Väl tillbaka vid din arbetsplats så kan det var riktigt förvirrat. Vad var det egentligen du skulle komma ihåg att göra? Hur många saker var det egentligen? Hela situationen har helt plötsligt blivit väldigt jobbig…

Det riktigt jobbiga är dock att:

Om du har ”otur” upprepar sig detta scenario i morgon, i övermorgon osv. I ditt huvud kommer du ha massssssor av saker och uppgifter som du borde komma ihåg men med stor sannolikhet inte kommer komma ihåg. Hur känns det i magen? Ingen vidare skön känsla va!?

Så vad säger du? Är det inte dags att skapa ett system där du ser till att:

• Skriver ned alla uppgifter i att-göra-listan alternativt kalendern för att verkligen göra rätt saker?
• Skriver ned och förvarar alla dina egna lysande idéer som du kommer på så de kan göras om dem till konkreta uppgifter?
• Skriver ned, behandlar och omvandlar dina egna mötesanteckningar till aktiviteter för att kunna vara proffsigare och mer effektiv?

Dina vinster kommer vara följande

1. Nummer ett är självklar: du kommer givetvis att glömma bort färre antal saker förutsatt att du kommer ihåg att titta på din att-göra-lista och kalender i framtiden.
2. Du kommer blir bättre på att sortera in dina tankar och anteckningar direkt på rätt plats vilket innebär att ditt system kommer vara både enklare och mindre i omfång.
3. Du kan använda ditt fokus och din energi till att verkligen göra saker istället för att försöka komma ihåg vad du borde göra.
4. Du kommer att spara tid då din ställtid kommer att minska genom att du är metodisk och gör på samma sätt varje gång. Du kommer också spara tid när du verkligen ska göra saker genom att det du ska göra finns på din lista eller i din kalender.
5. Du kommer ta dig snabbare mot dina mål tack vare att du kommer ha mycket lättare att fokusera på vad som verkligen är viktigt genom att du bara skriver ned och planerar in det som kommer att göra skillnad.

När ska du då skriva ned saker?

Direkt är svaret annars måste du komma ihåg att komma ihåg att du ska skriva ned sakerna. Vart ska jag skriva ned sakerna då tänker kanske du? I Att göra-listan eller kalendern är mina bästa tips och se till att du har tillgång till både i din mobil också. Arbetar du i Outlook är tipset att ladda hem appen To Do från Microsoft som är knuten till uppgifter/tasks i Outlook. Med appen installerad i din smartphone har du din att göra-lista med dig hela tiden = lätt att skriva in nya uppgifter. Att vara mobil och flexibel gäller även för anteckningar och tipset är att använda OneNote alternativt Evernote som digitala anteckningsböcker. Givetvis laddar du även här hem appen till din smartphone så du kommer åt dina anteckningar ”överallt”.

Kör hårt!

The post 5 vinster med att alltid skriva ned saker appeared first on Michael Alphov.

Här kommer mina tips för lösning på två vanliga scenarion som sker flera gånger om dagen för de flesta som, arbetar:

Du skickar ett mail med saker som ska göras till ett visst datum och du ber om återkoppling

Hur håller du koll på detta idag? Det finns garanterat flera olika sätt som fungerar och här kommer ett förslag för Outlookanvändare och ett för Lotus Notesanvändare: 

