Det är inte brist på kompetens. Det är inte ens brist på tid. Det är brist på en vana. För sanningen är enkel: att leverera i tid handlar sällan om sista timmen. Att lura sig själv ”att jag jobbar bäst under press” utan det  handlar om starten.

Jag möter många som vill bli mer effektiva, mer strukturerade och mer “på bollen” men de flesta fokuserar på fel saker. De tänker att de ska bli snabbare, mer disciplinerade, hitta ett bättre system eller en ny app men om du snabbt vill göra skillnad för dig själv och för andra gäller det att jobba in vanan att börja tidigare än du tror med uppgifter. När du gör det händer något intressant. Du får marginaler. Du minskar stressen. Du slipper paniklösningar. Du bygger förtroende och du kommer leverera bättre.

Det är bara att vända på det hela – vad uppskattar du? Är det inte härligt med personer som alltid levererar i tid? Eller ännu bättre före deadline? Det signalerar kontroll. Det signalerar ansvar. Det signalerar respekt för andras tid. Vore det inte skönt att vara en ”sådan” person?

Vet du vad det bästa är?

Det är inte speciellt svårt, det krävs ingen startsträcka men det krävs att du börjar. Att du ändrar ditt beteende, att du tränar så det övergår till att bli en vana. Så du, varje gång du får en uppgift från och med nu, ställ dig inte frågan “när måste detta vara klart?” Ställ istället frågan: “när behöver jag börja för att kunna leverera i god tid?”

Den lilla justeringen förändrar allt.

The post Att leverera i tid är ett medvetet val appeared first on Michael Alphov.

Du öppnar ett mail. Stänger det. Öppnar igen och så fortsätter det dag ut och dag in… Tror du att du jobbar?
Sanningen är att du börjar om varje gång utan att ta dig en millimeter framåt. Det här beteendet är ett av de största tidsslöserierna i din arbetsdag och det sker hela tiden utan att du ens förmodligen tänker på det.
I Veckans avsnittet får du metoden som direkt förändrar hur du jobbar: OHIO – Only Handle It Once

Du lär dig:
– Varför “jag tar det sen” förstör din effektivitet
– Hur du slutar skapa mentala att-göra-listor i inkorgen
– Ett konkret beslutsfilter som sparar timmar varje vecka

Det här är ingen stor förändring men effekten den är gigantisk

Trevligt lyssnande!
–Michael

Ps. avsnittet finns överallt där poddar finns som exempelvis, Spotify

The post #46 OHIO-Metoden är briljant appeared first on Michael Alphov.

Känner du igen dig i en arbetsdag där det plingar, pingar och bokas möten ”hela” tiden? Det är mailtrådar som aldrig tar slut. Chattar som avbryter och möten som kanske inte ens behövdes!?

Resultatet? Du tappar fokus och dagen blir mer reaktiv än du tänkt dig.

I veckans avsnitt pratar jag om hur du väljer rätt kanal vid rätt tillfälle och samtidigt minskar avbrotten i din arbetsdag.

Du får konkreta svar på:

När mail faktiskt är det bästa valet

När chatten sparar tid och när det förstör fokus

När ett möte verkligen är värt tiden

Hur du skapar mer struktur i din kommunikation

Dessutom får du tipset gå ronden med din kommunikation!

Vad som menas med det? Lyssna på avsnittet är en bra start och du hittar det, exempelvis på Spotify

The post Rätt kanal – Bättre kommunikation appeared first on Michael Alphov.

Plötsligt dyker det upp skolavslutningar, långhelger, midsommarplaner och “vi tar det innan semestern”-möten. Veckor försvinner. Tempot ökar och du står där i juni och undrar vad som egentligen hände…

Ska jag var helt ärlig så känns som jag skrivit denna text 15 gånger tidigare och det är säkert sant. Problemet är dock det fortsatt är samma problem för många som jag beskriver ovan. Många vill ”skylla på” att de har för mycket att göra men det är sällan det riktiga problemet. Det är att du inte bestämt vad som är viktigast nu, framåt och i detta fall, i Q2.

