack med kollegor etc.

TÄNK OM du istället gjorde tvärtom när du prioriterar och planerar tid.

TÄNK OM du tar din ”tidshink” och fyller den med de viktigaste stenarna och sedan häller på sanden. Jag tror och är övertygad om att väldigt mycket sand fortsatt kommer få plats men framförallt, så kommer det att bli en stor skillnad gällande din egen prioritering och planering.

Dagens uppgift till dig är:

Vilka ”stora stenar” har du som måste planeras in under december? Vilka projekt ska vara klara? Ska budgeten slutföras? Ska du förbereda och hålla utvecklingssamtal i december? Listan kan säkert göras ganska lång så min utmaning till dig att verkligen prioritera och boka in dina ”stora stenar” som kräver fokus och koncentration i din kalender. Jag törs lova att du kommer bli förvånad om vilken skillnad det kommer innebära för att skapa ett proaktivt arbetssätt istället för att bara reagera och agera i sista minuten.

Nu kör vi!

-Michael

”Planning is bringing the future into the present so that you can do something about it now” – Alan Lakein

The post Vilka stora stenar behöver du få plats med i din planering? appeared first on Michael Alphov.

Mitt tips och dagens utmaning är att du verkligen ser över din egen planering och utgå från följande två frågor: 

#1 Gör du rätt saker?

#2 Har du koll på dina viktigaste uppgifter för dagen/veckan eller låter du omständigheter eller andra styra vad du jobbar med?

Hur ska du göra?

Rom byggdes inte på en dag. Börja, i små steg, att planera mer strukturerat, proaktivt och långsiktigt men glöm inte att ha ”luft/obokad tid” i din kalender, varje dag, för saker/uppgifter som dyker upp och akut måste lösas direkt.

Även om det är svårt att tro det (OBS, ironi) så måste allt inte lösas ”direkt” som det dyker upp hos dig. Planera istället när du ska lösa uppgiften baserat på omfattning och deadline. Med ett osunt beteende så kommer du enbart skapa en stressad situation för dig själv. OM det dyker upp akuta saker och uppgifter så ska det hanteras som akuta saker men det tar jag för givet att du har koll på redan.

Vad kommer då att hända med en bättre planering?

Med en bättre planering kommer du att snabbt få en bra utväxling, saker kommer bli gjorda i rätt tid och jag törs lova ett större lugn i arbetet och då har jag inte ens nämt den största vinsten med bättre planering.

Det kommer inte vara slumpen, inte inkorgen, inte kollegorna eller något något annat som styr utan det kommer vara du själv. Självklart måste du ta hänsyn till kollegor, chefer, inflöde etc. för att få hela verksamheten att fungera men jag är säker på att du förstår vad jag menar.

Jag är helt övertygad om att vi i stor utsträckning kan styra vår egen tid mycket mer än vad som sker idag så varför inte börja ta steget från reaktivitet till proaktivitet redan idag! 

Lycka till!

-Michael

The post Planering hjälper DIG ha kontroll appeared first on Michael Alphov.

Ursäkter och bortförklaringar finns det gott om….

• Jag gör det sen!
• Jag gör det så fort jag hinner!
• Jag gör det när det lugnat ner sig!
• Nu är inte en bra tid utan jag måste göra detta, sen detta, sen detta men sen då kommer jag göra det…

Det filosofiska i det hela är att vi alltid har lika mycket eller lika lite tid. Alla dygn är 24 timmar och det fylls på med 24 nya oavsett vad vi väljer att göra med tiden och det är bara att inse att den exakt rätta tiden förmodligen aldrig kommer att inträffa. Oavsett om det handlar om jobbet eller privatlivet så kommer du aldrig att bli klar, nå dina mål, förändra det du vill eller bli bra på det du vill om du inte börjar!

Idag, precis som alla andra dagar, är den bästa dagen att starta om du inte redan gjort det. Börja, ta ett steg i taget och skapa en framåtrörelse 

Så vad väntar du på? Kör!

-Michael

”Procrastination is the bad habit of putting of until the day after tomorrow what should have been done the day before yesterday.”   –  Napoleon Hill

The post Väntar du på att få mer tid innan du börjar? appeared first on Michael Alphov.

