Hur många saker kan man göra samtidigt? Vore det inte grymt bra att kunna göra två saker samtidigt med kvalité? Tyvärr är forskningen väldigt tydlig gällande multitasking och det är att det inte fungerar. Hjärnan löser inte detta utan vi tappar istället effektivitet, kontroll och börjar bygga på stressberget. Att multitasking leder till att vi blir splittrade och att alla ”hopp” mellan uppgifter och varje avbrott kommer med en kostnad som du får betala. Det som kändes bra blir nu något som definitivt inte är bra säger exempelvis Dr Sahar Yousef – forskare i kognitiv neurovetenskap på Berkely.

Vad ska vi då göra istället för att skapa en produktiv arbetsdag utan multitasking?

Det finns massor av smarta knep för att skapa bra rutiner istället för multitasking och här kommer fem smarta knep som fungerar;

1. Tänk block istället för ständiga hopp. Jobba i fokuserade tidsblock på en specifik uppgift innan du tar dig an nästa. Hur långa blocken ska vara? Mellan 15-90 min är ett bra riktmärke.
2. Sätt egna regler för hur ofta du måste hantera dina inkorg och ”stäng ned” desamma mellan dessa block. Att du redan stängt av alla notiser tar jag för givet…
3. Använd din kalender som en kompass för att guida dig genom dagen, där du planerar inte bara möten utan även dina viktigaste arbetsuppgifter.
4. Prioritering är en  superkraft – undvik att bli händelsestyrd genom att alltid fråga dig själv när saker dyker upp: Är det viktigt? Tar det mig närmare mitt mål? Om svaret är ja, så är det viktigt och ska hanteras.
5. Jag gör sen fungerar  inte! När är sen? Om du svarat ja på på punkt fyra så är nästa viktiga frågeställning NÄR istället för att tänka ”sen”. När = möjlighet till planering i din kalender eller att göra-lista och plötsligt finns det med i din plan. En enorm skillnad.

Så, för att undvika multitaskingfällan och istället börja ta makten över  din egen tid gäller att börja göra annorlunda. Vänta inte, gör de ändringar du behöver göra!

The post Gör en sak i taget – Multitasking fungerar INTE appeared first on Michael Alphov.

Grejen är dock den att multitasking, när det kommer till att göra ”svåra” saker samtidigt, inte fungerar och Arbetsmiljöverket skriver följande på sin hemsida

Ps. är du inte helt övertygad kan du läsa tipsen Lunds universitet ger till sina stundenter

The post Gör en sak i taget. Multitaska inte. appeared first on Michael Alphov.

Vad jag pratar om? Multitasking, eller rättare sagt, att du INTE ska multitaska….

När vi hade Kristina Bähr som gäst i Alphov & Lopez för att få ta del av hennes kunskap gällande hur hjärnan fungerar var det speciellt en sak som fastnade hos mig.

Multitaskning förstör hjärnan! Läs det igen, multitasking förstör hjärnan!

Det är vi inte intresserande av eller? Lösningen är att fokusera när du ska fokusera. En sak i taget och ta bort alla distraktioner som kan försöka att få dig att multitaska. Gör det helt enkelt lätt att göra rätt!

The post Gör en sak i taget – Multitaska inte! appeared first on Michael Alphov.

Nedan har jag listat 5 dåliga vanor om du borde sluta med omedelbart för att få mer gjort av rätt saker. 

#1 Sluta säg ja till allting som kommer i din väg

Du ska, så klart, vara hjälpsam, en lagspelare och ställa upp om en kollega har problem men inte alltid och omedelbart. Du kommer uppfattas som oerhört hjälpsam men det som även sker är att sker du egentligen borde ha gjort kommer inte att bli gjort. Att alltid säga ”ja” till alla andra är detsamma som att alltid säga nej till dig själv.

#2 Sluta kolla dina mail hela tiden!

Du är med stor sannolikhet inte anställd för att kolla på dina mail 24/7. Ändå är detta precis vad många gör dag ut och dag in. Bestäm antal gånger du behöver öppna inkorgen och håll dig till det. Du kommer bli förvånat hur väl det kommer att fungera och hur mycket tid du kommer få till att göra saker om betyder något på riktigt. Tips om effektiv mailhantering hittar du här. 