Vill du ge dig själv chansen till ett bra Q2 med kontroll och fokus är det smart att göra dessa tre saker:

1. Bestäm vad som MÅSTE bli klart i Q2 Svaret är inte ”allt” och inte heller det som “vore bra” utan bestäm vilka 2–3 saker avgör om ditt Q2 blir framgångsrikt. När du är tydlig här blir det också tydligt vad du ska säga nej till.

2. Planera baklänges från midsommar Q2 är kortare än du tror. Tänk inte vecka för vecka utan tänk slutdatum först. Vad ska vara klart innan midsommar och när måste du börja? Boka in tiden för det viktiga direkt, annars kommer något annat ta den. Fokus och planering är två fina ord att använda sig av.

3. Bygg in marginal som fungerar på riktigt Perfekt planering spricker i ett kvartal som detta. Det spricker nästan alltid, i och för sig, för det kommer att dyka upp saker. Det gör det alltid. Skillnaden är om du har ”tagit höjd” för det eller inte och det jag pratar om är att ha luft i kalendern och inte packa den 100% full. Luft gör att det är enklare att både prioritera och planera om på ett bra sätt.

Gör så här: Sätt dig redan idag och definiera dina tre viktigaste resultat du vill uppnå, ja resultat, innan midsommar. Boka in tid för dem i kalendern och skydda den tiden stenhårt.

…Eller: Titta på din nuvarande planering och fråga dig själv, om allt detta blir gjort, leder det faktiskt till rätt resultat? Om inte, justera direkt enligt ovan.

…Eller så är det en kombination av ovan som behövs. Valet och beslutet är ditt.

Gör det du behöver göra och för de som lyckas i Q2 är inte de som gör mest. Det är de som gör rätt saker trots att tempot ökar runt omkring.

The post Tre beslut som avgör om ditt Q2 blir stressigt eller starkt appeared first on Michael Alphov.

Det är en kommentar många chefer någon gång fått höra med både förvåning och frustation som följd.

I veckans avsnitt svarar jag på en lyssnarfråga från Jerker som upplever detta klassiska ledarskapsdilemma:
Hur skapar man, som chef, engagemang och delaktighet i ett team utan att människor tror att alla beslut ska tas demokratiskt?
Eller en ännu större utmaning när ”alla” ofta tror de ska få som de vill hela tiden.

I avsnittet får du och Jerker konkreta tips för hur du:
1. Skapar tydlighet kring beslut som ska fattas gemensamt
2. Involverar teamet på rätt sätt utan att skapa irritation
3. Undviker frustration när alla inte får som de vill

Kort sagt: här kommer tipsen för hur du kombinerar delaktighet och ledarskap med fokus på utveckling och framdrift.

Podden finns som alltid där poddar finns som, exempelvis Spotify https://lnkd.in/ey3B8Yxw

Trevligt lyssnande!

The post #44 Delaktighet är inte demokrati appeared first on Michael Alphov.

Vi lever i en kultur där arbetade timmar ibland hyllas på fel grunder. Missförstå mig rätt, ska du bli riktigt bra på något krävs hårt arbete men det jag pratar om här är något annat. Det är när högt tempo, en full kalender och ständig tillgänglighet ses som något enbart positivt.

Forskningen är tydlig: utan återhämtning sjunker både prestation och motivation. Samma princip gäller för en elitidrottare som för dig i arbetslivet och studier från Stanford visar att produktiviteten per timme minskar kraftigt när vi jobbar mer än 50 timmar i veckan. Efter 55 timmar är den i princip obefintlig men ändå fortsätter många att trycka på.

Det paradoxala är att de som presterar bäst över tid inte bara jobbar hårt. De är också bäst på att återhämta sig och de prioriterar vila.

Work-life balance handlar inte om en perfekt uppdelning av timmar per dag, utan om rytm över tid. Perioder av fokus och prestation, följt av perioder av återhämtning. Precis som träning. Du blir inte stark under passet utan du blir stark i vilan efter och samma sak gäller jobbet.