Många personer har tyvärr fastnat i aktivitetsfällan dvs. myten att aktivitet alltid är något bra. Missförstå mig rätt, aktivitet är bättre än passivitet men det handlar ju egentligen om produktivitet. En annan aspekt i det hela är att det som ofta framhävs som positivt på företag är personer som är aktiva och gör saker, men ofta glöms den viktiga kvalitetskontrollen bort dvs. skulle denna uppgift varit gjord överhuvudtaget?  Det kan till och med vara så att personen som fick beröm för att han/hon gjorde uppgiften inte alls var den som skulle ha gjort det, då konsekvensen kanske blev att något annat inte blev gjort.

Det första jag vill att du gör är att  tänka efter gällande de saker/uppgifter du väljer att lägga din tid på verkligen är de aktiviteter som leder dig och företaget mot målen. Eller är det kanske enbart ”aktiviteter” som bara uppfattas som bråttom? Mitt råd är att tänka efter före nästa gång och nedan finns sju tips som kommer att hjälpa dig en bit på vägen.

1. Planera dina dagar i förväg.

Låt inte slumpen, dagsformen eller någon yttre faktor styra din planering. Ha en plan. Alltid en plan.

2. Säg ja till rätt saker.

Ofta pratas det om att man måste blir bättre på att säga nej och jag tycker det är tvärtom. Bli bra på att säga ja till rätt saker så kommer resten att ge sig självt.

3. Ha koll på ditt uppdrag.

Vad är du anställd för att göra? Är du egenföretagare så är frågan densamma förutom att du är anställd av dig själv. Det handlar helt enkelt om att ställa sig frågan om hur jag kan göra verksamheten bättre och mer framgångsrik.

4. Slösa inte bort din tid.

Det räcker så. Du vet garanterat vilka dina personliga tidstjuvar är så gör om och gör rätt. Skala botr det som stör och fokusera på det som tillför.

5. Avsluta alla dagar

Stäng, ”fira” och var nöjd med allt du gjort samt planera och prioritera om allt som inte blivit gjort.

7. Håll dig till planen

Detta är oerhört viktigt även om det ”stormar” runt dig. Planen du gjorde igår var viktig igår och det är förmodligen viktig även idag. Självklart kan saker hända som leder till omprioritering, men låt inte det händelsestyrda vara normalläge.

7. Stäng av inflödet av ny information

Behöver du vara ostörd viss delar av dagen? Stäng ned Facebook, mail, Twitter etc. för att få chansen till att få saker gjorda. Sociala media kan hålla dig aktiv dagarna i ända men leder det till mer produktivitet? Svaret är att det inte är helt självklart.

Förhoppningen är att dessa tips kommer hjälpa dig att gå från enbart aktiv till att vara aktiv och produktiv. En annan bonus är att du med stor sannolikhet kommer få mer gjort på mindre tid och med mindre insats av kraft och energi.

Nu kör vi!

Michael

(Inlägget var först publicerat under 2014 men har uppdaterats med aktuell information)

The post 7 tips som tar dig från aktiv till produktiv appeared first on Michael Alphov.

[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/06/IMG_7705.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/06/IMG_7705-620×465.jpg” width=”620″ align=”center” title=”” frame=”true” icon=”image” caption=””]

[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/06/IMG_7704.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/06/IMG_7704-620×465.jpg” width=”620″ align=”center” title=”IMG_7704″ frame=”true” icon=”image” caption=””]

The post Tipsar om att avsluta dagen som ett proffs för Valmets anställda appeared first on Michael Alphov.

I ett läge som mannen i fråga har hamnat i är det svårt att själv inse hur ”illa” det egentligen är och vilka konsekvenser detta innebär. Jag pratar inte om korta beslastningstoppar med arbete och ”stress/press” som vi alla har med (o)jämna mellanrum. Detta kan de flesta hantera alldeles utmärkt och samtidigt vara produktiva. Nej, jag talar om när man blivit så stressad att man inte riktigt får något gjort samtidigt som man har en tung känsla över sig att man har så otroligt mycket att göra. När jag satt och pratade med honom kom jag att tänka på Ace Wilders bidrag till årets svenska melodifestival. Märkligt, jag vet men jag ska förklara. Hemma hos oss eller rättare sagt i bilen, spelas melodifestivalsskivan konstant då vi har en son som tycker den är fantastisk. Det innebär att jag säkert hört vissa låtar minst 100 gånger och Ace Wilders låt är en av hans favoriter. Hur kopplar jag då ihop hennes låt med stressnivån på mannen som sitter framför mig? Texten till låten går så här:

