Scenariot jag beskriver ovan är idag ”standard” på alldeles för många arbetsplatser och standard för alldeles för många människor. För ett par år sedan hjälpte jag ett stort företag med effektiviteten och i ett av mina första möten med en platschef på en av deras ”siter” berättade han om sin frustration över att de tidigare sällan kom i mål med påbörjade saker.

Han tog då deras förbättringslista som ett klockrent exempel och jag ska försöka att förklara vad han sa. När har började på sin position ett par år tidigare blev han snabbt introducerad och inbjudan till det återkommande förbättringsmötet där så många chefer alltid deltog som möjligt för det ska ju vara effektivt. (Ni kanske märker ironin som han utstrålade när han pratade om just detta möte.)

Det som hände på möte efter möte var just ingenting.

De hade en lista på över 500 punkter!? som skulle förbättras och utvecklas och det de gjorde på mötet var att prioritera om bland punkterna. Så långt är allt OK men det som hände sedan var problemet för det hände ingenting. Bara känslan över att ha 500 punkter var för de flesta helt övermäktig och samma procedur upprepades på nästa möte. Var det något som sa effektivt? Hade det blivit någon skillnad? Nej, det var ju precis det som inte hände. 

Han hade då gjort skillnad genom att införa följande:

För det första satte han upp ett mål med vad de ville få ut listan och mötet. Redan där vara halva slaget vunnet. Sen kapade de ned listan till att innehålla max 50 förbättringspunkter istället för de över 500 som den innehöll just nu. Hur? Jo, genom att slå ihop liknande förslag (det fanns en massa dubbletter), rensa bort sådant som faktiskt var klart men ändå var kvar på listan och framförallt, ta bort de förslag som inte var helt genomtänkta eller värdeskapande. 

Vad hände då?

När jag kom tillbaka efter tre månader för en uppföljning av utbildningen och frågade om listan så visade det sig att det fortfarande fanns närmare 50 punkter men mer än hälften var nya punkter. Det  innebar att det gjort cirka 50% av punkterna gällande utveckling på bara ett kvartal! Fantastiskt bra gjort! 

Hur hade de då gjort på riktigt för att skapa skillnad?

De hade startat med att prioritera listan för att sedan sätta upp mål och deadlines för de prioriterade punkterna. Efter det hade de delegerat ut de prioriterade uppgifterna till rätt medarbetare och i vissa fall även till externa partners/leverantörer för att rätt person skulle göra rätt uppgift. Deras förbättringsmöte var nu helt annorlunda där man fokuserade på framsteg och kommande uppgifter istället för att deppa ihop över vad som inte var gjort. Var det något som var revolutionerade med detta? Var platschefen bättre än andra chefer? Svaret är nej på båda frågorna och det är en lärdom i sig. Det enkla är ofta det smarta och det smarta är det som går att genomföra för det är förståligt. Mitt råd är alltid att förenkla och skala bort. 

”Vad är det största skillnaden bland personalen förutom att ni verkligen får saker gjorda” frågade jag platschefen. Hans svar svar:

Alla känner ett större ansvar för att verkligen genomföra förbättringsarbetet nu. Lämnar man in ett förbättringsförslag så vet man att det kommer att hända något, förutsatt, att förslaget är bra men det är de i de flesta fall. Jag skulle vilja påstå att vi jobbar mer som ett företag nu istället för fler företag i samma företag bara genom att vi har en bättre samsyn och faktiskt slutför det vi påbörjar.

Nu handlar denna text om förbättringsarbete men jag skulle vilja påstå att det kvittar inom vilket område vi pratar om. Starta är kul men det är att verkligen avsluta saker som kommer göra den stora skillnaden.

Kör hårt och bli grym på att avsluta saker! 

-Michael

The post Det är avslut som gör skillnad appeared first on Michael Alphov.

Här kommer därför några punkter som jag anser måste finnas på plats i en organisation för att hålla någon och ingen utanför dörrarna. De vill inget hellre än att komma in i värmen tillbaka och gör det oerhört snabbt om vi inte tar ansvar för delarna nedan:

#1 Utse alltid vem som är ansvarig för alla uppgifter

Delat ansvar kan funka men lika ofta inte. Är något otydligt så fråga och klargör.

#2 Klargör ett konkret mål med uppgiften

Vad ska ske? Vilket resultat förväntas och när ska det vara klart? Är detta tydligt så behövs ingen detaljstyrning av den som delegerat uppgiften vilka är bra för alla parter.

#3 Delegera ansvar och befogenheter

När den ansvarige för en uppgift är utsedd så gäller det att ge förutsättningar för att personen verkligen kan göra uppgiften.  Ansvar och personens befogenheter ska var supertydliga.

#4 Informera de som behöver veta om vem som är ansvarig för vad

Konflikter och kommunikationsproblem handlar ofta om att personer har olika förväntningar på vad som ska ske. Informera de som behöver veta om vem som är ansvarig, vad som är målet och när det förväntas vara klart.

