Frågeställningen och den viktiga biten i effektivitetspusslet ”vart och när jobbar du bäst” handlar om att verkligen planera och pulsera sin egen vecka och tid för att Du ska få chansen att få dina saker gjorda. Det handlar om att ta hänsyn till, exempelvis, vilka arbetsdagar som du oftast har flest möten inplanerade. Eller när under arbetsdagen som du har störst möjlighet till ”ostört” arbete dvs. när är det minst risk att du blir avbruten, samt när är det störst chans att du inte avbryter dig själv med att hoppa mellan arbetsuppgifter.

En annan av deltagarna i samma workshop planerade in sina egna arbetsuppgifter väldigt ambitiöst i kalendern och hade gjort så sedan en lång tid tillbaka. Bra var min spontana tanke tills han började att berätta: ”Det spelar ingen roll hur bra jag planerar för jag blir alltid avbruten” Han berättade vidare att han hade en ”backofficefunktion” och hade sin arbetsplats placerat där många passerade förbi under dagarna. Han berättade vidare att hade ett behov av mellan 60-90 minuter ostört arbete varje dag och det han hade gjort var att planera sina uppgifter direkt på morgonen. Just att planera in sina viktiga arbetsuppgifter direkt på morgonen är i normala fall ett mycket bra planeringssätt, men i hans fall blev det helt kontraproduktivt. På morgonen, när alla kom till jobbet,  passerade många av hans kollegor förbi hans arbetsplats och eftersom alla inte började samtidigt så pågick kollegornas ”drop-in” under ca 1,5 timme. Till detta kom alla frågor som alla hade till honom när de väl började arbeta på morgonen. Detta innebar, så klart, ständiga avbrott för honom och en känsla av hopplöshet gällande sin egen planering.

Den enkla lösningen är ofta den rätta lösningen

Det vi gjorde kan tyckas löjligt enkelt men det fungerade perfekt. Vi justerade helt enkelt hans egna ”fokustid” till att istället vara direkt efter kafferasten på förmiddagen dvs. mellan 09.30-10.45. Skillnaden var total då avbrotten då var minimala. Vi hade hittat hans ”primetime” för eget arbete, helt enkelt.

Jag får ibland frågan om vilka dagar som är bäst för att göra olika sorters uppgifter och svaret på den frågan är otroligt individuellt som i fallet ovan. För en tid sedan läste jag en undersökning som gjorts av det amerikanska företaget Accountemps. I undersökningen hade man tittat på när tjänstemän upplevde att de fick jobba som bäst under en arbetsvecka. Måndagen försvann snabbt från listan då den, för många, var en uppsamlingsdag gällande eget arbete och många inplanerade avdelningsmöten etc. Tisdagen däremot var den dag som kom högst upp på listan. Från onsdag till fredag gick det bara utför…

Går det att vara så konsekvent och bara säga att det är tisdag som gäller? Givetvis inte utan det handlar, återigen, om att vara medveten om sin egen situation. 

Så hur ska du då göra för att lösa utmaningen men ”vart och när jobbar du bäst”?

#1 Pulsera din tid

Ta reda på när under dagen passar det bäst att göra dina olika uppgifter. Vilka kräver koncentration och ostörd tid? Vilka uppgifter kan du göra fast du blir avbruten? Vad ska du göra direkt på morgonen innan du öppnar din mailbox? Vad ska du avsluta med innan du går hem och förmodligen är mentalt tröttare än på morgonen? 

#2 Pulsera dina dagar 

Vilka dagar passar bäst för olika uppgifter? Ska du ha speciella mötesdagar som exempelvis säljare har? Är det någon uppgift som måste göras en speciell veckodag? Ska du ”klumpa” ihop någon/några uppgifter och göra dessa en eller ett par gånger i veckan istället för ”varje gång de dyker upp”?, Ska du ha fasta bokningar, gällande speciella uppgifter, inplanerade varje vecka? 