”I’m busy, busy, busy
Doing nothin’ at all
I’m stressin’ over nothing
Don’t bother to call
I’m busy, busy, busy
Doing nothin’ at all
Don’t bother to call
I’m doing nothin’ at all”

Nu säger jag inte att han inte hade mycket att göra för det hade han MEN när man hamnar i ett läge som han hade gjort händer följande: Du tappar överblicken över vad du egentligen håller på med vilket leder till att kontroll över situationen saknas. ”Allt” uppfattas som bråttom. Det är svårt att skilja på stor och smått och känslan i kroppen blir inte speciellt bra. ”Don´t bother to call” stämmer väldigt bra för i ett läge som han blir det bara ytterligare ett ok som hamnar på axlarna och trycker ned honom djupare.

Hur gick det då för honom?

Efter en stund förslog jag att vi skulle ta en kaffe och gå ut och sätta oss på en bänk i solen vilket han totalvägrade till en början. Han hade ju så otroligt mycket att göra sa han så någon paus var inte aktuellt. Till saken hör att han, denna dag, var bortkopplad från sitt vanliga arbete då han deltog i min utbildning men det hade han också missat i all stress. Till slut gick vi ut och satte oss och han började prata och förklara sin situation. Vi satt i närmare 20 min till slut och jag tror han tyckte det var skönt att få släppa ut sin frustration och när vi kom tillbaka in på hans rum så var han helt med på att verkligen göra en insats för att göra skillnad.

Vag gjorde vi då?

1. Tog en paus och reflekterade över nuläget

Steg 1 är alltid att göra en analys över vilket läge man befinner sig i. När man är uppe i ”varv” så är tunnelseende normalläge och allt som dyker upp fyller på stressnivån. Utan en paus och reflektion skulle jag påstå att det inte går att komma vidare.

2. Skapade överblick över alla hans uppgifter

Detta gjorde med hjälp av en matris sägs ha uppfunnits av den gamle amerikanske  presidenten Eisenhower och därmed också kallas ”Eisenmhowermatrisen”. Den går i korthet ut på att man ritar fyra rutor. Den lodräta axelns handlar om viktighetsgrad och vågräta om hur bråttom det är med uppgiften.

Vb I VB

vb I vB

Skriv in ALLA uppgifter som är aktuella i den ruta de passar i. Inga uppgifter är för små eller stora för att tas upp.

3. Satte begräningsar och ramar = Säg JA till rätt saker och NEJ till rätt saker

Med hjälp av matrisens överblick är det enklare för honom att prioritera och planera in alla uppgifter i kalendern eller i att-göra listan. Det handlar ytterst att fokusera rätt för att begränsa vad som egentligen behöver göras just nu eller överhuvudtaget. Vi pratade mycket om att prioritering handlar om mod att välja bort saker som han egentligen inte bör göra. Jobbigt för många men nödvändigt.

4. Han började köra med supermetoden

Han bokar och GÖR in sin, absolut, viktigaste uppgift direkt på morgonen. Detta har inneburit stora framsteg och en känsla och realitet av att får mycket gjort. Av rätt saker dessutom.

Nu ser jag ser fram emot att träffa honom igen för steg 2 i utbildningen om ett par veckor och jag är övertygad om att han tagit ytterligare steg till att ha kontroll över sitt arbete och liv.

Har du hamnat i ett läge där du är ”busy med Doing nothin’ at all” börja med att ta en paus, stoppa och reflektera över vad du håller på med för att sedan välja vad du verkligen ska hålla på med.

Ha en skön fredag och tveka inte att höra av dig med egna erfarenheter eller frågor.

// Michael

The post Busy doing nothin´ at all… appeared first on Michael Alphov.

