Dock tycker jag att det är lika bra att vi klargör det direkt, ett tomt skrivbord handlar inte om att du inte har något att göra eller att du inte är kreativ….

Personligen har jag alltid arbetat med ett ”rent” skrivbord och det jag lilla jag har haft på mina skrivbord genom åren har varit väl uppmärkt och haft ett klart syfte. Det gör att jag tycker det är både fascinerade och intressant att ”stöta på” människor som är totalt olika mig själv i tänket gällande skrivbord. Jag har träffat en dam som hade över 80 porslinskatter på skrivbordet! Ja, du läste rätt och svaret på varför var; ”jag gillar ju katter”….

Jag har träffat en man som hade en chokladkaka från 1981 i sin skrivbordslåda och detta var bara för att par år sedan. Varför var samma fråga till honom och hans svar var att det är inget fel på den. Ska du äta den frågande jag? Nej, så klart inte svarade han. Vad ska du då ha den till var mins nästa fråga och på det fick jag inget svar…

Måste det då vara sterilt och tråkigt på skrivbordet och kontoret?

Nej, självklart inte! Du får gärna ha sköna tavlor, blommor, porslinskatter(inte 80 på skrivbordet bara), kort, färgglada väggar och möbler mm. både på ditt skivbord och på ditt kontor. Ja, du fattar nog vart de olika sakerna ska vara men kontentan är att om du mår bra av kort, färg, blommor etc. så kommer du också att prestera bättre. Inga konstigheter så klart men det jag pratar om i detta fall är att är att ta bort allt som stör dig, är i vägen för dig, distraherar dig och saker som upplevs som oprofessionellt av dina gäster som besöker ditt kontor. Allt detta ska genast tas bort tillsammans med alla högar som ligger på ditt skrivbord. Ska du ha kvar materialet ska det vara på rätt plats och rätt plats är en plats som är uppmärkt och anpassad för materialet. 

Följ dessa tre enkla steg om du vill göra skillnad!

1. Bestäm varför du vill ha en skillnad 

Är du inte nöjd med nuläget gäller det att fundera på hur du vill att det ska vara. Vill du leta mindre efter saker? Vill du ha mindre antal saker som stör din koncentration? Vill att ditt kontor ska ser mer proffsigt ut när du har kunder/gäser på besök? Fundera på varför du vill göra skillnad så kommer det vara oerhört mycket lättare att göra skillnad. 

2. Ta bort allt som du inte behöver i din nya miljö

Håll det gärna så minimalt som möjligt. Allt som du inte har nytta av ska bort helt enkelt för att du enkelt ska kunna skapa och hålla ditt nya system. 

3. Avsluta varje dag med att sortera undan allt material som du har framme

Ett bra tips är att tänka som en brandman; när du har använt något ska det läggas tillbaka på sin rätta plats direkt. Inte sen utan nu. Detta kommer göra det oerhört mycket lättare för dig att hålla ordning och faktiskt hitta det du söker nästa gång du behöver det. 

Vill du fördjupa dig ytterligare kan du läsa 7 tips för att skapa en bra fysisk struktur

Stort lycka till och kom ihåg att oordning inte är detsamma som kreativitet utan skapa förutsättningar för kreativitet genom att ta bort allt som ”stör!”

-Michael

The post Struktur är visst kreativt! appeared first on Michael Alphov.

[lightbox link=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/06/Städat-skrivbord_kontroll_effektivitet.jpg” thumb=”https://michaelalphov.se/wp-content/uploads/2014/06/Städat-skrivbord_kontroll_effektivitet-195×130.jpg” width=”195″ align=”right” title=”Städat skrivbord_kontroll_effektivitet” frame=”true” icon=”image” caption=””]Handen på hjärtat, vilken är din inställning till ordningen på ditt fysiska skrivbord? Är det en arbetsyta eller en förvaringsyta? De som sällar sig till kategori två har oftast inte något system för att hålla ordning på sina papper. Varken nya eller gamla. Det finns en stor kreativitet därute och jag har stött på alltifrån klassiska pappershögar, papper utspridda som en solfjäder, papper intrycka under skrivbordsunderlägget, papper på golvet, papper i fönsterhyllorna, pappershögar som är gömda i en låda, flyttlådor som fortfarande inte är uppackade trots det var 4-5 år sedan du bytte kontor till till papper liggandes i fullständigt kaos på skrivbordet. 

