För att på riktigt börja göra skillnad så gäller det att sluta tänka inkorg och istället tänka kommunikation. Kärnfrågan för dig att bestämma är hur mycket tid du måste avsätta varje dag för att vara i fas med dina kommunikation?

Att du sen ska hantera din inkorg på samma sätt som du hanterar din brevlåda hemma är nästa tips. Vad jag menar? Att du ska tömma inkorgen varje dag. – Nu kommer ju inte posten längre varje dag men du är med på principen tänker jag.Med ”tömma inkorgen” handlar det om att arbeta in vanan att alltid fatta ett beslut om alla nya mail. Ett beslut som ”gör om” ditt mail till en aktivitet, en delegering, ett sparande i arkivet eller så kastar du helt enkelt mailet om det inte var viktigt.

Låter det enkelt?

Det är faktiskt enkelt, men det kräver att vissa saker är på plats. För ett par veckor sedan hade jag den intressanta diskussion jag inledde denna text med och det med en deltagare som var ”på min sida” i debatten om det är möjligt att arbeta med en tom inkorg trots dagens informationsöverflöd. Han fick närmare 120 mejl, helt galet men inte ovanligt, per dag. Hans ”nyckel till framgång” var att han hade full kontroll över hur mycket tid han var tvungen att lägga på att hantera sina mejl enligt ”beslutsmetoden” jag nämner ovan.

Jag vill påstå att felet många gör är att inte behandla uppgiften ”tömma inkorgen” som en arbetsuppgift. De tror att de ska hinna med det mellan andra arbetsuppgifter, vilket de inte gör. Tricket är, som han listat ut och som du snart listat ut, att avsätta tillräckligt med tid för att vara proaktiv och ”on top” av sin egen inkorg och sin egen kommunikation. Följdfrågan som förmodligen redan dykt upp i ditt huvud kanske är: ”Hur mycket tid är det då?” Svaret är att det givetvis beror på mängden mail men som lite tips på vägen la deltagaren jag nämnde ovan 3 x30 min om dagen på att fatta beslut och tömma sin inkorg. Märk väl, fatta beslut, inte göra allt som kommit in i inkorgen.

Vad blir då vinsterna?

Du kommer att spara tid genom att investera tid

Om du avsätter dedikerad tid för att ta beslut, planera in nya uppgifter i att göra-listan och kalendern, svara på det du ska svara på och kasta det du ska kasta kommer du spara tid genom att slippa öppna samma mejl flera gånger. Det finns, tyvärr, personer idag som öppnar och stänger samma mejl mellan åtta och tio gånger innan ett beslut fattas om nästa steg. Varje gång ett mejl öppnas, försvinner någonstans mellan 30 och 120 sekunder. Det blir snabbt en stor mängd onödig tid som slösas bort och kunde ha använts bättre.

Du kommer att få större fokus

Att kunna hålla fokus är en sällsynt förmåga för många tjänstemän, vilket kan upplevas som oerhört frustrerande och ineffektivt. Om det bara finns nya och olästa mejl i din inkorg när du öppnar den, är det större sannolikhet att du verkligen fokuserar på uppgiften framför dig. Uppgiften när du öppnar inkorgen är enkel: fatta beslut om nästa åtgärd! Varken mer eller mindre. En tom inkorg innebär inte att allt är gjort, utan att ett beslut är fattat om nästa åtgärd. Det är en enorm skillnad.

Du kommer att använda kalendern och din att-göra-lista bättre

Om din inkorg är full av mejl som också innebär saker som ska göras, innebär det troligen att den bild din kalender och att-göra-lista ger dig inte är sann. Om det kommer saker via mejl som kräver en aktivitet, passar den aktiviteten mycket bättre i din kalender eller på din att-göra-lista, där du även fyller på med andra uppgifter från olika håll. Inkorgen är en insamlingsplats och inget annat. Kalendern och att-göra-listan är platserna för de saker du behöver göra. Enkelt, fungerande och logiskt.

Du kommer uppfattas som oerhört proffsig

Du kommer svara snabbare, vara med proaktiv och återkoppla bättre trots att du är inne mindre i din inkorg men framförallt, du kommer leverera bättre. Lägg all tid som du håller på och ”gullar” med samma mail om och om igen på att istället göra det du ska göra.

Det om något kommer göra skillnad på riktigt.

Hur gör du för att lyckas med en tom inkorg? Vad anser du vara de största vinsterna med att arbeta enligt ”tom inkorgs-principen”.

Dela gärna med dig av dina erfarenheter och tips!

Nu åker vi!