#3 Bestäm vart ska du befinna dig när du gör dina uppgifter 

Har du möjligheten att jobba utanför kontoret så ska du verkligen utnyttja den möjligheten. Är det uppgifter som kräver 100% fokus och du vill inte bli avbruten så kanske det är smart att jobba hemma med dessa? Att jobba hemma behöver inte betyda att man gör det hela dagen eller så är det just vad det gör. Vissa, som undertecknad, gillar att jobba på caféer ibland och när jag gör det så anpassar jag självklart mina arbetsuppgifter till detta. För mig blir det ofta skrivarbete, som denna artikel, i cafémiljöer. När jag behöver arbeta helt ostört, t ex då jag ska ringa kunder och planera utbildningar då ser jag till att vara på mitt kontor för att få maximalt fokus. 

Hur slutade det då för mannen jag skrev om i början?

Jo, hon och jag gick igenom hans kommande tre veckor för att se om vi kunde utläsa något mönster gällande hans tid. Det innebar att vi, framförallt, justerade om hans egen planering av uppgifter till vissa speciella dagar. Han ändrade också inställning till vad han borde börja varje arbetsdag med istället för att hoppa rakt in i inkorgen. Jag fick ett mail någr veckor senare från honom där jag kunde utläsa en mer  harmonisk och avslappnad person. Om allt berodde på att han hade bättre kontroll och balans över sin tid vet jag inte men jag är övertygad om att det var en starkt bidragande faktor.

Hur gör du för att svara på frågan var och när jobbar du bäst?

-Michael

The post Vart och när jobbar du bäst? appeared first on Michael Alphov.

Varför är det ett stort motstånd på vissa arbetsplatser mot att arbeta någon annanstans än på kontoret? 

 Jag tror det handlar om två stora orsaker: 

 #1 Många chefer och organisationer tror att ALLA alltid arbetar när de är på kontoret….

 Det har ju alllllllllllltid varit så att man jobbar på jobbet. Är ”mina” anställda på sina kontor så har jag koll på dem tänker många chefer omedvetet. Bara medarbetarna kommer i tid och kämpar på så är allt perfekt för det kan jag ju se med egna ögon…

Sanningen kan dock vara så att de inte alls jobbar speciellt bra bara för att de är på jobbet utan håller på med helt andra saker eller arbetar mindre effektivt än vad de borde. Du kan helt enkelt inte mäta framgång på jobbet om du är fysiskt på plats jobbet eller inte. (Detta förutsatt att du har ett arbete som du kan bedriva på en annan plats än på din arbetsplats men detta tar jag för givet att du som läser förstår) 

 #2 Rädsla för att inte ha kontroll 

 Vad händer om vi låter våra anställda arbeta någon annanstans än på kontoret? Kommer de hålla på med andra saker på arbetstid? Ja, förmodligen men det kommer inte vara ett större problem än vanföreställningen att det bara jobbas på kontoret som jag skriver om ovan. Brist på att inte ha en upplevd kontroll på medarbetarna handlar oftast om rädsla vad som ska hända om man släpper på just denna kontroll/övervakning och rädsla är bara en känsla. Känslor kan man oftast styra över genom att förebygga det som framkallar känslan vilket i detta fallet är brist på kontroll som vi redan konstaterat och hur man kan ha ”rätt” kontroll på både medarbetare och verksamheten ska jag tipsa om nedan:   

 Mina tre råd för att få det att fungera är följande

 #1 Klargör alla mål och arbetsuppgifter för alla 

Tydlighet och enkelhelt ska råda. Alla ska veta vad som förväntas av dem (så långt det är möjligt) 

 #2 Boka in coaching-/uppföljningssamtal med alla medarbetare var 14:e dag 

En kort och koncis uppföljning bör ske mellan chefen och dess medarbetare två ggr i månaden med fokus på både resultat, utmaningar, hur det gått och vad planen är de kommande två veckorna. 

 #3 Klargör alla spelregler för vad som gäller med att arbeta någon annanstans än på kontoret 

Kan man komma och gå som man vill? Måste man vara på kontoret vissa dagar? När ska interna möten i gruppen planeras in för att passa arbetsschemat bäst? 

