Tänk så här: istället för att bara skriva ”offert” i kalendern, skriv ”Skriv offert till företaget X om projekt Y.” Genom att tydligt formulera vad du ska göra och för vem, undviker du onödig ställtid när du väl ska ta tag i uppgiften.

Om vi är ärliga – hur ofta har du tittat på en notering som bara säger ”offert” och undrat vad du egentligen menade? Det blir extra tydligt när det gått några veckor mellan planering och utförande. Att vara vag i sin planering gör att du måste lägga tid på att tänka om varje gång, vilket både drar ner tempot och slösar energi.

För att ge ett konkret exempel från min egen att göra-lista, så börjar mina uppgifter för dagen med tydliga verb:

• Ring kund X om projekt x

• Skriv offert till företag x

• Ändra material för utbildning x

• Regga nya deltagare på senaste utbildningen i CRM-systemet

• Följ upp leverans med partner X

Samma sak gäller min kalender. Här hittar jag exempel som ”Packa material till utbildningen för team x,” eller ”Förbered möte med företag x (anteckningar finns i mapp X).” Många av de här sakerna planerade jag in veckor eller till och med månader i förväg, och ärligt talat hade jag glömt bort några av dem. Men tack vare tydliga rubriker vet jag direkt vad som ska göras och kan sätta igång utan att tveka.

Summeringen? Att vara specifik i din planering gör din kalender och att-göra-lista till ett tydligt stöd istället för en mental belastning. Du sparar tid, minskar ställtid och ökar chansen att du verkligen får saker gjorda. Det är ett enkelt men effektivt sätt att göra skillnad.

Veckans uppmaning: Hur ser din att-göra-lista ut idag? Kan du förbättra dina rubriker och bli ännu mer effektiva? 

The post Verb gör en enorm skillnad för din planering appeared first on Michael Alphov.

Bra vanor skapar enorma vinster. Det är konstaterat och vanor, både bra och dåliga, frigör hjärnans resurser som annars skulle gå åt till att fatta små beslut. Med rätt rutiner på plats kan du automatisera vissa delar av ditt liv och därmed underlätta för dig själv på alla fronter vilket alltid är bra.

Kommer det att vara lätt? Nej. Kommer det att vara värt det? Utan tvekan.

Här är några exempel på viktiga vanor och rutiner att jobba in om du inte redan har dem på palts och då pratar vi inte ens om jobbrutiner utan:

En stark morgonrutin

Du behöver inte gå upp 04:30 för att meditera, jaga björn, springa 12 mil eller läsa tre managementböcker (om du inte vill så klart), MEN du kan reflektera över vad du kan göra för att förenkla din morgon.

Några kontrollfrågor att ställa till dig själv är:

– När behöver du gå upp för att morgonen ska flyta smidigt?

– Vilka morgonuppgifter kan flyttas till kvällsrutinen?

En stabil kvällsrutin

Hur kan du förbereda både dig själv och nästa dag på bästa sätt? Några frågor som hjälper dig att skapa en vinnande kvällsrutin är:

– När bör du gå och lägga dig för att få tillräckligt med sömn?

– Vilka saker kan du förbereda på kvällen för att minska stress på morgonen?

Exempel på bra vanor:

– Lägg fram kläder till nästa dag.

– Preppa frukosten så långt det går.

– Packa väskor: jobbsaker, träningskläder, lunchlåda.

En hållbar rutin för träning och hälsa

Vad är ditt träningsmål? Varför vill du röra på dig? Diskutera det med dig själv men även med din familj och skapa en plan. Om ni tränar tillsammans eller med en kompis ökar sannolikheten att ni faktiskt genomför det!

Effektiva matlagningsrutiner

Att laga mat ska inte vara en stressfaktor. Mat och att laga mat är magiskt! Tipset är att skapa en lista med 30 maträtter som grund och planera veckans menyer efter dem. För utveckling lägger till en ny rätt varje vecka har ni en ständigt växande repertoar av maträtter.

…eller så skapar du en prompt i Chat-GPT som tar fram en ny veckomeny baserat på dina/era önskemål om mat, råvaror, olika ”kök”  och favoritkockar. Jag testar detta för fullt och det ser verkligen lovande ut!

Vanor tar tid att etablera, men det är alltid värt det. Långsiktig uthållighet hjälper dig ”automatisera” delar av livet så du kan fokusera på och frigöra tid till det som verkligen gör skillnad i ditt liv!