När du är ledig på riktigt får din hjärna bearbeta och sortera. Kreativiteten ökar, stressen minskar och din energi byggs upp igen så vilan är inte ett avbrott från jobbet utan en investering i din nästa prestation. Hur din ”balans” ska vara vet du garanterat bäst själv men att jobba hårt och pusha för att utvecklas kräver också att du ibland vågar stänga av. Annars är det inte hållbart och definitivt inte produktivt över tid.

Nu gör vi oss en bra vecka.

– Michael

The post Ledighet är avgörande för din prestation appeared first on Michael Alphov.

Vi människor gillar trygghet, rutiner och att känna kontroll men problemet är att utveckling sällan sker där.

I veckans avsnitt pratar jag om vad som faktiskt händer när vi lämnar komfortzonen och varför obehag ofta är ett tecken på att vi är på rätt väg.

Du får lära dig:

varför hjärnan reagerar med osäkerhet när vi testar något nytt

vad forskningen säger om prestation och utveckling

skillnaden mellan komfortzonen, rädslans zon och lärandezonen

tre enkla sätt att börja utmana dig själv redan denna vecka

Summeringen är att de flesta saker som förändrar livet börjar med att något känns lite obekvämt. Det är ok. Det är normalt att känna så men ändå ha modet att fortsätta.

Podden finns som alltid där poddat finns som exempelvis Spotify och Apple Podcaster 

Lyssna och ta ett steg utanför komfortzonen redan idag!

The post #43 Utveckling sker utanför konfortzonen appeared first on Michael Alphov.

Sverige har historiskt varit starka i det defensiva spelet. Strukturerade. Kompakta. Svåra att bryta ner. Men under en period (läs senaste åren) tappade man det i jakten på att utvecklas och bli något annat.

Vad gjorde Potter då? (min tolkning givetvis då jag inte känner honom) Jo, han gjorde något många ledare missar: han pausade, analyserade och byggde från det som redan fungerade.Vad är Sverige bra på? Vilka spelare har vi? Hur maximerar vi våra styrkor? Hur spelar de i sina respektive klubblag? Han vågade börja om.

Resultatet? Ett lag som såg tryggt, tydligt och samspelt ut.

Det här går rakt in i IMGD-modellen som beskriver hur team utvecklas över tid. (Den metod jag använder i alla mina utbildningar för att utveckla team).

Många team vill direkt till fas 4 där effektivitet, flyt, tydlighet och både stora prestationer och resultat finns men verkligheten är att du måste passera grunderna först. I modellen handlar fas 1–2 handlar om att skapa tillhörighet, ett tydligt varför, en ”vi-känsla”. struktur, roller och tydlighet. Utan det? Ingen stabil prestation.

Det vi såg i matchen var ett lag som återgick till just detta:

Tydliga roller

Gemensamt arbetssätt

Disciplin i det enkla

Lojalitet mot varandra

Det är först när det sitter som du kan börja “krydda” med kreativitet och individuell skicklighet. Utmaningen är att organisationer gör samma misstag som lag i motgång vilket är att de försöker lösa problem genom att lägga till mer istället för att förstärka det som redan borde fungera. Men sanningen är enkel: Du kan inte bygga utan en stabil grund och de bästa teamen gör inte allt. De gör rätt konsekvent och tillsammans.

Matchen mot Ukraina var bara en match med ledarskapet bakom är en påminnelse till oss alla. Ibland är det mest progressiva du kan göra att börja om.

Bra Graham Potter.

The post Därför vinner lag som vågar börja om appeared first on Michael Alphov.

En lyssnare, Jonas, skrev till mig och berättade att han har insett att han nästan aldrig är riktigt fokuserad under sina arbetsdagar.

Mail.

Teams.

Notiser.

Kollegor.

Möten.

Allt avlöser varandra och plötsligt har ännu en dag gått utan att de viktigaste uppgifterna blivit gjorda.

Är detta bara en känsla? Svaret är nej och till och med Arbetsmiljöverket tar på sin hemsida upp att störningar tar samma kognitiva funktioner som koncentration och arbetsminne, vilket kan leda till sämre beslut, högre tidspress och lägre kvalitet i arbetet.

