Om du känner igen dig ovan är det läge att fortsätta läsa!

Men JAG vet exakt vart jag har alla mina saker. Varför ska jag ha bättre ordning och det kan ju vara sant eller så är det inte allt sant och för att vara ärligt: jag hör orden alldeles för ofta från personer som, i min mening, verkligen behöver lite bättre struktur men som inte inser det.

Men låt oss ta det från början.

Vad är egentligen struktur? Jag vill påstå att det inte är mer komplicerat än att allt du vill spara, av jobbmässiga (eller privata) skäl eller helt enkelt för att du vill hålla ordning på ditt material, bör ha en tydlig plats. En plats som du inte bara vet att du har, utan som du också kommer ihåg nästa gång du vill spara något eller återanvända det du redan har sparat. Det gäller både för digitalt och fysiskt material. Pratar vi digitala saker går det givetvis att söka efter dokument och filer men det förutsätter att du vet att du har materialet och vad du ska söka efter.

Tittar vi på vinster med struktur och ordning så finns det två saker som verkligen sticker ut:

1) Du Sparar Tid

Även om du kanske vet ungefär var på kontoret pappret ligger, eller har en aning om var dokumentet finns, kommer du fortfarande att behöva lägga tid på att hitta det du söker. Tid som du faktiskt kan använda till något annat. Att söka fungerar, men den verkliga utmaningen är att de som saknar struktur kanske inte ens vet vad de ska söka efter som jag nämner ovan. Dessutom, i den fysiska världen, finns inte alltid samma sökmöjligheter så tid kommer att sparas. Massor av tid både när du letar men även när du ska spara det du ska spara.

2) Dubbelsparande blir historia

När du vet var du har dina grejer och varför kommer dubbletter aldrig att vara ett problem. Detta är fantastiskt av många skäl, och det bästa är att du aldrig kommer att tvivla på vilken version som är den rätta. Ditt material kommer vara relevant, uppdaterat och det du verkligen letar efter.

Så vart ska du börja för att skapa ditt nya strukturerade liv?

#1 Släng allt som Inte fyller någon funktion:

Argumentet ”det kan vara bra att ha” räcker inte. Antingen är det användbart och då behåller du det, eller så är det dags att släppa taget. Om du är osäker betyder det att du förmodligen har ett behov av att behålla det.

#2 Strukturera upp Kontoret Och Datorn:

Använd samma namnsättning för alla dina förvaringsplatser. Om du har en mapp i din e-post som heter ’kunder’, varför inte ha en mapp med samma namn i ditt filsystem och i OneNote eller Evernote? Var inte rädd för att rensa och ”less is more” gäller ofta, även när det handlar om struktur.

#3 Sortera in allt material på rätt ställe:

När din nya struktur är på plats, sortera in allt – e-post, filer, anteckningar, papper – på rätt plats. Fokusera på att organisera snarare än att göra en massa saker med det du hittar. Om det krävs en aktivitet, planera den i din kalender eller att-göra-lista och gå vidare med strukturera ditt material tills du är klar.

Investera ett par timmar innan julledigheten i att skapa ordning och reda och du kommer tjäna massor av tid under 2024. För att inte tala  om den sköna känslan du kommer att ha när ledigheten är över och du möts av ordning och reda istället för kaos.

Nu kör vi!

-Michael”

The post Dags att julstäda för att skapa ordning och reda! appeared first on Michael Alphov.

Gör så här på jobbet 

Avsätt tid för att fundera igenom hur du vill vara organiserad. Hur ska du spara allt ditt fysiska arbetsmaterial? Pärmar?, mappar?, lådor?, tidskriftssamlare? Eller ska du scanna in alla papper och sedan bara spara dem digitalt? Bestäm dig för ett eller ett fåtal sätt och gör lika dag ut och dag in. Passa givetvis även på att märka upp allt material så du enkelt hittar och enkelt kan spara nya saker som dyker upp. 

Elektroniskt göra du precis lika: vilken mappstruktur ska ha för dina dokument och filer i utforskaren/dropbox/Google drive? Vilken mappstruktur ska du ha i din mailklient? Vilken struktur ska du ha på dina anteckningsböcker i OneNote/Evernote? Ska det vara lika på alla ställen? Just ”lika på alla ställen” är en metod jag själv använder för att göra det lätt för mig själv. Givetvis kan det inte bli exakt samma men i stort sett ser min struktur lika ut överallt. Exempelvis heter mapp ett, 01 – Föreläsningar & Utbildningar på all tre ställen och den första ”undermappen” heter kunder. 

Dessutom har jag bestämt vad jag sparar vart dvs. vad passar att ha i mailen resp. Dropbox. Evernote använder jag för anteckningar. 

