Allt ovan är , som du redan listat ut, inte speciellt bra och kommer framförallt inte hjälpa dig att arbeta så smart som möjligt. Har du precis som många andra massor av bra ställen så gäller det att tänka om och tänka rätt genom att skapa en bra fysisk struktur och här kommer sju tips om kommer hjälpa dig på vägen: 

1. Allt ska ha en plats

Har materialet du tänker spara ingen naturlig plats så ska det förmodligen inte sparas. ”Bra att ha tänket” är ofta ett beslut om att kasta materialet som förhalas och inget annat. Spara det som ska sparas och inget annat. 

2. Ha inga ”jag lägger det här så länge” högar alternativt  ”för sorteringshögar”

Det enda som kommer hända är att det tar energi varje gång du ser högen för om vi ska vara helt ärliga, när hade du tänkt att sortera in högen som tillslut når en imponerade höjd…
Återigen, det är bara ett tecken på förhalning.

3. Spara inte dubbelt

Behöver du verkligen spara material du skriver ut eller räcker det att ha det elektroniskt? Dubbelsparande leder bara till förvirring i långa loppet. 

4. Städa och strukturera upp det material  du redan har

Material har en tendens till att vara färskvara i många fall. Inte i alla fall men som, sagt, i många fall vilket innebär att extremt stor del av det som du kände att du verkligen var tvungen att spara, oavsett när du gjorde det, numera är material du inte längre behöver och därför kan kastas. 

5. Bli ännu mer digital

Börja använda OneNote eller Evernote som är elektroniska anteckningsböcker istället för din fysiska anteckningsbok. Fördelarna är många och du kommer alltid ha med dina anteckningar då du har tillgång till dem genom appar i datorn, mobilen eller på Ipaden. 

6. Sluta skriv ut så mycket papper.

Desto mindre papper DU producerar desto mindre papper finns det att ta beslut om och det blir lättare att hålla struktur och ordning. Enkelt, rimligt och logiskt. 

7. Scanna, scanna och scanna

Skaffa dig en scannerapp i mobilen. Det finns massor att välja mellan som Microsoft Office Lens som är perfekt för dig som jobbar i Microsoftmiljö. Är du Macanvänadare och dessutom Evernoteanvändare så är Scannable appen för dig  Personbligen scannar jag in allt från kvitton, mina anteckningar, dokument, saker jag skrivit på en whiteboardtavla i samband med utbildningar och möten, mindmaps till utkast och layouts jag gör för hand. Allt, verkligen allt kan Scannas in.

Kontentan blir att desto enklare struktur du har desto lättare kommer det vara att hålla den. Jämför gärna strukturen i ditt kök med din arbetsplats struktur. Hemma vet du exakt var glas, grytor, tallrikar etc. ska placeras men är det lika lätt och logiskt på ditt kontor?

Om inte, gör om och förenkla så kommer du spara både tid, energi och framförallt så kommer du ha möjlighet att använda ditt material då du kommer veta vad du verkligen har!

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post Hur många bra ställen har du? appeared first on Michael Alphov.

Gör så här på jobbet 

Avsätt tid för att fundera igenom hur du vill vara organiserad. Hur ska du spara allt ditt fysiska arbetsmaterial? Pärmar?, mappar?, lådor?, tidskriftssamlare? Eller ska du scanna in alla papper och sedan bara spara dem digitalt? Bestäm dig för ett eller ett fåtal sätt och gör lika dag ut och dag in. Passa givetvis även på att märka upp allt material så du enkelt hittar och enkelt kan spara nya saker som dyker upp. 

Elektroniskt göra du precis lika: vilken mappstruktur ska ha för dina dokument och filer i utforskaren/dropbox/Google drive? Vilken mappstruktur ska du ha i din mailklient? Vilken struktur ska du ha på dina anteckningsböcker i OneNote/Evernote? Ska det vara lika på alla ställen? Just ”lika på alla ställen” är en metod jag själv använder för att göra det lätt för mig själv. Givetvis kan det inte bli exakt samma men i stort sett ser min struktur lika ut överallt. Exempelvis heter mapp ett, 01 – Föreläsningar & Utbildningar på all tre ställen och den första ”undermappen” heter kunder. 

Dessutom har jag bestämt vad jag sparar vart dvs. vad passar att ha i mailen resp. Dropbox. Evernote använder jag för anteckningar. 

Vad blir resultatet av ordning och reda? 

Lugn, trygghet, effektivitet, flexibilitet, tidsbesparing, minskat slöseri och lättare att ta beslut om vad man kan kasta och inte kasta – finns det ingen naturlig plats att spara materialet på kan man fundera lite extra på om det verkligen ska sparas. En skön känsla helt enkelt! 