Varför är detta ämne så viktigt då? Vissa av er tänker säkert att ni hittar ju faktiskt era papper i ”röran” så vad är problemet? 

Det kan säkert var sant i vissa fall men det vanligaste scenariot som händer när man har ett skrivbord som är belamrat av papper som man egentligen inte använder just nu är följande: du kommer ta i mängder av papper och dessa kommer flyttas runt, ”sorteras”, byta högar, läses och kontrolleras mängder av gånger under varje dag/vecka/månad/år. Konsekvensen blir att tid och energi slösas i stora mängder varje dag. Många inser inte förrän de har strukturerat upp sitt material hur mycket alla papper verkligen påverkade dem i det dagliga arbetet.

För att understryka allvaret är det värt att nämna undersökningen Esselte gjorde för ett antal år sedan. De studerade och utvärderade 2500 chefers struktur och kom fram till att dessa personer ”slösade” bort sex veckor per person i onödigt letande efter material/dokument under ett år. Material de visste att de hade men inte exakt vart. Det känns ju som den tiden kunde ha använts till något bättre än att leta. En annan negativ aspekt, åtminstone för mig, är att letande leder till frustration och det i sin tur leder till negativ påverkan på min prestation. 

5 steg för att skapa superstruktur

1. Samla ihop allt löst material.

Inga undantag gäller. Ta alla lösa papper, post-it, pappershögar etc. Rubbet ska med även det du gömt i lådor och plastbackar. Placera allt i en eller två stå stora högar om det är extremt mycket material. 

2. Grovsortera i fem högar

Ta ett papper i taget och bestäm nästa åtgärd. Mitt förlag är att du grovsorterar allt material i fem högar enligt följande:

1. Du ska göra något och det det kommer, enskilt, ta mindre än 15 minuter
2. Du ska göra något och det det kommer, enskilt, ta mer än 15 minuter
3. Du ska inte göra uppgiften utan den ska delegeras & bevakas
4. Du ska inte göra något mer än spara materialet som referens
5. Kastas. Materialet behövs inte alternativt finns digitalt. 

3. Bestäm system/metod för hur du vill förvara ditt fysiska material

Pärmar eller hängmappar är de två vanligaste alternativen som är enkla att komma igång med och enkla att underhålla. Regeln är att det inte ska finnas några lösa papper och att ditt sorterade material inte ska vara på skrivbordet utan placerat i hyllor avsedda för mappar och pärmar. I mappar och pärmar placerar du både material du bara ska spara men också material du jobbar med vilket gör att det är otroligt enkelt att fortsätta med olika uppgifter när din planering säger att du ska det. Glöm inte att märka allt material tydligt och undvik märkningar som övrigt, diverse etc. 

På ditt skrivbord kan du också behöva ha några ”plastbackar/brevkorgar” placerade och de bör vara uppmärkta enligt följande: 

IN: här hamnar allt nytt material som du inte tagit beslut om nästa åtgärd för. Här kan också dina kollegor placera material till dig när du inte är på kontoret. 

Max 15 minuter: här placerar du uppgifter som, enskilt, tar mindre än 15 minuter att göra i vänta på att du ska göra dessa. Vissa uppgifter ska göras på speciella dagar eller datum så glöm inte att planera in detta i ditt planeringssystem. 

Bevakning: här placerar du allt material där du gjort det du ska göra och nu väntar på svar/återkoppling från andra. Notera att även detta material förmodligen behöver ha någon form av planering för det är inte alltid man får svar i tid av kollegor, kunder eller leverantörer. Har du koll på sista datum kan du vara proaktiv och påminna. 

Önskar läsa: har placerar du tidningar, artiklar etc. som du har ett intresse av att läsa men inte måste läsa. 

4. Finsortera

Gå igenom alla dina sorteringshögar och placera in ditt material där det hör hemma. Det vill säga i mappar, pärmar eller i dina ”plastbackar”. 

5. Ta bort allt ”brus” runt omkring som stör din koncentration. 

Du behöver kanske inte ha 100 pennor på skrivbordet när du använder en som exempel. Givetvis är det OK att ha några kort på barnen eller svärmor etc. men i detta fall är lagom bäst. Skapa helt enkelt en harmonisk arbetsplats och din produktivitet kommer att öka omedelbart för fokus kommer kunna läggas på att göra rätt saker.

Kör hårt och håll systemet levande – varje dag!

The post Bra struktur ger dig tid, lugn & kontroll appeared first on Michael Alphov.