– Michael

Ps 1: stäng av alla signaler i ditt mailprogram för att ny e-post ramlat in i din inkorg. Detta gäller givetvis både för din dator och din mobil.

Ps. 2: jag har, lämpligt nog, en oerhört populär utbildning att boka i ämnet kallade Effektiv Outlook där fokus är på smarta vanor som nämna ovan samt smarta tips på hur man får till allt i Outlook.

Ps 3: Bokar ett möte med mig gör du enkelt här

The post Ta kontroll över din inkorg appeared first on Michael Alphov.

Nej, det är inte viktigt men det är oerhört skönt SAMT så är det ett bra tecken på att du har kontroll. Att DU styr ditt jobb, dina prioriteringar och din tid.

Låt mig förklara; vi kan ta e-posten som exempel där många öppnar alla mail som kommer, skummar igenom vad som står och sen inte gör speciellt mycket mer än så för du ska ju göra det som ska göras sen…

Någon annan sätter en flagga och en tredje markerar allt viktigt som ”oläst” men de allra flesta låter det bara ligga kvar i inkorgen.

Vad blir effekten?

..du måste läsa samma mail igen och kanske upprepas det jag precis skrev ovan. Kontrollen är inte vad den borde vara och dina prioriteringar styrs inte av vad de borde styras av utan det blir ofta väldigt, väldigt händelsestyrt. Eller säg så här, den eller ”det” som skriker högst för tillfället är vad som prioriteras.

Tänk och gör så här istället!

Öppna din inkorg ett par gånger per dag. Läs igenom, ett mail åt gången, och FATTA BESLUT om nästa åtgärd.

1) Du ska göra något – planera in när i din att göra-lista eller i din kalender + flytta mailat från inkorgen

2) Någon annan ska göra något – delegera till rätt person med rätt instruktioner + lägg in en tid i din att göra-lista/kalender när du ska följa upp

3) Inget ska göras med du vill ha kvar mailet  – lägg det i rätt mapp direkt

4) Inget behöver göras och du behöver inte ha kvar mailet – kasta det direkt

Så vad borde bli din nya rutin?

Den borde bestå av två huvuddelar som är: 1) Du ska öppna dina inkorgar bara ett par gånger per dag (3-5 st brukar räcka för de flesta) 2) Du ska fatta beslut gällande nästa åtgärd med allt nytt som kommit in.

Resultatet kommer vara tomma inkorgar ett par gånger per dag och dessutom en grym känsla av kontroll där DU har koll på dina prioriteringar genom allt som finns i din att göra-lista och i din kalender.

Testa, du har verkligen allt att vinna på att skapa en grym rutin för dina inkorgar!

The post Är det viktigt att alltid ha en tomma inkorgar? appeared first on Michael Alphov.

Hoppas något eller några av tipsen kan göra skillnad för dig!

-Michael

The post Tipsar om smart mailhantering i senaste Kollega appeared first on Michael Alphov.

Metoden du ska använda är: ”öppnar du så beslutar du”

Första gången du öppnar ett nytt mail gäller det att fatta ett beslut om nästa åtgärd. Svara på det du kan svara på direkt. Kasta det du kan kasta och spara det du ska spara på rätt ställe vilket inte är din inkorg. Kräver informationen i mailet att du ska göra något så ska du planera in detta i din att-göra lista eller i din kalender. På sätt kan du ”släppa uppgiften” just nu och fokusera på det du ska göra just nu.

Göra direkt: uppgiften måste göras direkt och du gör också uppgiften direkt. Denna princip är också extremt användbar för mail som tar 2-3 minuter att hantera/göra. Det tar längre tid att planera in så korta uppgifter så det är bättre att göra dem direkt förutsatt att de ska göras.

Göra men inte nu: alla uppgifter måste inte göras nu utan ska göras i ”framtiden”. Då räcker det inte att tänka jag ”gör det sen” utan planera NÄR i din att-göra lista eller i din kalender beroende på hur lång tid uppgiften tar. Min tumregel är att allt som tar mer än 20 min hamnar i min kalender och allt som tar mindre tid hamnar i att-göra listan.

Delegera: skicka vidare direkt och notera när du ska följa upp detta som en att-göra uppgift eller i din kalender på rätt datum.

Spara: spara materialet på rätt plats direkt.

Kasta: vad väntar du på? Kasta bort det du inte behöver eller kan hitta någon annanstans.

Lycka till och ta kontroll över din inkorg!

The post #Mailskolan | Avsnitt 6: Sträva efter en tom inkorg varje dag appeared first on Michael Alphov.