Ett bonustips

Fundera på vad du kan strukturera upp i ditt privatliv. Vart kan och bör du ha en bra struktur på hemma? Jag och min fru har precis investerat i en stor garderobslösning för alla våra kläder vilket är oerhört skönt. Allt har en plats och allt är överskådligt på samma ställe. Förrådet ute strukturerades upp igår efter att ha levt ett eget liv de senaste åren och nu har allt som finns där inne en tydlig plats vilket gör det oerhört lätt att hitta de saker man behöver. I källaren har vi gjort detsamma med hela familjens vinterkläder, sportutrustning etc. Allt för att det ska vara enkelt att hitta, använda och när det inte behövs, stuva undan. 

Frasen ”det ska vara lätt att göra rätt” gäller gäller även när det kommer till ordning och reda. 

Nu kör vi! 

-Michael 

The post Ordning och reda pengar på fredag appeared first on Michael Alphov.

Väl tillbaka vid din arbetsplats så kan det var riktigt förvirrat. Vad var det egentligen du skulle komma ihåg att göra? Hur många saker var det egentligen? Hela situationen har helt plötsligt blivit väldigt jobbig…

Det riktigt jobbiga är dock att:

Om du har ”otur” upprepar sig detta scenario i morgon, i övermorgon osv. I ditt huvud kommer du ha massssssor av saker och uppgifter som du borde komma ihåg men med stor sannolikhet inte kommer komma ihåg. Hur känns det i magen? Ingen vidare skön känsla va!?

Så vad säger du? Är det inte dags att skapa ett system där du ser till att:

• Skriver ned alla uppgifter i att-göra-listan alternativt kalendern för att verkligen göra rätt saker?
• Skriver ned och förvarar alla dina egna lysande idéer som du kommer på så de kan göras om dem till konkreta uppgifter?
• Skriver ned, behandlar och omvandlar dina egna mötesanteckningar till aktiviteter för att kunna vara proffsigare och mer effektiv?

Dina vinster kommer vara följande

1. Nummer ett är självklar: du kommer givetvis att glömma bort färre antal saker förutsatt att du kommer ihåg att titta på din att-göra-lista och kalender i framtiden.
2. Du kommer blir bättre på att sortera in dina tankar och anteckningar direkt på rätt plats vilket innebär att ditt system kommer vara både enklare och mindre i omfång.
3. Du kan använda ditt fokus och din energi till att verkligen göra saker istället för att försöka komma ihåg vad du borde göra.
4. Du kommer att spara tid då din ställtid kommer att minska genom att du är metodisk och gör på samma sätt varje gång. Du kommer också spara tid när du verkligen ska göra saker genom att det du ska göra finns på din lista eller i din kalender.
5. Du kommer ta dig snabbare mot dina mål tack vare att du kommer ha mycket lättare att fokusera på vad som verkligen är viktigt genom att du bara skriver ned och planerar in det som kommer att göra skillnad.

När ska du då skriva ned saker?

Direkt är svaret annars måste du komma ihåg att komma ihåg att du ska skriva ned sakerna. Vart ska jag skriva ned sakerna då tänker kanske du? I Att göra-listan eller kalendern är mina bästa tips och se till att du har tillgång till både i din mobil också. Arbetar du i Outlook är tipset att ladda hem appen To Do från Microsoft som är knuten till uppgifter/tasks i Outlook. Med appen installerad i din smartphone har du din att göra-lista med dig hela tiden = lätt att skriva in nya uppgifter. Att vara mobil och flexibel gäller även för anteckningar och tipset är att använda OneNote alternativt Evernote som digitala anteckningsböcker. Givetvis laddar du även här hem appen till din smartphone så du kommer åt dina anteckningar ”överallt”.

Kör hårt!

The post 5 vinster med att alltid skriva ned saker appeared first on Michael Alphov.

Året är snart slut så vad passar bättre än en podcast som fokuserar på en tillbakablick av det gångna året med hyllningar av det som hyllas bör och sågningar av det som sågas bör! Det blir utmärkelser i kategorier som, årets app, årets inspiratör, årets bok, årets kontorstrend, årets fokusord samt årets bonus.

Dessutom tittar vi framåt med kategorier som; nästa års trender inom effektivitet, försäljning & ledarskap, nästa års ”detta borde alla göra”, nästa års fokusord och innebörd av detsamma samt nästa års ”om jag får bestämma. Dessutom utvärderar jag och Oliver våra egna mål och hur det faktiskt gått under 2017.

Trevligt lyssnande!
Michael & Oliver

The post Årets sista podcast är ute nu! appeared first on Michael Alphov.

Är det den som har mest appar och verktyg som arbetar effektivast? Har du tänkt efter vilka program, verktyg och appar som du verkligen behöver för att kunna arbeta så smart som möjligt eller hör du till dem som tror att ett nytt program löser det mesta?

The post Skapa den ultimata verktygslådan för att vara effektiv! appeared first on Michael Alphov.