Att allt ovan händer stundtals för oss alla och är svårt att argumentera emot. Men jag ska ändå försöka mig på att, återigen, skriva om varför jag anser att en smart planering är nyckeln till framgång OM man gör sin planering flexibel.

Flexibel tänker kanske du? När man planerar in saker i sin kalender gör ju detta att det inte finns några luckor för hantera allt som dyker upp!? Hur kan man då var flexibel? Eller tänk om om jag kommer på något annat som jag måste göra? Då går det inte att ha saker planerade i kalendern utan det är bättre att jobba på och ta dagen som den kommer. Eller ?

Min syn på det hela?

Planering handlar inte om att skapa planer och listor som är ”huggna i sten” utan dina planer och dina listor är din hjälp och din kompass för att hålla rätt riktning.  Man kan helt enkelt säga att planering ytterst är till för att det ska vara större sannolikhet att det blir som DU vill

Verkligheten är att det händer saker varje dag som kommer att omkullkasta dina planer och det enda vi vet säkert är att det kommer fortsätta hända saker varje dag. Detta innebär att din planering måste kunna vara flexibel och justerbar. Det går inte att ha varje minut uppbokad utan det måste finnas ”luft” för oförutsedda händelser och aktiviteter. Ombokningar måste kunna ske och det utan att det ska vara ”omöjligt” att hitta ett nytt tillfälle. För att ytterligare förtydliga så kommer här några exempel på varför din planering måste vara flexibel för att fungera:

Uppgifter kan behöva prioriteras om

Något blir plötsligt viktigare än något annat. Ett nytt projekt tillkommer som inte vara planerat från början etc. eller så behöver du hjälpa någon som är i tidsnöd med en prioriterad uppgift. Omprioriteringar helt enkelt, vilket kräver flexibilitet.

Du inser plötsligt att du har för lite tid oavsett om du planerat bra eller inte

Ibland är du själv orsaken. Ibland är dina kollegor orsaken och ibland är dina kunder, dina partners etc. orsaken men oavsett kan du behöva lägga till eller minska tiden för att göra det du planerat att göra. Då krävs flexibilitet. 

Saker händer

Man kan styra mycket men inte allt. ”Saker” kommer att hända och när ”saker” sker måste det finnas en stor flexibilitet för att justera planeringen.

Det jag slutligen vill säga är att du givetvis ska fortsätta prioritera och planera din tid för att ha större chans och möjlighet att nå dina mål. Jag är 100% övertygad om att din planering kommer att hjälpa dig att hålla rätt riktning om, men bara om den är flexibel 

Ha en fortsatt skön dag!

-Michael

The post Smart planering handlar om att vara flexibel appeared first on Michael Alphov.

Varför ska man egentligen planera överhuvudtaget? 

Planering eller ej, det kommer alltid att hända små saker och stora saker (läs ex. pandemier) som gör att vår planering måste justeras. Varför är det inte bara att strunta i att planera som personerna i ingressen landade i? Planeringen är till för att det ska vara större sannolikhet att du verkligen får gjort de saker som du bestämt  att du ska göra. Saker som ska ta dig mot de mål som du satt upp och som är ett kvitto på att du verkligen lyckas med det du bestämt. Planering kommer även att hjälpa att vara långsiktig och konsekvent. Allt för att hålla fokus på det som är viktigt. 

Varför funkar det ibland då inte att planera? 

1) Du bokar in fel saker 

Många har helt enkelt inte koll på vad som egentligen är viktigt på riktigt och lägger därför in det man tror är viktigt. Eller vad man tror att någon annan tycker är viktigt. Det blir snabbt ganska självklart att dessa saker aldrig kommer att prioriteras med följden att man inte följer sin plan. 

2) Du bokar in för många saker i din kalender 

Din kalender är både dubbel- och trippelbokad. Du drar ned tiden på dina bokade block för att du ska ”hinna” med allt du måste göra med effekten att du helt enkelt inte hinner med att göra det du tänkt att du ska göra. Vad problemet egentligen är? Överbokning och tidsoptimism…

3) Du följer inte din plan 

Du har en bra plan som är realistisk och tidssatt. Det du väljer att boka in är viktiga saker men ändå gör du inte det du sagt att du ska göra. Varför? Det är garanterat olika anledningar som brist på självdisciplin dvs. du gör inte det du själv sagt att du ska göra. Det kan också vara så att du, av någon anledning, nedprioriterat ditt eget arbete för att istället alltid prioritera upp alla andras arbete. Följden blir att du inte gör det du sagt att du ska göra. En ganska enkel ekvation med ett trist resultat. 

Gör istället så här! 

Fundera igenom hur mycket tid som varje dag försvinner till dina återkommande rutiner dvs. saker och uppgifter som du måste göra varje dag. Snittet på denna tid kommer att vara ungefär lika varje dag och kontentan om du inte gör dessa uppgifter är att de finns kvar imorgon. För de flesta tar detta block mellan 1-3 timmar per dag. 

