Vad är det då som händer under ett möte som man inte trott ska hända?

Innan jag försöker reda ut svaret på den frågan vill jag börja från början och det är att reda ut ordet självklart. Vad har det med saken att göra kanske du tänker? Jo, är det inte ofta så att vårt beteende och uppträdena präglas av att vi gör och säger saker som vi själva tycker är självklara. Ordet självklart betyder inget annat än att det är klart för mig själv men det betyder inte att det är klart för någon annan eller att någon annan håller med för den delen.

Tillbaka till vad som händer under ett möte om man inte är överens om vad som är ”självklart” för alla. Det kommer finnas personer som kommer sent, går tidigt, svarar i telefon, har telefonens ringsignal på men inte svarar, kollar sina mail i datorn, äter mat under mötet för de gjorde annat på lunchen, kollar sina mail i telefonen, sitter och läser saker på sin dator etc.

Det kommer också finns en massa förutfattade meningar som att man håller på att kolla sina mail om man har sin telefon eller dator framme. Personligen fick jag den kommentaren för ett par dagar sedan under ett möte där jag satt med min telefon i handen och skrev saker. Jag arbetar i Evernote vilket jag vet att många av er som läser gör och ännu fler kanske arbetar i One Note. Båda två är digitala anteckningsböcker som man har tillgång till via en app i både sin dator, Ipad och smartphone. Allt är synkat och fungerar perfekt.

– Satt jag och mailade under mötet?

Självklart inte utan jag skrev anteckningar rakt in i Evernote. Det jag hade missat, eller tog som självklart var att jag tänkte att så jobbar alla men så är inte fallet. Det jag borde gjort var att berätta att jag kommer ta anteckningar i min telefon redan innan mötet startat så hade mötesledaren och resten av deltagarna sluppit fokusera på vad jag gjorde eller vad de trodde att jag gjorde.

Vad ska man då göra?

Avsett 30 minuter på nästa möte för att reda ut allt som är självklart för alla enskilt, till att vara självklart för alla som grupp. Det kommer sedan vara era gemensamma spelregler för just det specifika mötet. 

Resultatet kommer att bli större fokus på att prestera så bra som möjligt och inte att  reta sig på vad någon annan anser vara självklart!

Lycka till!

-Michael

The post Spelregler skapar fokus appeared first on Michael Alphov.

I nyligen publicerad artikel i kollega skrevs följande:

Ska du gå hem redan? är det talande namnet på ett forskningsprojekt som bedrivs vid Arbetsmiljöhögskolan vid Lunds universitet. Projektet föddes delvis ur personlig frustration över att få sin närvaro på jobbet ifrågasatt.

– Det är en känd friskfaktor att du mår bättre av att ha inflytande över hur du lägger upp ditt arbete, hur du fördelar din tid och hur du väljer att lösa dina arbetsuppgifter, det som vi kallar egenkontroll, säger Calle Rosengren som driver forskningsprojektet tillsammans med Mikael Ottosson.

Oerhört intressant tycker jag och det finns som alltid massor av lösningar på en utmaning som denna men jag anser att det handlar om, så ofta; mål, befogenheter, tydlighet & spelregler och förväntningar.

Följande behöver göras för att införa ett flexibelt arbetssätt som verkligen fungerar! 

Mål

Här gäller det att ha mod som ledare i en flexibel organisation. Det handlar om att fokusera på VAD som ska göras och inte VART det görs. Oflexibla ledare tycker ofta att det är enklast att ”hålla ordning” på sina medarbetare om de är på plats men jag anser inte att det finns någon som helst korrelation mellan verkligt resultat och närvaro på kontoret.

Befogenheter, tydlighet och spelregler

Vad är OK och vad är inte OK? Ska det finnas ”drop-in” och ”drop-out” tider? Får alla bestämma sin egen tid till 100%? Med befogenheter kommer också skyldigheter vilket absolut inte får glömmas bort och det mesta gällande förväntningar faller in under punkten mål. Med tydlighet i ”spelreglerna” kommer massor av potentiella konflikter att försvinna då alla vet vad som gäller och inte gäller.

Förväntningar

Här gäller tydlighet igen. Vad är förväntningarna från företaget, ledningens och medarbetarns sida med att införa ett flexibelt arbetssätt? Vad är syftet och vad är målet? Hur ska det följas upp? Hur ska man mäta att det blivit framgång och förbättring? Alltför ofta när det lanseras ett flexibelt arbetssätt följs det inte upp överhuvudtaget vilket kan leda till frustration och potentiella konflikter då det ofta är spelreglerna som ”töjs på” av ett fåtal individer.

Hur gör ni med att skapa en flexibel arbetsplats?

– Michael

The post Ska du redan gå hem? appeared first on Michael Alphov.

Det första som hände var att alla, till en början, satt som frågetecken då det var en fråga som de aldrig tidigare fått eller reflekterat över. De var 9 personer i gruppen och alla fick 3-4 minuter på sig att tänka över vad de trodde att deras chefer och verksamheten i övrigt förväntade av dem under deras välförtjänta ledighet.

Tror du att det var ett enhälligt svar när de började redovisa sina tankar? Svaret är ett rungande nej. Det var inte ens nära att de hade samma uppfattning om vilka förväntningar de trodde fanns på dem.

Det var hela spannet från att ”man är aldrig ledig från detta jobbet utan måste vara tillgängligt jämt” till ”att jag svarar aldrig på mail eller telefon när jag har semester”. Du kan tro att detta blev en intressant diskussion!

Nu till kärnfrågan, hur är det på ditt företag? Är du och dina kollegor överens om vad som gäller? Finns det en öppen tydlighet om vad som förväntas eller finns det mängder av uppfattningar som alla tror gäller?

Mitt förslag är att du gör så här:

1. Ta fem minuter och reflektera över vilka förväntningar du tror att chefen och verksamheten har på dig under din ledighet.
2. Boka in en avstämning med chefen denna vecka och ta upp vad du kommit fram till.
3. Diskutera fram vad som gäller, vad som är rimligt gällande tillgänglighet och vad som ska gälla om det är en ”krissituation” dvs. när läget är annat är normalt och de uppsatta spelreglerna inte gäller. Om detta inte görs kommer ”kriskortet” att dras ganska ofta oavsett om det är en verklig kris eller inte.
4. Nästa steg är att försöka implementera spelreglerna för hela arbetsgruppen och avdelningen vilket kommer innebära en samsyn. Går detta att göra för hela företaget? Ja, är mitt självklara svar men det är inte lika självklart att exakt samma spelregler kan och bör gälla för anställda/avdelningar baserat på olika uppdrag.

Hur gick det då för gruppen jag träffade i förra veckan? Jo, de kom efter en lång och intensiv diskusson fram till hur de ville ha det och alla vara rörande överens om att man ska undvika att kontakta varandra under ledigheten för att man ska få vara just ledig! Jag träffar dem i januari igen så det ska bli riktigt kul att få återkoppling på hur det gick!

Ha en skön och avkopplande semester!

/Michael

The post Vilka (dolda) förväntningar finns på dig när du är ledig? appeared first on Michael Alphov.