Vilka vanor behöver du sätta på plats?

– Michael

The post Framgången sitter i dina dagliga vanor appeared first on Michael Alphov.

The post 10 bra saker att göra innan du tar semester appeared first on Michael Alphov.

Många frågor nu men detta är viktigt på riktigt om du ska ha kontroll och vara produktiv.

Vilken strategi passar Dig och din planering?

Är du på jobbet tidigt? Eller jobbar du sent på kvällen på grund av att du börjar senare för att du, exempelvis lämnar på skola eller dagis?

Oavsett din unika situation, är det viktigt att verkligen fundera över när du ska genomföra dina olika uppgifter. Som du redan vet, kräver olika uppgifter olika insats av dig. Vissa kräver ditt fulla fokus och uppmärksamhet och att bli avbruten är verkligen inte bra och kräver en lång uppstart efter avbrottet. I andra sidan av spektrat finns uppgifter som inte kräver samma fokus, men som ändå är viktiga för att driva saker framåt. Till exempel, att hantera din inkorg genom att fatta beslut om nästa åtgärd, eller att jobba igenom administrativa rutinuppgifter som går på ”autopilot” men som måste göras. Personligen gillar jag att göra denna typ av uppgifter de tider jag vet att jag kommer vara ”tröttare” och inte lika fokuserad. Allt för att kunna vara så bra och skärpt som möjligt när jag gör de saker som kräver att jag är just extra skärpt och fokuserad.

Undvik frestelsen att falla för luckor i din kalender

Ibland, läs ofta, går vi alla i fällan att boka in saker och uppgifter där det finns en lucka i kalendern. Nej, jag är inte förvirrad, jag förstår att en kalender är till för att man ska boka in saker där det inte finns bokningar men det jag menar att du ska vända på det hela och istället ska du strukturera din tid genom att boka in dina prioriterade uppgifter, som kräver kraft och energi, på de tider där det är störst sannolikhet att du faktiskt genomför det du planerat. Du ska vara den som styr, inte något annat. På de tider under en arbetsdag som du vet att energin är lägre, planerar du istället in ”lätta och enkla” uppgifter. Uppgifter som också inte är lika känsliga för ett avbrott då ”ställtiden” är mycket kortare än på de uppgifter som verkligen kräver fullt fokus.

Genom att tänka så här kommer du att uppleva en stor skillnad från dag ett. Du kommer ha bättre kontroll och verkligen ha kraften som behövs för att även göra de svåra och utmanande uppgifterna som driver dig framåt mot dina mål.

Veckans utmaning: se över din egen planering och fundera över vilka tider som är din ”prime time”. När det väl är gjort ser du till att fylla de tiderna med dina viktigaste och mest fokuskrävande uppgifter.

Testa, du har som alltid allt att vinna och vill du ha skillnad måste du göra skillnad.

– Michael

The post Rätt uppgift vid rätt tillfälle ökar din produktivitet appeared first on Michael Alphov.

Det som ofta glöms bort är alla egna arbetsuppgifter som måste utföras, som att skriva rapporter, granska eller skapa offerter, förbereda för möten, hantera e-post, och avsätta tid för att bocka av punkter på att-göra-listan, med mera. Du är garanterat med på vilka aktiviteter jag pratar om för att höja värdet av din egen planering. 

Hur kan man då optimera användningen av kalendern?

För att underlätta planeringen kan man betrakta varje dag eller vecka som en tidsbudget, där det finns en viss mängd tid avsatt för olika aktiviteter: 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan. Denna tid kan fördelas på möten, eget planerat arbete (större uppgifter som kräver tid och fokus), ”oförutsedda händelser” (saker som inte kan planeras men måste hanteras), samt rutinuppgifter som återkommer regelbundet (attestera fakturor, svara på e-post, rapportera tid, etc.).

Problemet med att inte planera för det egna arbetet och rutinerna är att många av dessa uppgifter antingen inte blir utförda alls, utförs med bristfällig kvalitet, eller blir försenade. Det blir svårt att hålla koll på tiden och antalet oförutsedda händelser ökar betydligt på grund av bristande eller felaktig planering.

