Mötesteknik i sig  är oerhört enkelt i teorin men desto svårare, för många, i verkligheten. Det man vet att man borde göra gör man ändå inte, märkligt nog. I samma undersökning som mina deltagare får fylla i listar de även anledningarna till att många möten inte är speciellt bra är och det är följande;  

• Syftet är oklart eller saknas helt – ingen, jo kanske den som kallat till mötet, vet varför mötet finns till
• Det saknas mål med vad som ska uppnås under mötet 
• Det saknas en agenda
• Det finns ingen information om hur man som deltagare kan och bör förbereda sig innan mötet
• För många deltagare är inbjudna 

Hur borde man då göra innan alla möten? 

”By failing to prepare, you are preparing to fail” sa Benjamin Franklin en gång i tiden och detta stämmer alltför väl inom de flesta områden och inte minst, gällande möten.

En möteskallelse ska vara baserad på följande:

Syfte

Ett syfte är anledningen till att träffas överhuvudtaget. Massor av möten som genomförs idag saknar syfte och borde aldrig bokats in. Kolla gärna igenom senaste månadens möten och ställ frågan för vart och ett av dem; Vad var syftet med detta möte? Kan du inte svara så skulle mötet förmodligen aldrig genomförts. 

Mål

Vad ska hända under mötet? Vad ska deltagarna ha kommit fram till när mötet är slut? Ska beslut fattas? Ska det informeras eller ska det diskuteras? 

Agenda

Vilka delar och punkter ska gås igenom för att målet ska uppnås? Det är din agenda och inget annat. 

Tydliga direktiv på vad som ska förberedas

Skicka underlag och tydlig på vad deltagarna ska förbereda och du kommer slippa ägna tid på detta på mötet. Ingen punkt med att gå igenom föregående protokoll 90% av mötestiden alltså..

Kalla rätt deltagare 

Vem ska vara med på mötet? Vilka behövs för att målet ska uppnås är det korrekta svaret!  Alla ”bänkvärmare” kan och bör göra något annat med sin tid.

Veckans tips är du i alla kallelser till alla möten från och med nu skriver med syfte, mål, agenda och vad du vill ska förberedas. Sen tänker du ett extra varv gällande vem/vilka som ska vara med på dina möten och bjuder in enbart det som ska vara med. Testa och utvärdera sedan resultatet och jag lovar att du inte kommer att ångra dig. 

En sund möteskultur kommer skapa förutsättningar för resultat i världsklass och det är ditt ansvar som mötesledare att skapa förutsättningar för ett bra möte.

Lycka till!

-Michael 

The post Effektiva möten börjar med grunden appeared first on Michael Alphov.

”Jag hinner inte med att jobba numera” sa han. Hinner du inte med att jobba, sa jag frågande tillbaka. Till saken hör att vi har träffats många gånger och kämpat tillsammans för att optimera hans personliga effektivitet, som han är riktigt bra på, och jag vet att han jobbar hårt och mycket.

”Jag hinner inte jobba sa han ytterligare en gång” och det visade sig snabbt att hans kalender, numer, var helt fullbokad med möten inom helt skilda ämnen och områden så kontentan blev att han inte hann med att ”jobba” med det han egentligen ville och borde arbeta med.

Scenariot är inte unikt utan jag tror att många av er som läser detta känner igen sig och själva anser att det är ett problem.

Vad är då själva grundproblemet?

– Prioritering är svaret och det är ditt eget ansvar att prioritera rätt. Rätt är inte alltid att gå på möten och att vara på möten är ingen ursäkt för att inte få saker gjorda. Att gå på ett möte istället för att göra den svåra, jobbiga och tråkiga uppgiften är en lätt genväg att gå men det betyder ju inte att uppgiften försvinner men på något märkligt sätt försöker man rättfärdiga för sig själv att det var ett bra val man gjorde. Innerst inne vet man förmodligen att så inte var fallet.

När har man då för många möten?

Den frågan finns det inget givet svar på utan det handlar om individuell anpassning beroende på vilken sorts arbete och roll man har MEN om du har mer är 60% bokat varje dag för möten är mitt råd att du kraftigt ifrågasätter om du måste vara med på alla dessa möten.

Hur ska man då rensa upp i mötesträsket för att få chansen att jobba?

1. Blocka tid i din kalender för att ha möte med dig själv

Tänk efter och anpassa när under dagen och veckan det passar bäst för dig att göra dina koncentrationsuppgifter och försök att få in i snitt minst 2 x 60 min fokustid varje dag.

2. Tacka enbart ja till möten som har ett tydligt syfte

I privatlivet är du garanterat restriktiv med vad du och familjen lägger er tid på. I jobbet däremot är det ibland inte lika viktigt utan många tackar gladeligen ja till alla möten de blir kallade på. Gör inte det. Tacka bara ja till de möten som du måste och ska vara med på. Allt annat bör du tacka nej till precis som du gör med aktiviteter utanför jobbet som inte är viktiga för dig.

Glöm inte att mötet kan vara bra men du ska inte vara där.

3. Undvik att boka möten som går in i varandra

Med det menar jag att du och alla andra i organisationen ska helt ska undvika att boka möten enligt exempelvis följande: 09.00-10.00, 10.00-11.00 och 11.00-12.00 etc.

Det som kommer hända är två saker:

– Möten kommer inte att starta i tid

– Deltagarna kommer inte vara mentalt närvarande då det inte hunnit avsluta förra mötet i huvudet.

4. Ifrågasätt alla s.k. ”stående” möten

Många möten är inbokade vecka efter vecka i massor av personers kalendrar och det infinner sig ett mått av slentrian. Vissa möten måste ske varje vecka men majoriteten behöver inte det. Se över alla dina återkommande möten och jag lovar att du kan ta bort något eller några om du/ni är riktigt ärliga mot er själva.

Är du inte helt övertygad så är det bara att räkna på ett klassikt s.k. veckomöte:

Låt oss säga att det är 10 personer med som träffas i två timmar.

Det innebär 10 x 2 = 20 timmar per vecka.

Om vi räknar lågt på cirka 40 möten under ett år innebär det 40 x 20 timmar = 800 timmar per år.

Om vi räknar på en snittlön för en tjänsteman på ca 450 kr innebär detta 360 000 kr per år i ren kostnad för att hålla dessa möten. Kan man räkna så här? Kanske, kanske inte men det är i alla fall en kraftig indikation på hur mycket pengar som läggs på ett möte under ett år. Är mötet värt 360 000 kr eller inte är din och verksamhetens beslut.

5. Håll dina möten korta

Det är bara att erkänna och rannsaka sig själv. Hur länge orkar du vara fokuserad och koncentrerad? Runt 45-75 minuter brukar vara svaret för de flesta och därför bör dina möten inte heller vara längre än det.

Testa att dra av 15 minuter nästa gång du bokar in ett möte. Kör 45 min istället för 60 min och boka inga möten som är längre än 75 min. MÅSTE du ha ett längre möte MÅSTE du lägga in pauser efter ca 60 min för att alla ska orka hålla fokus, intresse och engagemang.

Lycka till och glöm inte om du vill ha skillnad måste du göra skillnad!

/Michael

The post 5 tips för att rensa upp i mötesträsket appeared first on Michael Alphov.