#3 Sluta kolla på dina sociala media hela tiden

Det är sällan någon erkänner öppet att de lägger massor av tid på sociala medier men ändå vet alla vad som skrivs!? Ingen säger att de kollar på sociala media under arbetsdagen men ändå rasslar det in likes etc. på alla inlägg även under arbetsdagarna. Självklart kan man kolla till sin sociala kanaler men det är ofta läge att dra ned på antal tillfällen.

#4 Sluta med multitasking

Du kan bara göra en sak åt gången om du vill ha ett bra resultat. Du vet detta. Jag vet detta. Alla vet detta men ändå är multitasking en av de stora anledningarna till både stress och förhalning av arbetsuppgifter. Gör om och gör rätt!

#5 Sluta delta i möten som inte leder någonstans

Säg nej till alla möten utan syfte och mål. Detta har alltid varit viktigt men i dessa covidtider är det ännu viktigare då de flesta av oss blir inbjudna till fler möten än vad som är brukligt. En enkel regel när du kallar till ett möte är att alltid sätta ett syfte och minst ett mål!  Tips på effektiva möten hittar du här.

Att sätta bra vanor tar tid men vad är alternativet? Att slösa bort tid på dåliga vanor och ovanor? Nej, fundera på vad som behöver ändras och sträva efter att förbättra dina vanor lite varje dag. Små steg blir stora språng över tid så gör det du behöver att göra!

-Michael

The post 5 dåliga vanor som du ska sluta med omedelbart appeared first on Michael Alphov.

Varför är det så här egentligen? Det finns ju till och med klassiska citat som går i stil med att ”om du inte har tid att göra det rätt första gången vad gör att du tror dig ha tid att göra samma uppgift igen”? Jag tror personligen att man, läs jag, ofta går för den kortsiktiga vinsten. Man tar den enkla vägen just nu men det är, givetvis,  inte det rätta valet i det långa loppet. Vill du veta mer om förhalningsbeteende tipsar jag om avsnitt 131 av podden med titeln, ”Hur kan man börja att sluta förhala”

Vilka saker borde vi alla då bli bättre på att göra rätt från början? 

#1 Gör klart dina påbörjade uppgifter!

Du vet vad du borde göra. Du har kunskapen men ändå slutar när 90-95% är klart istället för att göra det klart till 100% bara för det sista är lite ”jobbigt” och kanske tråkigt. Lösningen är att göra klart nu och inte sen. Jag lovar att ”sen” varken kommer göra det lättare eller innebära att det blir roligare.  

#2 Plocka undan allt ditt arbetsmaterial efter att du använt det.

Det kommer alltid att vara mindre utmanande, gå snabbare och vara lättare att ta ditt  arbetsmaterial nästa gång om du sparar det på rätt plats efter varje gång du använt det. Struktur spar tid. Så enkelt är det. 

#3 Sluta med dina ”sortera senare/arkivera” högar i papper-/digital form

Det är bara att inse att dessa ”högar” kommer bli som mentala Mt. Everest och kan bli liggande hur länge som helst till ingen nytta. Det kan, till och med, bli så illa att du inte ens kommer vad du har i dina ”högar”. Lösningen? Skapa en struktur dör det är lätt att sortera in material. Är det inte lätt idag och du tvekar på vart saker hör hemma så har du inte en bra struktur. 

#4 Lev efter ”öppnar du så beslutar du”-formeln när du hanterar ny e-post.

Svara på det du kan svara på direkt, kasta det du kan kasta, spara det du ska spara och planera in det du ska göra när du ska göra det i din att göra-lista eller i din kalender FÖRSTA gången du tar i mailet. Öppna inte mailet för att sedan stänga det igen för att sedan öppna igen osv. DU.HAR.INTE.TID. ATT.GÖRA.SAMMA.SAK.OM.OCH.OM.IGEN.

#5 Planera in tid för att förbereda dig för mötet du precis tackade ja till.