#5 Följ upp och återkoppla

Sätt en tydlig plan för både uppföljning från den som delegerat samt återkoppling från den som äger uppgiften. Gör gärna en tidsplan för återkoppling-/avrapporteringsmöten samt bestäm vad som ska efterfrågas och vad som ska rapporteras. Tydlighet även här för att båda ska ha samma förväntningar på vad som ska ske.

Kontentan blir att om vi vill hålla någon och ingen borta från kommer så gäller det att vara oerhört tydlig och konsekvent i vem som gör vad till när. Det är inte mer komplicerat än så!

Nu kör vi!

– Michael

The post NÅGON OCH INGEN, JOBBAR DE HOS ER? appeared first on Michael Alphov.

För ett par månader sedan så städade vi ur huset där min frus mormor och morfar bott i massor av år. Förutom att två människors liv passerar revy när man gör en sådan sak så hittar man även kort, urklipp och anteckningar som gjorts och tagits genom åren. Liggandes i en låda hittade vi lappen som ni kan se på bilden och det som slog mig är att det inte behöver vara svårare än så för att få allt att hänga ihop.

Jag vet inte heller om det var morfar Gösta som tänkt ut det hela eller om han fått lappen av någon men det spelar mindre roll. När jag sedan tänker på hur han har varit (och är) sedan jag första gången träffade honom så är det väldigt tydligt att han verkligen levt och lever efter de fina tipsen på lappen. Jag har tolkat alla fem meningarna på mitt sätt enligt följande:

#1 Ordna dina relationer nu 

Laget är alltid starkare och mer framgångsrikt än jaget. ”Vill du springa snabbt springer du själv men vill du springa långt då springer du tillsammans med andra” säger det gamla ordspråket och det är helt korrekt. Givetvis behöver du inte älska alla människor (vem gör det?) men att respektera alla och allas åsikter det är en helt annan sak. Oavsett om det är på jobbet eller i privatlivet så gäller det att hålla ordning på sina relationer då motsatsen blir en enorm tid-/energitjuv med kraften riktad på helt fel saker. 

#2 Lev idag, det är din dag 

Sluta att vänta på bättre tider. Ingen vet vad som händer imorgon eller om en timme för den delen. Jag vet det alltför väl, efter tunga förluster i min närhet, och säkert du också. 

Ta till vara på dagen och för ”sen” finns sällan utan vill du göra något, gör det oavsett vad andra tycker och tänker. Det är inte ditt ansvar att ta ansvar över andras åsikter och tyckande, glöm aldrig det. 

#3 Se möjligheter istället för svårigheter 

”Hur kan kan jag lösa det här” är tanken som borde poppa upp i ditt huvudet vid alla utmaningar som du ställs inför. ”Res dig efter varje smäll” sjunger Håkan Hellström i låten Din tid kommer och det är precis så det är. Det kan ta lång tid ibland och det kan ta kort tid ibland men att resa sig och se möjligheter är alltid det bästa alternativet. Om du bara (ofta) ser problem och svårigheter kommer du missa oerhört många möjligheter och varför inte väva in lite mer Pippi Långstrump i livet när vi ändå håller på med citat: ”Det där har jag aldrig provat så det klarar jag helt säkert”.  Ja, jag vet – många klyschor, men jag vet även att positivitet alltid slår negativitet. 

Dock är det inte lätt att alltid försöka se möjligheter. Tro mig, jag vet även detta alldeles för väl men att bara vara problemsökande och bitter är som att frivilligt dricka gift…

#4 Sörj ej över det du saknar utan glädjs över det du har 

Flyter ihop med punkt fyra tycker jag. Vi människor hamnar ofta i resonemang som ”hade vi bara haft den saken så hade det varit perfekt” eller på jobbet så låter det ibland ”hade vi bara haft mer resurser” eller ”hade vi bara haft bättre processer” eller hade vi ”haft bättre produkter” etc. 

Rådet är som alltid att gräva där du står och fundera på hur du kan göra det bästa av det du har. Göra det bästa av läget som råder. Gör det det bästa med teamet du har till förfogande eller med budgeten du fått.  Fungerar inte saker så måste man givetvis komplettera och utveckla men ofta kommer man oerhört långt med det man har. 

#5 Överlämna inte ansvaret för din situation till andra 

Ingen annan än du själv kan ta ansvar för din prestation och ditt beteende. Du är den som kan göra störst  skillnad för dig själv och jag ”tjatar” alltid, på mina föreläsningar och utbildningar , om att vill DU ha skillnad måste DU gör skillnad. 

Så enkelt är det och precis så svårt är det. Många vill gärna-/ofta lämna över ansvaret till andra eller skylla på yttre faktorer för att saker inte funkar så som det borde. Självklart förstår också jag att din situation påverkas av av vad andra gör och allt hänger ihop men rådet är att ständigt fråga dig själv följande: Har jag gjort allt jag kan för att  bidra till att saker fungerar som de borde? 

Gösta! Tack för dessa fem tänkvärda meningar och för att Du är en verklig förebild i hur man bör agera, leva och uppföra sig. 

-Michael 

The post 5 tänkvärda punkter appeared first on Michael Alphov.