Förmodligen har du redan idag blivit avbruten massor av gånger och tänkt att du ALDRIG får chansen att fokusera. Att du ALLTID blir avbruten och att det OFTA är någon annas fel men är det verkligen så enkelt? 

Ger du dig själv chansen att fokusera eller…

• Har du signaler på för nya mail, nya sms, nya chattmeddelanden både i din dator och i din telefon? 
• Har du alltid volymen på i din telefon?
• Har du alltid mailen upp på din ”second screen” på kontoret? 
• Har du push-notiser igång från olika tidningar och sociala medier? 
• Har du alltid dörren öppen till ditt kontor för du vill vara en tillgänglig chef-/kollega? 

Om du svarat ja på något eller några av de påståenden du ser ovan så är det hög tid att göra annorlunda förutsatt att du VILL göra något åt situationen med att fokusera vill säga. 

Gör det du behöver göra för att fp chansen att fokusera och testa dig fram. 

Jag lovar att det varken är farligt eller konstigt….

The post Ger du dig själv chansen att fokusera? appeared first on Michael Alphov.

Vad blir konsekvensen av att ”hela” tiden vara styrd av telefonen? Fokus är inte ordet som först poppar upp för mig i alla fall.

Några tips från coachen är:

Stäng av alla push-notiser i telefonen
Sätt telefonen på ljudlös de stunder du måste vara fokuserad – tänk att att du är på ett möte får du svara du väl inte i telefon, eller?
Lägg telefonen så du inte når den från platsen du sitter och arbetar på

Hur tänker du gällande fokus och telefonhantering?

The post Är det du eller din telefon som bestämmer? appeared first on Michael Alphov.

Ett enkelt knep för att få mer ”oavbruten koncentrationstid” är att stänga av alla signaler för inkommande mail. På alla mina utbildningar inom effektivitet förespråkar jag ständigt vikten av att göra sin e-post istället för att bara läsa sin. Att göra sin e-post innebär att du enbart öppnar din inkorg mellan 2-5 ggr/dag och inte 20-30 eller, för den delen,  varje gång det ”plingar” till som är normalscenariot för många.

Mitt råd är att du därför stänger av ALLA signaler för att nya e-post finns i din inkorg för att ha större chans att skapa tid för fokus. I Outlook som är det mest använda mailprogrammet gör man enligt följande fem steg:

1. Klicka på ARKIV och välj ALTERNATIV
2. Välj E-POST
3. Skrolla ned till stycket som heter: mottagna meddelanden
4. ”Klicka ur” i alla rutor under ”när nu post anländer”
5. Klicka OK hela vägen tillbaka

Detta kommer innebära att alla dina mail kommer till sig precis som vanligt men du får ingen signal om att ny post har anlänt = möjlighet att att jobba koncentrerat på ett helt annat sätt!

Hör du något annat mailprogram är det bara att läsa i hjälpavsnittet hur du gör!

Läs även gärna mina ”7 e-postregler som ger dig kontroll” 

Ha en fortsatt produktiv dag!

-Michael

The post Tappar du fokus av alla mail? appeared first on Michael Alphov.

För ett par år sedan träffade jag, på en träning, en kille som arbetade på ett oerhört stort och välkänt företag i Göteborg. Han hade sitt kontor placerat precis bredvid fikarummet för hans avdelning. En avdelning som bestod av närmare 100 personer och till saken hör att han arbetade efter ”open door policy” för att vara tillgänglig för andra som behövde hans hjälp. Just den policyn är värd ett helt eget inlägg så mer om det en annan gång.

Deras kafferast var planerad till att klockan 0930 men ni vet hur det är i stora organisationer. Saker som raster blir lite ”flytande” pga. möten, samtal etc. så från ca 09.15 så började kollegor att närma sig fikarummet och hans rum var, som sagt var, det sista innan kaffet hägrade. Ni har redan listat ut vad som hände; han blev avbruten av trevliga kollegor som ville säga hej och prata lite på väg till fikarummet och detsamma hände efter fikan då många ville säga hej då och samtidigt passa på att prata lite om matchen, familjen, hunden, chefen, ägarna, projektet etc.….

För honom försvann cirka 45 minuter varje förmiddag och och eftermiddag!

Varför stängde han inte bara dörren tänker du och det gjorde han. Problemet var att väggen på hans kontor var av glas vilket gjort att allt stod utanför och vinkade tills de fick hans uppmärksamhet. han fick dock, tillslut,  gardiner uppsatta som gick att dra för och täcka rutorna för att få lite lugn och ro. 

Denna historia är varken ovanlig eller konstig utan snarare ganska vanlig. Översätter vi hans problem till utmaningar att sitta i öppna miljöer, telefoner som allltid ska vara på och kollegor som har frågor kan koncentrationen ibland vara svår att hålla. Därför är en relevant fråga att ställa sig; vart jobbar jag egentligen bäst? 

Vad ska du ta hänsyn till när du väljer plats för ditt arbete? 

Vad ska göras? 

Kräver arbetsuppgiften full koncentration eller är det OK att bli avbruten? 

Hur lång tid tar det att göra uppgiften? 

Återigen, koppla detta till koncentration. En uppgift som planeras att ta 2 timmar kan ta det dubbla med massor av avbrott och även kvalitén kan bli lidande. 

Vad borde du då göra? 

Välj plats efter aktivitet

Jag är helt övertygad om att massor av arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på kontoret. Läs gärna igenom ”5 smarta tips för att vara effektiv när du arbetar hemifrån” samt fundera på om du kan arbeta någon annanstans än på ditt kontor-/arbetsplats, fast du är på jobbet, för vissa uppgifter. 

Sätt dig själv i flight mode

Måste du alltid vara tillgänglig? De flesta personer behöver inte vara tillgängliga 100% av tiden och OM du har möjlighet att, vid speciella tillfällen, gå ”offline” så gör det. Stäng av telefonen, stäng ned mailen och stäng dörren för att att öka fokus och möjlighet till koncentration. 

Sammanfattningsvis måste du bestämma vart du jobbar bäst och bäst är olika för olika uppgifter. Utnyttja den moderna tekniken som gör att du kan arbeta, i princip, vart som helst till din fördel. 

Ha en produktiv dag!

-Michael 

The post Vart jobbar du bäst? appeared first on Michael Alphov.

Nu är det ju inte så att detta bara gäller när man skriver in saker i en digital kalender utan det kan lika gärna gälla för er som håller fast vid er analoga lösning. Det som jag håller med om till 100% procent är att du inte ska behöva använda hjärnan till att komma ihåg massor av saker som du istället kan skriva upp i din kalender och-/eller att göra-lista.

Då, och först då, kan du frigöra massor av tankekraft, tid och energi till att verkligen göra massor av saker på ett effektivt och kreativt sätt. En utvilad hjärna helt enkelt! 

Hur tänker du i frågan?

Ha en skön dag och en utvilad hjärna!

-Michael

The post Mobilen avlastar hjärnan – kan det vara sant? appeared first on Michael Alphov.