Outlook användare

• Leta upp ditt skickade mail i ”skickat” korgen.
• Markera mailet.
• Håll nere ”höger musknapp”.
• Dra mailet, med höger musknapp nedtryckt,  till uppgifter som finns nere till vänster på din skärm.
• Släpp mailet på uppgifter.
• En meny kommer visas så välj det alternativ som passar bäst.
• Systemet skapar nu en uppgift av informationen i ditt skickade mail.
• Lägg till ett verb i namnet för uppgiften (namnet är nu samma som din mailrubrik). Exempel kan vara Följ upp, Ring och kolla, Är det klart? etc. Allt för att du, när påminnelsen sker, ska förstå vad du menade när du skapade uppföljningsposten.
• Välj datum för när du ska ”göra” uppgiften och i detta fall är göra att följa upp om du fått svar.
• Sätt en påminnelse om du så önskar
• Använd gärna kategorier för att skilja ut dina bevakningsposter. Klicka på kategorier och skapa en ny som du döper till Bevakning, Följ upp, Väntar på svar eller dylikt. (kategorier gör det enklare att sortera din uppgiftslista då den är sorteringsbar på just kategorier.)
• Tryck på spara
• Klart! Din bevakningspost kommer nu att synas i uppgiftslistan. Vill du också se dina uppgifter i kalendervyn gör du följande: Öppna kalendervyn – klicka på visa i menyfältet överst – klicka på lista över uppgifter – välj normal. Detta innebär att dina uppgifter kommer synas under kalendern i kalendervyn och det ger dig en bra överblick.

Lotus Notes användare

• Leta upp ditt skickade mail i skickat.
• Markera mailet.
• Högerklicka.
• Välj kopiera till nytt / Copy into new.
• Systemet kommer att skapa en To-Do av informationen i ditt skickade mail.
• Lägg till ett verb i namnet för uppgiften (namnet är nu samma som din mailrubrik). Exempel kan vara Följ upp, Ring och kolla, Är det klart? etc. Allt för att du, när påminnelsen sker, ska förstå vad du menade när du skapade uppföljningsposten.
• Välj datum för när du ska ”göra” uppgiften och i detta fall är göra att följa upp om du fått svar
• Sätt en påminnelse om du så önskar.
• Använd gärna kategorier för att skilja ut dina bevakningsposter. Klicka på kategorier och skapa en ny som du döper till Bevakning, Följ upp, Väntar på svar eller dylikt. (kategorier gör det enklare att sortera din uppgiftslista då den är sorteringsbar på just kategorier.)
• Tryck på spara.
• Klart! Din bevakningspost kommer nu att synas i uppgiftslistan samt på den dagen du valt i din kalender. 

Du har saker som ska bevakas/följas upp men som inte finns i ett skickat mail

Outlook användare

• Öppna uppgifter
• Välj ”ny uppgift”
• Fyll i alla dina detaljer om vad som ska göras, när ska det vara klart, sätt en ev. påminnelse och välj kategorin för bevakning
• Tryck spara och din ”bevakningsuppgift” kommer nu att finnas i uppgiftslistan 

Lotus Notes användare

• Öppna To-Do
• Skapa en ny To-Do
• Fyll i alla dina detaljer om vad som ska göras, när ska det vara klart, sätt en ev. påminnelse och välj kategorin för bevakning
• Tryck spara och din bevakningsuppgift kommer nu att finnas i To-Do lista. 

Jag tror och hoppas detta kommer att hjälpa dig att ha kontroll utan att du ska behöva försöka att komma ihåg saker i ditt huvud. Ditt huvud ska du istället använda till att göra det du ska göra just nu så bra som möjligt!

Funkar det då att göra så här?

En hög chef, på ett välkänt statligt bolag, som jag tränade sa följande till mig efter att jag hade gått igenom det jag beskriver ovan:

Jag har full kontroll på alla uppgifter som jag delegerat utan att behöva anstränga mig för att ha kontroll, otroligt skönt!

Kör hårt och kom ihåg att kontroll ger lugn! 

-Michael

The post Hur håller du koll på allt som du delegerat? appeared first on Michael Alphov.

Samtalet kretsar om hur det är att verka som ledare i ett stort internationellt bolag, hennes syn framgångsrikt ledarskap, hennes syn på det personliga varumärket, användandet av sociala media, vilka värderingar hon anser vara viktiga samt hur arbetet på Microsoft var och är annorlunda än vad hon trodde det skulle vara.

The post Johanna Snickars gästar podden! appeared first on Michael Alphov.

