Förmodligen har du redan idag blivit avbruten massor av gånger och tänkt att du ALDRIG får chansen att fokusera. Att du ALLTID blir avbruten och att det OFTA är någon annas fel men är det verkligen så enkelt? 

Ger du dig själv chansen att fokusera eller…

• Har du signaler på för nya mail, nya sms, nya chattmeddelanden både i din dator och i din telefon? 
• Har du alltid volymen på i din telefon?
• Har du alltid mailen upp på din ”second screen” på kontoret? 
• Har du push-notiser igång från olika tidningar och sociala medier? 
• Har du alltid dörren öppen till ditt kontor för du vill vara en tillgänglig chef-/kollega? 

Om du svarat ja på något eller några av de påståenden du ser ovan så är det hög tid att göra annorlunda förutsatt att du VILL göra något åt situationen med att fokusera vill säga. 

Gör det du behöver göra för att fp chansen att fokusera och testa dig fram. 

Jag lovar att det varken är farligt eller konstigt….

The post Ger du dig själv chansen att fokusera? appeared first on Michael Alphov.

Vad blir konsekvensen av att ”hela” tiden vara styrd av telefonen? Fokus är inte ordet som först poppar upp för mig i alla fall.

Några tips från coachen är:

Stäng av alla push-notiser i telefonen
Sätt telefonen på ljudlös de stunder du måste vara fokuserad – tänk att att du är på ett möte får du svara du väl inte i telefon, eller?
Lägg telefonen så du inte når den från platsen du sitter och arbetar på

Hur tänker du gällande fokus och telefonhantering?

The post Är det du eller din telefon som bestämmer? appeared first on Michael Alphov.

Trots alla fina ”succestories” gällande hur man ställt om till ett mer flexibelt arbetssätt upplever jag att  många som nu numera arbetar hemma tycker att det är svårt med avgränsningar och förväntningar. Det handlar allt som oftast om hur man tror att man ska vara tillgänglig och det behöver vi reda ut. Eller rättare sagt, det behöver ni reda ut. De två huvudfrågor som är viktiga när det kommer till tillgänglighet är:

Vilken krav på svarstid har vi internt?

Senast igår pratade jag med en kvinna som tyckte att det var jobbigt när hon inte svarade på ”spontana” teamssamtal eller mail direkt. Till saken hör också att det hade smugit sig in en jargong på deras firma som kunde ge uttryck som ”jag ringde dig på teams förut men du svarade inte, jobbar du inte idag?”

Lösningen är att reda hur snabbt man behöver svara alt. återkoppla internet oavsett om det handlar om mail, chatt, samtal eller spontana teamsmöten. Allt för att alla ska ha samma bild och uppfattning.

När ska man vara tillgänglig för sina kollegor?

I kombination med svarstidsutmaningen ovan så bör alla organisationer gemensamt bestämma ramarna för när det är fokustid för medarbetarna alternativt ”öppen dörr” som gäller. Det jag menar är att, exempelvis, bestämma internt att vi undviker att ”störa” varandra genom samtal, interna möten, chattmeddelandden etc. innan 09.30 och efter 14.30. (Ta inte dessa klockslag bokstavligen utan de är bara exempel). Detta skulle innebära att alla medarbetare har fokustid innan 09.30 och efter 14.30 och ges på sätt möjligheten att arbeta med deras svåra och viktiga uppgifter med stort fokus. Under tiden mellan 09.30-14.30 ligger alla interna möten samt man är också tillgänglig på telefon, teams, chatt osv. Detta innebära att alla har samma bild och förväntningarna på svarstid och tillgänglighet blir desamma. 

Vinsten kommer bli en enhetlig bild internt, mer fokustid, mer tillgänglig tid på samma tider, samt rätt förväntningar på varandra för ett proffsigare och mer balanserat samarbete!

Lycka till!

-Michael 

The post Är man alltid tillgänglig när man jobbar hemma? appeared first on Michael Alphov.

Så har kan vi inte ha det och därför är det läge för dig att fundera och bestämma hur du vill ha det inom följande områden:

När är din primetime?  

Med primetime menar jag den tid på arbetsdagen som det är störst chans för dig att kunna hålla fokus och vara koncentrerad utan att det blir massor av avbrott. På dessa tider ska du planera in dina svåraste och mest komplexa uppgifter.