Dina vinster med att även planera din egen tid i kalendern kommer vara stora och exempelvis:

• Det blir lättare att avgöra om du kan ta på dig nya uppgifter eller inte.
• Det blir enklare att prioritera mellan befintliga åtaganden och nya förfrågningar.
• Det blir smidigare att omplanera när oväntade händelser uppstår, eftersom du kan jämföra dem med det redan schemalagda och snabbt avgöra vad som är mest brådskande och viktigt.
• Det blir enklare att be om hjälp när tiden inte räcker till.
• Det blir lättare att börja i tid med uppgifter som har en deadline lång bort,

Det finns säkert fler fördelar, men det centrala budskapet i denna text är att du behöver höja värdet på ditt eget arbete och avsätta tid även för dina egna uppgifter i kalendern, inte bara när du interagerar med andra. Ett sista viktig tips är att vara mycket specifik med rubrikerna för dina egna bokningar. Det gör det lättare att komma igång när de väl dyker upp i kalendern, och använd gärna ett verb för att ytterligare tydliggöra vad som ska göras.

Lycka till!

-Michael

The post Dags att höja värdet på ditt eget arbete? appeared first on Michael Alphov.

Det jag pratar om är givetvis den viktiga insikten och förmågan av att planera sin dag för att skapa förutsättningar för att det ska bli som man vill och önskar. Att ha vissa rutiner på plats som underlättar och förenklar.

ALLT kan och ska givetvis inte planeras och förberedas för det finns ju något som kallas livet också. Saker händer och saker man planerat för blir inte av. Saker kan ta en annan riktning än planerat men oavsett detta så vill jag påstå att är fullt möjligt att vara mer strukturerad och proaktiv än vad de flesta är.

Hur ser det ut idag?

Det finns säkert flera av er som läser dessa rader som är helt fantastiska på att planera och har massor av bra rutiner på plats redan till er som inte alls planerar och mellan dessa båda motpoler befinner sig förmodligen de allra flesta. Brist på planering innebär att de mest dråpliga och dåliga situationer kan uppstå och jag har fått massor av historier berättade för mig genom åren som personer som åkt till kontoret på morgonen fast de skulle ha åkt någon annanstans för ett möte eller dylikt. Eller den stressade chefen som parkerade bilen utanför kontoret och insåg att barnen, som skulle lämnats på förskolan, fortfarande sitter i baksätet…

Varför åkte chefen till fel ställe? Hade det med planering att göra? Svaret är ja då stress, ofta, är en konsekvens av bristfällig planering. Du håller säkert med om att om du väljer att inte lägga tid på att planera så leder det ofta till ett stressat beteende, som för chefen som glömde sina barn. Stress leder, ofta, i sin tur till ännu mer stress och dåliga beslut eller konsekvenser. Som för chefen. Dessutom ”tvingar” du andra bli stressade på grund av din brist på planering och proaktivitet. Saker som att du kanske måste ringa din respektive för att hämta upp barnen och köra dem till förskolan för du hinner så klart inte. Precis detta hände för chefen. Eller så måste du ”alltid” boka in ett ”snabbt” möte med någon för att stämma av något pga. av att du missat att göra det du ska göra. Som sagt, bristen av planering och bra dagliga rutiner får väldigt ofta konsekvenser för dig och för andra.

Tänk om du istället gjorde så här!

Det intressanta är att det mesta går att förbereda i förväg både gällande privatlivet och arbetslivet. Du kan exempelvis:

• Du kan ta fram kläderna du ha på dig i morgon kvällen innan, samma gäller med barnens kläder och skolväska.
• Du kan göra en matsedel för hela veckan för att slippa bli stressad över vad ni ska äta.
• Du kan packa träningsväskan kvällen innan eller för veckan om du har olika pass.
• Du kan duka för frukosten kvällen innan så det är bara att ta fram maten på morgonen.
• Du kan packa din jobbväska dagen/kvällen innan och ställa den i hallen.
• Du kan hälla upp hundmaten kvällen innan så den är bara att ge till hunden på morgonen.
• Du kan se till att dina nycklar ligger på rätt plats så du hittar dem imorgon. 
• Du kan se till att bilen är laddad/tankad om du ska ut och köra på morgonen.
• Du kan ta med allt du behöver hem idag om du ska du på ett möte utanför kontoret det första i morgon bitti.

Pratar vi konkret planering så både tror och hoppas jag att du har en planering för veckan baserad på dina viktiga mål och prioriterade aktiviteter som en grund. Dessutom kan du avsluta varje arbetsdag med tio minuters summering och planering för morgondagen. Justera, prioritera och planera om baserat på ditt nuläge. Snacka om att ta makten över sin egen tid.