Veckans avsnitt handlar därför om:

• Vad som faktiskt händer i hjärnan när du blir avbruten
• Varför många jobbar hela dagen utan att komma framåt
• Tre konkreta saker du kan göra för att skydda ditt fokus

Spotify

Apple podcasts

Trevligt lyssnande!

The post #42 Så påverkar alla avbrott din hjärna och dina beslut appeared first on Michael Alphov.

Många, av alla de jag möter, beskriver samma känsla. Kalendern är full. Tempot är högt. Arbetsdagen är fylld av möten, mejl och snabba frågor men ändå gnager en känsla av att det viktigaste inte riktigt blir gjort.

Det är lätt att tro att lösningen är bättre planering, fler appar eller ännu ett nytt system för struktur men ofta är problemet något helt annat. Vi fortsätter nämligen göra saker som direkt saboterar vår egen tid och det är dags att sluta med det och här kommer fyra beteenden som ställer till det för många och kanske även för dig?

#1 Sluta säga ja direkt

När någon ber om hjälp, vill boka ett möte eller behöver “bara fem minuter” svarar många reflexmässigt ja. Det känns hjälpsamt i stunden och ibland till och med professionellt. Problemet är att varje ja samtidigt är ett nej till något annat och ofta är det till det som faktiskt är ditt uppdrag.

Forskning från Harvard Business School visar dessutom att vi människor systematiskt underskattar hur lång tid uppgifter tar, det som kallas planning fallacy. Resultatet blir överfulla kalendrar, för lite tid för det viktiga och en känsla av att ständigt ligga efter. De som verkligen har kontroll på sin tid svarar inte ja direkt, de svarar ”låt mig kolla min kalender.” och sen ger de ett genomtänkt svar efter det.

#2 Sluta börja dagen i inkorgen

Mailen i inkorgen är inte din plan, att-göra lista eller prioriteringslista. Den är andras. Om du börjar varje morgon med mail, chattar och notiser hamnar du direkt i reaktionsläge. Du arbetar då inte utifrån dina mål eller dina prioriteringar utan utifrån vad andra skickar till dig.

Forskning från University of California, Irvine visar att det i genomsnitt tar över 20 minuter att fullt återfå fokus efter ett avbrott. En morgon som bara är fylld av mail och notiser innebär därför ofta att stora delar av din koncentration försvinner innan du ens har börjat med ditt viktigaste arbete….

Ett bättre sätt är att börja dagen med det som verkligen driver ditt uppdrag framåt. Dina viktigaste uppgifter.

#3 Sluta behandla allt som bråttom

I många organisationer behandlas nästan allt som akut. Mail märks “brådskande”, möten bokas med kort varsel och frågor presenteras som om de inte kan vänta. Ofta skyller man på att någon annan ligger på för att få informationen. Kunden, chefen, andra avdelningar..

Sanningen är dock väldigt enkel: om allt är bråttom är inget viktigt.

När du reagerar på varje notis, varje mail och varje “snabb fråga” tränar du din hjärna att prioritera det som låter högst och inte det som betyder mest. Resultatet blir ofta hög aktivitet men låg verklig framdrift på det som är viktigt på riktigt.

#4 Sluta arbeta utan tydliga prioriteringar

Det är inte ovanligt att människor jobbar intensivt hela dagen men ändå känner att de inte riktigt kommer framåt. En vanlig orsak är att de viktigaste uppgifterna aldrig gjorts tydliga.

Min upplevelse och erfarenhet är att personer som har koll på sina viktigaste uppgifter både presterar bättre och upplever mindre stress. Utan tydliga prioriteringar fylls dagen alltid av något annat som jag nämnt ovan. möten.

Till sist:

Stanna upp och reflektera gällande vilket av dessa fyra beteenden som påverkar din vardag och ditt liv mest. Ja, ditt liv.

Gör sen det du behöver göra och börja jobba in dina nya vanor som hjälper dig framåt.

The post 4 beteenden som saboterar din arbetsdag appeared first on Michael Alphov.