Vad blir resultatet av ordning och reda? 

Lugn, trygghet, effektivitet, flexibilitet, tidsbesparing, minskat slöseri och lättare att ta beslut om vad man kan kasta och inte kasta – finns det ingen naturlig plats att spara materialet på kan man fundera lite extra på om det verkligen ska sparas. En skön känsla helt enkelt! 

Ett bonustips

Fundera på vad du kan strukturera upp i ditt privatliv. Vart kan och bör du ha en bra struktur på hemma? Jag och min fru har precis investerat i en stor garderobslösning för alla våra kläder vilket är oerhört skönt. Allt har en plats och allt är överskådligt på samma ställe. Förrådet ute strukturerades upp igår efter att ha levt ett eget liv de senaste åren och nu har allt som finns där inne en tydlig plats vilket gör det oerhört lätt att hitta de saker man behöver. I källaren har vi gjort detsamma med hela familjens vinterkläder, sportutrustning etc. Allt för att det ska vara enkelt att hitta, använda och när det inte behövs, stuva undan. 

Frasen ”det ska vara lätt att göra rätt” gäller gäller även när det kommer till ordning och reda. 

Nu kör vi! 

-Michael 

The post Ordning och reda pengar på fredag appeared first on Michael Alphov.

Dock tycker jag att det är lika bra att vi klargör det direkt, ett tomt skrivbord handlar inte om att du inte har något att göra eller att du inte är kreativ….

Personligen har jag alltid arbetat med ett ”rent” skrivbord och det jag lilla jag har haft på mina skrivbord genom åren har varit väl uppmärkt och haft ett klart syfte. Det gör att jag tycker det är både fascinerade och intressant att ”stöta på” människor som är totalt olika mig själv i tänket gällande skrivbord. Jag har träffat en dam som hade över 80 porslinskatter på skrivbordet! Ja, du läste rätt och svaret på varför var; ”jag gillar ju katter”….

Jag har träffat en man som hade en chokladkaka från 1981 i sin skrivbordslåda och detta var bara för att par år sedan. Varför var samma fråga till honom och hans svar var att det är inget fel på den. Ska du äta den frågande jag? Nej, så klart inte svarade han. Vad ska du då ha den till var mins nästa fråga och på det fick jag inget svar…

Måste det då vara sterilt och tråkigt på skrivbordet och kontoret?

Nej, självklart inte! Du får gärna ha sköna tavlor, blommor, porslinskatter(inte 80 på skrivbordet bara), kort, färgglada väggar och möbler mm. både på ditt skivbord och på ditt kontor. Ja, du fattar nog vart de olika sakerna ska vara men kontentan är att om du mår bra av kort, färg, blommor etc. så kommer du också att prestera bättre. Inga konstigheter så klart men det jag pratar om i detta fall är att är att ta bort allt som stör dig, är i vägen för dig, distraherar dig och saker som upplevs som oprofessionellt av dina gäster som besöker ditt kontor. Allt detta ska genast tas bort tillsammans med alla högar som ligger på ditt skrivbord. Ska du ha kvar materialet ska det vara på rätt plats och rätt plats är en plats som är uppmärkt och anpassad för materialet. 

Följ dessa tre enkla steg om du vill göra skillnad!

1. Bestäm varför du vill ha en skillnad 

Är du inte nöjd med nuläget gäller det att fundera på hur du vill att det ska vara. Vill du leta mindre efter saker? Vill du ha mindre antal saker som stör din koncentration? Vill att ditt kontor ska ser mer proffsigt ut när du har kunder/gäser på besök? Fundera på varför du vill göra skillnad så kommer det vara oerhört mycket lättare att göra skillnad. 

2. Ta bort allt som du inte behöver i din nya miljö

Håll det gärna så minimalt som möjligt. Allt som du inte har nytta av ska bort helt enkelt för att du enkelt ska kunna skapa och hålla ditt nya system. 

3. Avsluta varje dag med att sortera undan allt material som du har framme

Ett bra tips är att tänka som en brandman; när du har använt något ska det läggas tillbaka på sin rätta plats direkt. Inte sen utan nu. Detta kommer göra det oerhört mycket lättare för dig att hålla ordning och faktiskt hitta det du söker nästa gång du behöver det. 

Vill du fördjupa dig ytterligare kan du läsa 7 tips för att skapa en bra fysisk struktur

Stort lycka till och kom ihåg att oordning inte är detsamma som kreativitet utan skapa förutsättningar för kreativitet genom att ta bort allt som ”stör!”

-Michael

The post Struktur är visst kreativt! appeared first on Michael Alphov.