Ett möte = tre bokningar i din kalender; tid till förberedelse, tid för mötet och tid för efterarbete. Ska du delta på olika möten har du ett gemensamt ansvar med alla andra mötesdeltagare att prestera på topp under mötet vilket kräver att alla, verkligen alla, är förberedda. 

#6 Gör tvärtom vad Sven-Ingvars sjunger i sin berömda låt ”säg inte nej, säg kanske kanske kanske…”

OM det inte är din uppgift, OM det inte leder mot dina/era mål, OM du inte har möjlighet att hjälpa till just nu så är det inte kanske du ska säga utan NEJ! Tråkigt att säga nej? Självklart är det så men vänd på det istället; tänk på allt du säger JA till det som du ska och borde säga ja. Det är vad du ska fokusera på och göra så bra som möjligt. Gör du en massa ”annat” så kommer det viktigaste inte bli gjort så det är bara att välja. 

En sista uppmaning; Ändra på allt som inte funkar!

Kör den klassiska metoden med fem stycken ”varför-frågor” när något inte fungerar som det borde. Denna metod funkar perfekt som utvärdering av ditt eget beteende men också om det är saker som inte funkar i arbetsgruppen eller teamet. Våga fråga  ”varför” på alla svar tills den verkliga orsaken eller anledningen till ett problem lyfts fram i ljuset. Då, först då, kan en förändring påbörjas.

Min utmaning till dig denna veckan är att tänka efter vilka av de sex olika scenarierna ovan du ibland hamnar i? Vad vill du ändra på jobbet? Finns det något som du behöver ändra på hemma? Gör sedan det du behöver göra och kom ihåg att förändring tar tid. 

Lycka till och slösa inte bort din tid på att inte göra rätt första gången!

-Michael

The post 6 saker du borde göra rätt från början appeared first on Michael Alphov.

#1 Sluta med allt du håller på med för stunden

Ta en paus. Hämta en kaffe och utvärdera hur din situation är för tillfället. Är du i rätt läge? Förmodligen inte tänker jag så nästa tanke ska vara på vilket läge du önskar att befinna dig i när du går på ledighet. Sätt upp några delmål = enklare att prioritera då allt inte måsta vara klart innan jul även om det känns så. 

#2 Se över dina att-göra listor och din kalender

Finns alla dina viktiga uppgifter med som tar dig mot delmålen? Gör du dessa uppgifter, som du redan prioriterat, eller håller du på med något annat? Stämmer inte din planering i kalendern och att-göra listan så vara hård mot dig själv när du uppdaterar, stryker och planerar om för att verkligen kunna hålla fokus på det som är viktigt NU. 

#3 Delegera allt du inte ska och bör göra själv

Allt ska inte vara inte DIN planering. Glöm inte att för varje sak du gör, men som borde göras av någon annan, tar du din egen tid från att göra det du egentligen borde. Givetvis ska du samarbeta och hjälpa till men samarbete innebär ofta att du och dina kollegor gör olika saker som sedan blir en bra helhet. Olika pusselbitar helt enkelt som ökar kontrollen för alla. 

#4 Fokusera på en sak i taget

Jag har sagt det förut och säger det igen, multitasking fungerar inte utan gör att du istället förlorar kontrollen över situationen. Punkt slut.

#5 Avsluta det du påbörjar

Ett avslut behöver inte alltid var detsamma som att hela uppgiften är slutförd. Ett avslut kan också vara att du gjort så långt du kan för tillfället eller så långt som du hade planerat att göra. Det kommer att öka kontrollen och minska ställtiden när du ska fortsätta arbeta med samma uppgift. Har du ”avslutat” är det tydligt vad du gjort och vad du ska göra i nästa steg. 

Slutord

Ta kontrollen över det du kan kontrollera. Fokusera på det du kan påverka och gör det till 100%. Vill du ha skillnad i ditt arbetsliv måste du göra skillnad. Känns det övermäktigt? Börja med små steg och glöm inte att fira alla framgångar!

Nu kör vi in 2020 i mål!

-Michael

The post 5 steg för att ta tillbaka kontrollen appeared first on Michael Alphov.

The post Tips för minskad multitasking i Företagarnas nyhetsbrev appeared first on Michael Alphov.