Behöver du skapa mer ”flightmodetid” i ditt liv?  

Tänk dig en stund helt utan avbrott. Inga mail som ”plingar”, din telefon är satt på ljudlös och dörren till ditt kontor är stängd alternativt har du satt dig i den tysta delen i ditt aktivitetetsbaserade kontor. Inget kan egentligen störa ditt fokus och du kan göra det du planerat att göra. Alla uppgifter kräver inte fullständigt fokus så var noggrann med vad du väljer att göra när du använder knepet med flightmode.
Ps. att du stänger av alla signaler, notiser och pling i din telefon och dator tar jag för givet.

Multitasking funkar inte. Punkt slut.  

Ska du hålla uppe ditt fokus och din kvalité så gäller det att göra en sak i taget och inget annat. Direkt du hoppar mellan uppgifter så tappar du möjligheten att fokusera. Jag skulle vilja påstå att tron på att multitasking fungerar är ett av de största problemen för tjänstemän idag. Det har aldrig fungerat och kommer inte att fungera för uppgifter som kräver fokus.

Tacka nej till till alla möten utan syfte och mål  

Slöseri är aldrig bra för ditt fokus och möten utan syfte och mål är en stor bov i dramat. Om mötet som du blivit kallad till inte har ett tydligt syfte eller ett tydligt mål med vad som ska uppnås så mitt råd att tacka nej alternativt att fråga mötesorganisatören gällande syfte och mål. Saknas syfte och mål så kommer tiden slösas bort och ditt fokus för resten av dagen kommer att påverkas negativt.

Jobba i block  

Ingen kan fokusera åtta timmar om dagen. Bryt ned dina arbetstid i mindre block med pauser mellan blocken. Ditt fokus kommer öka och du kommer få mer gjort genom att arbeta mindre men mer fokuserat. Bra va!

Andra saker att tänka på för att få chansen till fokuserat arbete kan vara att se över när du arbetar dvs. när börjar du och när slutar du? Kanske du kan börja tidigare för att få större chans till fokustid på morgonen?  Vidare kan ni behöva bestämma hur ni ska arbeta i din grupp eller i ditt team för att ge varandra chansen till fokustid? När är det OK att avbryta varandra och när är det inte OK? Kanske ska ni införa gemensam ”fokustid” varje dag då alla göra sina svåra och koncentrationskrävande uppgifter?

Allt för att ge alla möjlighet att fokusera för att prestera.

Hur gör du?

The post Fokusera för att prestera appeared first on Michael Alphov.

Ett enkelt knep för att få mer ”oavbruten koncentrationstid” är att stänga av alla signaler för inkommande mail. På alla mina utbildningar inom effektivitet förespråkar jag ständigt vikten av att göra sin e-post istället för att bara läsa sin. Att göra sin e-post innebär att du enbart öppnar din inkorg mellan 2-5 ggr/dag och inte 20-30 eller, för den delen,  varje gång det ”plingar” till som är normalscenariot för många.

Mitt råd är att du därför stänger av ALLA signaler för att nya e-post finns i din inkorg för att ha större chans att skapa tid för fokus. I Outlook som är det mest använda mailprogrammet gör man enligt följande fem steg:

1. Klicka på ARKIV och välj ALTERNATIV
2. Välj E-POST
3. Skrolla ned till stycket som heter: mottagna meddelanden
4. ”Klicka ur” i alla rutor under ”när nu post anländer”
5. Klicka OK hela vägen tillbaka

Detta kommer innebära att alla dina mail kommer till sig precis som vanligt men du får ingen signal om att ny post har anlänt = möjlighet att att jobba koncentrerat på ett helt annat sätt!

Hör du något annat mailprogram är det bara att läsa i hjälpavsnittet hur du gör!

Läs även gärna mina ”7 e-postregler som ger dig kontroll” 

Ha en fortsatt produktiv dag!

-Michael

The post Tappar du fokus av alla mail? appeared first on Michael Alphov.

Som vanligt tar vi tacksamt emot kommentarer & synpunkter.

Trevligt lyssnande!

[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/05/itunes.png” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2015/05/itunes-195×73.png” width=”195″ align=”left” title=”itunes” frame=”true” icon=”image” caption=””]

Länk för Android användare 

The post Effektiva metoder – Avsnitt #7 är ute appeared first on Michael Alphov.