Du ser det finns massor av saker du kan göra för att vara bättre förberedd och mindre stressad. Det viktiga är att du skapar de rutiner som ger dig chansen att vara förberedd för att du verkligen ska kunna följa din plan så mycket som det bara går. Det går inte alltid men det går väldigt ofta.

Vart börjar du? Vilka rutiner ska du få på plats?

Nu kör vi!

-Michael

The post Är du förberedd? appeared first on Michael Alphov.

Det som är mest tråkigt är att dessa personer oftast inte är medvetna om hur deras beteende påverkar dem själva och andra. Ännu mer tråkigt är att det finns de som är medvetna men ändå fortsätter agera på detta sätt…..

Efter ett av dessa möten kom jag att tänka på en bild jag tog på en skylt som som satt i en rabatt i Sunne för ett par år sedan. Tycker den sammanfattar allt ovan på ett väldigt bra sätt. Om du känner att något av det jag beskriver passar in på dig själv eller din organisation, finns det bara en sak att göra – dra i nödbromsen och stanna innan ni springer för långt åt fel håll.

Gör istället så här!

För att göra 2024, och alla andra år givetvis, så bra som du vill och önskar och för att uppnå de mål du satte för året, är det viktigt att vara säker på att du och dina kollegor springer på rätt väg. Prioritera stenhårt enligt viktigt vs. bråttom modellen som innebär att du alltid ställer följande kontrollfråga när något ska beslutas: ”är det viktigt?” Rimlig fråga men hur ska man veta om det är viktigt då? Jo, uppgiften/beslutet ska ta dig/er närmare något av de mål som satts upp. Nästa del av kontrollfrågan är ”när ska det vara klart?”. Allt varken ska eller måste göras nu utan planera istället in när det det ska göras.

Så till sist, se till att du är på rätt väg och väl där kan du springa så mycket du kan, vill, ska och orkar för att göra 2024 till ett härligt år.  Får du dessutom med dina kollegor och ditt team på samma väg kommer året bli magiskt!

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post Är du på rätt väg och springer? appeared first on Michael Alphov.

Är det för att vi alltid vill ställa upp? Vara till lags? Vara en bra kollega? Vara en bra lagspelare? Givetvis ska vi ställa upp för varandra och vara både bra kollegor och lagspelare MEN är vi verkligen det om vi tackar jag till alla som ”rycker i oss”? För att addera fakta till diskussionen så gjorde organisationen Svenska Möten en undersökning för ett par år sedan där ett av resultaten var att tjänstemän i Sverige upplevde att de spenderade hela 2,5 veckor per år i felaktiga möten till en kostnad av 75 miljarder svenska kronor.

En annan aspeket i det hela är att om du tackar ja till ett möte och väljer att inte förbereda dig, är du en bra lagspelare då? Kommer mötet att bli bra? Både du och jag vet svaret men ändå är det precis detta som händer dag ut och dag in på många arbetsplatser.

Det är hög tid att boka fler möten med dig själv 

Kalendern ska, enligt mig, vara en plats där dina möten samsas med dina egna (större) arbetsuppgifter. När du ska göra saker som kräver fokus och koncentration är en bokning i kalendern rätt väg att gå så avsätt tid i kalendern när du faktiskt även har möjlighet att följa vad du planerat. Alltför ofta ”kastas” bokningar in i kalendern där det finns en lucka och redan när man gör bokningen vet man innerst inne att det inte kommer att hålla. Tänk smart, tänk systematiskt och  ge dig själv chansen att följa din plan genom en smart planering med hänsyn tagen till just ditt arbete. Du, om någon, har bäst koll på hur just din situation är.

Vill du ha en oerhört bra ”tumregel” att arbeta efter är att ett möte = tre bokningar i din kalender.

Bokning 1= din tid för att förbereda dig

Bokning 2= själva mötet

Bokning 3= din tid för att summera och planera nästa steg gällande vad som diskuterats

Vinsterna kommer bli omedelbara om du planerar in egen tid

Om du nu ger dig själv chansen att följa och arbeta efter DIN planering och göra det du planerat att göra kommer vinsterna bli omedelbara. Du kommer vara bättre förberedd inför alla möten, du kommer driva ditt arbete framåt istället för att det blir surdegar, du kommer arbeta med dina VIKTIGA saker och inte bara hamna i ”brandsläckning” men framförallt, du kommer höja värdet på ditt eget arbete vilket du både förtjänar och tjänar på!