Nästa block du behöver ha koll på är hur mycket oförutsett/oplanerat som händer varje dag. I detta block kommer det alltid att behöva spenderas tid för saker händer hur bra planering man än har men tyvärr kan detta block ta överhanden för en del. Gällande detta block måste du vara oerhört realistisk med vilken tid du väljer att ”räkna med”. Det som lätt kan hända är att man  tänker att detta block tar ”hela dagen” och det kanske det gör ibland men varför då? Jo, för att resten av planeringen är bristfällig  och då framförallt avsaknaden av blocket gällande planering av dina egna (större) prioriterade uppgifter i kalendern. Desto ”sämre” man är på att planera in dessa även dessa arbetsuppgifter desto mer kommer dyka upp i det oförutsedda blocket fast att de, egentligen, inte borde vara där. Det fjärde blocket är dina möten och även här behöver du hålla bra koll på din tid. 

Slutsatsen blir att du behöver räkna ut hur mycket tid i snitt du lägger i rutin och ”oförutsettblocket” för att få just DIN siffra. Efter det är det mycket enklare att ha koll på hur mycket eget planerat arbete samt hur många möten du kan boka in under en dag. Planering är matematik = det gäller att hålla koll på sina siffror. Då, först då, kommer planeringen hjälpa dig och göra dig mer flexibel än någonsin då du kan börja att räkna på din tid, baserat på de fyra blocken, över dagar, veckor eller månader för att få ihop just din plan!

Lycka till! 

The post Planering ger dig ökad flexibilitet. Inte tvärtom. appeared first on Michael Alphov.

Varför är det ett stort motstånd på vissa arbetsplatser mot att arbeta någon annanstans än på kontoret? 

 Jag tror det handlar om två stora orsaker: 

 #1 Många chefer och organisationer tror att ALLA alltid arbetar när de är på kontoret….

 Det har ju alllllllllllltid varit så att man jobbar på jobbet. Är ”mina” anställda på sina kontor så har jag koll på dem tänker många chefer omedvetet. Bara medarbetarna kommer i tid och kämpar på så är allt perfekt för det kan jag ju se med egna ögon…

Sanningen kan dock vara så att de inte alls jobbar speciellt bra bara för att de är på jobbet utan håller på med helt andra saker eller arbetar mindre effektivt än vad de borde. Du kan helt enkelt inte mäta framgång på jobbet om du är fysiskt på plats jobbet eller inte. (Detta förutsatt att du har ett arbete som du kan bedriva på en annan plats än på din arbetsplats men detta tar jag för givet att du som läser förstår) 

 #2 Rädsla för att inte ha kontroll 

 Vad händer om vi låter våra anställda arbeta någon annanstans än på kontoret? Kommer de hålla på med andra saker på arbetstid? Ja, förmodligen men det kommer inte vara ett större problem än vanföreställningen att det bara jobbas på kontoret som jag skriver om ovan. Brist på att inte ha en upplevd kontroll på medarbetarna handlar oftast om rädsla vad som ska hända om man släpper på just denna kontroll/övervakning och rädsla är bara en känsla. Känslor kan man oftast styra över genom att förebygga det som framkallar känslan vilket i detta fallet är brist på kontroll som vi redan konstaterat och hur man kan ha ”rätt” kontroll på både medarbetare och verksamheten ska jag tipsa om nedan:   

 Mina tre råd för att få det att fungera är följande

 #1 Klargör alla mål och arbetsuppgifter för alla 

Tydlighet och enkelhelt ska råda. Alla ska veta vad som förväntas av dem (så långt det är möjligt) 

 #2 Boka in coaching-/uppföljningssamtal med alla medarbetare var 14:e dag 

En kort och koncis uppföljning bör ske mellan chefen och dess medarbetare två ggr i månaden med fokus på både resultat, utmaningar, hur det gått och vad planen är de kommande två veckorna. 

 #3 Klargör alla spelregler för vad som gäller med att arbeta någon annanstans än på kontoret 

Kan man komma och gå som man vill? Måste man vara på kontoret vissa dagar? När ska interna möten i gruppen planeras in för att passa arbetsschemat bäst? 

Resultatet kommer bli att ALLA i organisationen kommer tvingas börja leda sig själva på ett annat sätt. Ansvar för sina mål och arbetsuppgifter kommer att ligga på medarbetarna istället för att bara ligga på chefen att följa upp som det är i många fall idag. Flexibiliteten för enskilda individen kommer att öka med bättre livskvalitet som följd och chefen kommer ha bättre kontroll än någonsin om hur alla ligger till i förhållande till sina mål och arbetsuppgifter. Det kommer också vara en verksamhet som styrs av tillit och inget annat. 

Lycka till!

-Michael

 Ps. dessa rader skriver jag sittandes i ett hus på franska landsbygden med vinrankor som kuliss utanför fönstren  

The post Borde vi sluta använda utrycket ”jobba hemma”? appeared first on Michael Alphov.

The post Aktivitetsbaserade kontor appeared first on Michael Alphov.

[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/11/Citat_planering-ger-flexibilitet.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/11/Citat_planering-ger-flexibilitet-940×625.jpg” width=”940″ align=”center” title=”Citat_planering ger flexibilitet” frame=”true” icon=”image” caption=””]

The post Planering ger flexibilitet appeared first on Michael Alphov.