Är det den som har mest appar och verktyg som arbetar effektivast? Har du tänkt efter vilka program, verktyg och appar som du verkligen behöver för att kunna arbeta så smart som möjligt eller hör du till dem som tror att ett nytt program löser det mesta?

The post Skapa den ultimata verktygslådan för att vara effektiv! appeared first on Michael Alphov.

Dagen är ett initiativ av Microsoft som beskriver det hela på följande sätt:

”Med dagens teknik kan de flesta jobba där de vill, även om man behöver samarbeta. Några dagars hemarbete då och då innebär fördelar för såväl företag som medarbetare. Det sparar tid, är bra för miljön, ger ökad produktivitet för företag och underlättar vardagen för den enskilda individen. Dessutom vet vi att företag som vill kunna attrahera rätt medarbetare idag och i framtiden, måste ha en flexibel syn på arbete.”

Läs mer om dagen på Microsofts facebooksida som du hittar  här

Satsningen från Microsoft är positiv och ett flexibelt arbetssätt kommer bli ännu viktigare i framtiden.

Jag skulle dock vilja förslå att frågan lyfts ytterligare en nivå och att företag och tjänstemän verkligen analyserar och ser över VART man jobbar bäst med vissa uppgifter och NÄR på dagen olika uppgifter ska utföras.

Det traditionella sätter man ser på kontorsarbete är ju 9-5 och det är ju inte alls säkert att alla uppgifter görs bäst under dessa tider. Det är inte heller säkert att du är mest kreativ, effektiv/produktiv och motiverad när du sitter på ditt egna kontor.

Jag stöter, i princip, dagligen på dessa frågeställningar under våra effektivitetsutbildningar där människor har svårt att fokusera på rätt uppgifter pga. av alla störningsfaktorer som finns hela tiden. Till detta kommer också den ökade informationsfloden som sköljer över oss. Många upplever att de inte hinner jobba på jobbet pga. av alla avbrott. Det finns mätningar som visar att tjänstemän i snitt blir avbrutna var 11: minut under en arbetsdag.

Mitt råd till er är att istället för att göra detta med ”jobba hemma degen” till en ”en gångs grej” så diskutera ihop er på firman om hur ni ska förhålla er till möjligheterna som den nya tekniken innebär. Gör detta i kombination med när och var vissa uppgifter ska utföras. Personligen så gillar jag att vara på mitt kontor eller hemkontor när jag gör uppgifter som kräver fullständig koncentration. Exempelvis när jag ringer kunder och prospekts för att verkligen få chansen att  kunna fokusera. Någon av er som läser detta tänker precis tvärtom, dvs. att på kontoret får jag aldrig vara ostörd. Det är ju just den skillnaden som är hela grejen, vart passar olika arbetsuppgifter bäst att genomföra för just dig? Vissa andra uppgifter, som jag har, är rent administrativa och dessa gör jag gärna ”ute på stan”. Jag gillar att sitta på ett café eller i en hotellobby/restaurang och ”känna pulsen” av andra människor, det ger mig energi och motivation och leder till att jag blir produktiv.  Mitt jobb innebär också en massa resor med flyg och tåg vilket ger mig möjligheten att använda den tiden till saker som inte kräver att jag är uppkopplad. Jag bruka förbereda med ”att läsa material” och det kan handla om omvärldsbevakning, intressant artiklar inom området vi arbetar i etc. Detta gör att jag inte behöver fundera speciellt mycket på vad jag ska göra vid olika situationer. Utmaningen ligger i att vara konsekvent och verkligen ”pulsera” dagen/veckan/månaden för att göra uppgifterna man har framför sig vid rätt tillfälle.

Mycket av det som jag beskriver ovan handlar om att ändra attityd och beteende. För att lyckas, vilket du ska, så gäller att göra förändringen långsiktig och målinriktad. Belöningen innebär att kontrollen ökar, du kommer känna dig lugnare och producera mer!

Nu kör vi!

// Micke

The post VART och NÄR jobbar du bäst? appeared first on Michael Alphov.