Lycka till!

-Michael

The post Är dagens viktigaste möte det du har med dig sig själv? appeared first on Michael Alphov.

Hur är det för dig – Har du tillräckligt med tid? 

Ställ frågan ”har du tillräckligt med tid” till 100 personer i din närhet och jag tror att du kommer att få många nej som svar. ”Varför är det så” borde den rimliga följdfrågan vara och svaren kommer nog inte skilja sig så speciellt mycket åt. De flesta kommer nog svara att de inte vet varför de har för lite tid och det är precis min reflektion också efter ha diskuterat ”tidsfrågan” med människor de senaste femton åren under mina utbildningar.

Jag vill påstå att det allra flesta är (o)lyckligt ovetande om hur de använder sin tid

Hur håller du koll har du på hur du använder din tid? Tidsinventerar du? Gör du en tidsbudget på samma sätt om du gör en ekonomiskt kalkyl över dina inkomster och utgifter eller låter du bara saker hända? Nuläget för alldeles för många är att de slösar bort sin tid på saker och uppgifter som inte är viktiga med följden att de blir besvikna över att de inte hann med att göra de det egentligen ville göra. Ganska dumt om du frågar mig..

Ska vi ska vara riktigt ärliga, och det ska vi: om du som anser dig ha för lite tid, så behöver du rannsaka dig själva och se över hur du disponerar din tid och två bra steg att börja med är:

Tips 1: Tidsinventering och tidsbudgetering

Att göra en tidsinventering, dvs. hur du använder din tid idag kan vara mycket användbart för att hjälpa till att identifiera områden där du använder tiden ineffektivt och ge möjlighet att göra förändringar.  OM du känner att du inte spenderar din tid på rätt sätt är mitt förslag att du kartlägger och dokumenterar din tid under minst två veckor såväl på jobbet som hemma. Vad lägger du tid på under arbetsdag och vad anser du dig ha för lite tid till under en arbetsdag? Gällande fritiden så gör du samma sak. Vad av det du lägger tid på privat tillför värde och GLÄDJE och vad är slöseri? Detta kommer ge dig en mycket bra bild över ditt nuläge och göra steg 2 nedan mycket enklare.

Tips 2: ”Tid är inget man får utan något man tar”

Detta är en klok insikt och kan låta oerhört drastiskt.  Det som menas är att vara proaktiv och medveten om hur du investerar din tid och sedan aktivt fatta beslut om hur man ska använda sin egen tid. Allt för att du framöver ska kunna justera till att fokusera på aktiviteter som verkligen ger värde och glädje. Dessa kan givetvis vara både uppgifter och aktiviteter som du gör själv men självklart även möten och samarbete med andra.

Analysera, justera och testa dig fram. Du har allt att vinna!

Nu kör vi!

-Michael

The post Har du tillräckligt med tid? appeared first on Michael Alphov.

För många är kontrollen över tiden en stor utmaning att brottas med dag efter dag. Vecka efter vecka. Månad efter månad. Ja, ni fattar läget tror jag.

Vad är då problemet? Vad är det som gör att ”man” inte får ihop det?

Jag har märkt att det oftast inte alls handlar om brist på tid utan snarare bristande respekt mot den tid man har till förfogande. Jag menar hur många av oss har inte ”slösat” bort minuter, timmar och till sist dagar på att göra fel saker? Att, exempelvis, fastna framför telefonen scrollandes flöden i sociala media som bara matar oss med något nytt vi vill se? Grejen är att det alltid blir på bekostnad av något annat. Något som, ibland men inte alltid, vore ett bättre alternativ att lägga tiden på. Något som kanske gör att du kommer framåt istället för att stå och stampa på samma ställe men nu även med ett dåligt samvete för att du inte gjort vad du borde. Ingen bra känsla alls….

Så vad ska man då göra?

Ha koll på dina prioriteringar är det enkla svaret och hur har man det? Jo, genom att ha koll på sitt uppdrag och sina egen mål. Att helt enkelt veta vad som förväntas ske och vart man är på väg. Då kan man göra rätt val och då kan man sedan planera på ett smart sätt gällande alla uppgifter som är prioriterade.

Det är att respektera sin egen tid.

The post Respekterar du din egen tid? appeared first on Michael Alphov.