[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/03/Ingemar-stenmark.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/03/Ingemar-stenmark-195×134.jpg” width=”195″ align=”right” title=”ingemar-stenmak-vinnare” frame=”true” icon=”image”]”Jag vet ingenting om tur, bara att ju mer jag tränar desto mer tur har jag” är ett klassiskt citat av den fantastiske Ingemar Stenmark. Visst har du, precis som de flesta andra någon gång, gått och tänkt på att ”alla runtomkring” alltid har en sådan tur här i livet!?  Kollegor, grannar eller släktingar får alltid de bästa jobben, de bästa resultaten, de är alltid bäst på tennis, de kan alltid mer språk an du själv etc.

Ingemar Stenmark var och ju en av de bästa idrottsmän Sverige någonsin skådat men hur mycket tur hade han egentligen? Meritlistan innehåller imponerande två OS-guld, fem VM-guld och 86 världscupsegrar i disciplinerna slalom och storslalom och det vinner man inte på tur. Jag känner inte, tyvärr, Stenmark men bryter man ner vad man behöver göra för ge sig själv chansen till att ha mer tur här i livet så är följande delar viktiga:

Ett tydligt mål med vad de vill uppnå

Drömma är otroligt viktigt för motivationen. Om du sen tar din dröm och gör den mer konkret och tydlig så har du lagt den första pusselbiten som behövs för att lyckas. Det behöver inte handla om att bli bästa i världen i slalom eller storslalom. Det kan lika väl vara att utveckla dig själv till att bli den bästa säljaren på företaget, du vill bli en ännu bättre ledare, du ska bli den bästa sjuksköterskan, du ska vara den bästa maken/makan etc. Vad är då den bästa och kan man alltid vara den bästa? Den enda prestation som du kan påverka är din egen men om du hela tiden utvecklar din egen förmåga och kunskap så kommer din prestation att öka. Befinner du dig sen i ett ”tävlingssammanhang” ökar ju sannolikheten att din prestation kommer vara bättre än dina med-/mottävlare om du är förberedd.

Fokus och hängivenhet

Ett mål räcker långt men inte hela vägen. I januari är många gym överfulla med personer som har bestämt sig för att verkligen komma i form. I februari är det väsentligt glesare för att i mars vara tillbaka på normal beläggningsnivå. Svaret på varför det är på detta sätt år efter år är att de personer som började träna i januari och slutade träna i mars inte hade den uthållighet och hängivenhet som krävdes för att skapa en bestående vana. Det kan finnas mängder av olika anledningar till det men kontentan blir dock att de som verkligen gör det de bestämt sig för att göra är oftast de personer som ”lyckas” över tid. Många idrottsmän som lyckas är oerhört fokuserade och hängivna sin dröm och sina mål vilket innebär att de väljer att göra vissa saker på bekostnad av annat.  Stenhårda prioriteringar, träning och åter träning samt en stor medvetenhet om vilka konsekvenser och följder dessa val innebär är en förutsättning för att lyckas.

Ha roligt på vägen

För att du ska orka driva på dig själv varje dag så är en nyckelkomponent att du verkligen brinner för det du väljer att göra. Du behöver inte tycka att varje del i resan mot att ”skapa mera tur i livet” är det roligaste du gjort men utan glädje och passion till ditt yrke eller vad du nu väljer att försöka utveckla så är det inte säkert att du kommer orka eller vilja att ta det hela vägen in i mål.

Just Do It

Hjärnan är alltid snabbare än utförandet. Du vet vad du ska och bör göra och i vilken ordning. Du är hängiven din dröm och ditt mål. Du älskar det du gör. Allt detta kommer inte spela någon större roll om du inte följer Nikes briljanta slogan: Just Do It!

Lycka till med att skapa mer tur i livet.

Nu kör vi!

// Michael

The post Vad gör du för att få mer tur i jobbet och livet? appeared first on Michael Alphov.

Här kommer Hasse Simonsson fem tips:

 ”Gör rätt saker, i rätt ordning, under lång tid, i rätt miljö och med rätt folk” 

Enkelt och framgångsrikt och har man vunnit franska öppna i tennis måste man anses som framgångsrik inom sitt område.

The post ”Gör rätt saker, i rätt ordning, under lång tid, i rätt miljö och med rätt folk” appeared first on Michael Alphov.