Resultatet kommer bli att ALLA i organisationen kommer tvingas börja leda sig själva på ett annat sätt. Ansvar för sina mål och arbetsuppgifter kommer att ligga på medarbetarna istället för att bara ligga på chefen att följa upp som det är i många fall idag. Flexibiliteten för enskilda individen kommer att öka med bättre livskvalitet som följd och chefen kommer ha bättre kontroll än någonsin om hur alla ligger till i förhållande till sina mål och arbetsuppgifter. Det kommer också vara en verksamhet som styrs av tillit och inget annat. 

Lycka till!

-Michael

 Ps. dessa rader skriver jag sittandes i ett hus på franska landsbygden med vinrankor som kuliss utanför fönstren  

The post Borde vi sluta använda utrycket ”jobba hemma”? appeared first on Michael Alphov.

Personligen har jag inte något fast kontor sedan ett par år tillbaka då jag insåg att jag aldrig var där och när jag väl var där så var det bara för kortare stunder. Numera är mitt kontor hemma i vårt hus men jag arbetar lika ofta någon helt annanstans som en hotelllobby, utomhus eller ett kafé och måste erkänna att jag gillar det men kan samtidigt känna att gränsen mellan arbete och fritid är tunnare.

Förutom alla vanliga effektivitetstips som gäller även vid ”hemarbete” kommer här mina 5 bästa tips för att få till ett effektivt arbetssätt och jag kan med 100% ärlighet säga att jag följer alla tipsen slavisk själv:

Arbeta i block

Kort och komprimerat eller längre block är egentligen upp till dig själv. En intressant studie som genomfördes i Baltikum följ ett par år sedan visade att de personer som var mest effektiva arbetade enligt 52/17 principen. Ja, eller det var egentligen ingen princip utan visade sig att de som utnyttjade sin tid bäst vara fokuserade i 52 min och tog sedan rast i 17. Intressanta siffror men det mest intressanta är att du hittar dina siffror. Arbeta-rast-arbeta-rast osv. är modellen som håller. Ingen kan vara effektiv hela dagar så sträva inte efter det. 

Bestäm dina arbetstider

Oavsett om människor har en fysisk plats att gå till eller inte så mår de flesta bättre av att sätta ramar för när man startar att arbeta och när man planerar att sluta. Allt kommer bli lättare för dig och för människor i din närhet. Start- och sluttid för arbetsdagen helt enkelt.

Träna

Arbetar du hemifrån har du världens bästa chans att få plats med fysisk träning varje dag. Personligen tycker jag det är oerhört bra även för produktiviteten att få in ett pass under dagen och jag föredrar förmiddagen för det ger mig en bra ”skjuts” in i restens av arbetsdagen. En annan modell som jag ibland kör är att träna 5-10 minuter varje timme med s.k. cirkelträning där jag enbart arbetar med kroppen som redskap. Du kommer bli förvånad hur många armhävningar, knäböj, upphopp etc. som du kommer hinna med under en arbetsdag  

Utnyttja dina lunchrast till kompetensutveckling

Jag försöker alltid läsa, lyssna eller se något som gör att jag vet lite mer när jag somnar för kvällen än när jag vaknade. Det kan vara allt ifrån poddar, Ted talks, artiklar, några sidor i en bok och detta ofta samtidigt som jag äter. Ska man inte äta i lugn och ro tänker du? Jo, självklart men just detta passar väldigt bra för mig så samma sak gäller här, hitta vad som funkar för dig.

Fundera på om du behöver ha en speciell plats där du arbetar i ditt hem

On det är möjligt så är ett hemmakontor att föredra för de flesta. Avgränsningen mellan arbete och fritid blir tydlig men även detta passar inte alla. Vissa, som undertecknad, sitter ofta vid köksbordet, i soffan, på altanen eller i läsfåtöljen när jag arbetar. Mitt skrivbord som jag har hemma står långa stunder oanvänt men det jag är oerhört noga med är att ha allt mitt arbetsmaterial på mitt kontor och inte utspritt över hela vårt hus.

Det var mina tips och råd och har du något som saknas i listan tar jag gärna emot feedback och kommentera han du som vanligt göra på min Facebooksida eller på Instagram.

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post 5 smarta tips för att vara effektiv när du arbetar hemifrån appeared first on Michael Alphov.

Dagen är ett initiativ av Microsoft som beskriver det hela på följande sätt:

”Med dagens teknik kan de flesta jobba där de vill, även om man behöver samarbeta. Några dagars hemarbete då och då innebär fördelar för såväl företag som medarbetare. Det sparar tid, är bra för miljön, ger ökad produktivitet för företag och underlättar vardagen för den enskilda individen. Dessutom vet vi att företag som vill kunna attrahera rätt medarbetare idag och i framtiden, måste ha en flexibel syn på arbete.”

Läs mer om dagen på Microsofts facebooksida som du hittar  här

Satsningen från Microsoft är positiv och ett flexibelt arbetssätt kommer bli ännu viktigare i framtiden.

Jag skulle dock vilja förslå att frågan lyfts ytterligare en nivå och att företag och tjänstemän verkligen analyserar och ser över VART man jobbar bäst med vissa uppgifter och NÄR på dagen olika uppgifter ska utföras.

Det traditionella sätter man ser på kontorsarbete är ju 9-5 och det är ju inte alls säkert att alla uppgifter görs bäst under dessa tider. Det är inte heller säkert att du är mest kreativ, effektiv/produktiv och motiverad när du sitter på ditt egna kontor.

Jag stöter, i princip, dagligen på dessa frågeställningar under våra effektivitetsutbildningar där människor har svårt att fokusera på rätt uppgifter pga. av alla störningsfaktorer som finns hela tiden. Till detta kommer också den ökade informationsfloden som sköljer över oss. Många upplever att de inte hinner jobba på jobbet pga. av alla avbrott. Det finns mätningar som visar att tjänstemän i snitt blir avbrutna var 11: minut under en arbetsdag.

Mitt råd till er är att istället för att göra detta med ”jobba hemma degen” till en ”en gångs grej” så diskutera ihop er på firman om hur ni ska förhålla er till möjligheterna som den nya tekniken innebär. Gör detta i kombination med när och var vissa uppgifter ska utföras. Personligen så gillar jag att vara på mitt kontor eller hemkontor när jag gör uppgifter som kräver fullständig koncentration. Exempelvis när jag ringer kunder och prospekts för att verkligen få chansen att  kunna fokusera. Någon av er som läser detta tänker precis tvärtom, dvs. att på kontoret får jag aldrig vara ostörd. Det är ju just den skillnaden som är hela grejen, vart passar olika arbetsuppgifter bäst att genomföra för just dig? Vissa andra uppgifter, som jag har, är rent administrativa och dessa gör jag gärna ”ute på stan”. Jag gillar att sitta på ett café eller i en hotellobby/restaurang och ”känna pulsen” av andra människor, det ger mig energi och motivation och leder till att jag blir produktiv.  Mitt jobb innebär också en massa resor med flyg och tåg vilket ger mig möjligheten att använda den tiden till saker som inte kräver att jag är uppkopplad. Jag bruka förbereda med ”att läsa material” och det kan handla om omvärldsbevakning, intressant artiklar inom området vi arbetar i etc. Detta gör att jag inte behöver fundera speciellt mycket på vad jag ska göra vid olika situationer. Utmaningen ligger i att vara konsekvent och verkligen ”pulsera” dagen/veckan/månaden för att göra uppgifterna man har framför sig vid rätt tillfälle.

Mycket av det som jag beskriver ovan handlar om att ändra attityd och beteende. För att lyckas, vilket du ska, så gäller att göra förändringen långsiktig och målinriktad. Belöningen innebär att kontrollen ökar, du kommer känna dig lugnare och producera mer!

Nu kör vi!

// Micke

The post VART och NÄR jobbar du bäst? appeared first on Michael Alphov.