”Det där tar väl en halvtimme.”
Jag vet inte hur många gånger jag tänkt så, för att 60 minuter senare konstatera att jag fortfarande håller på. Vi vet att rapporten brukar ta tre timmar, men nästa gång planerar vi ändå två. Vi vet att presentationen tar längre tid att förbereda än vi tror, men ger den ändå en liten lucka i kalendern.
Sedan spricker planen men problemet kanske inte är hur vi planerar. Problemet kanske är hur vi uppskattar tiden?
Vi planerar för att allt ska gå perfekt
Inom psykologin finns ett välkänt fenomen som kallas the planning fallacy. Enkelt uttryckt innebär det att vi tenderar att underskatta hur lång tid framtida uppgifter kommer att ta även när tidigare erfarenheter borde ha lärt oss bättre. Ett exempel: vi tänker: Rapporten tar två timmar men vi glömmer informationen som saknas, personen vi behöver fråga, siffran som måste kontrolleras, avbrottet som kommer och tiden det faktiskt tar att tänka. Vi uppskattar helt enkelt tiden när arbetet enbart ”flyter på”. Sedan kommer verkligheten…
Tre sätt att bli bättre som du kan testa redan idag
1. Titta bakåt när du uppskattar framåt. Fråga inte bara ”Hur lång tid tror jag att det tar?” utan ”Hur lång tid tog något liknande senast?” Om dina senaste tre presentationer tog tre timmar att förbereda finns det ganska bra skäl att planera för tre timmar även nästa gång.
2. Räkna hela uppgiften. Ett möte på 60 minuter kanske kräver 20 minuters förberedelse och 15 minuters efterarbete. Då kostar mötet egentligen 1 timme och 35 minuter. Tänk före + under + efter.
3. Sluta planera ”back to back”.Om planen bara fungerar när allt tar exakt så lång tid som du tänkt har du byggt en väldigt skör arbetsdag. Lämna lite luft. Inte för att göra mindre, utan för att planen ska klara verkligheten. Det är produktivitet om något.
Denna text är ett svar på en fråga som skickades till podden Effektiva Metoder tidigare i år. Grejen är att sen i augusti har #måndagsmotivation och podden Effektiva Metoder samma innehåll. Vill du läsa är detta formatet för dig och vill du hellre lyssna, kolla in podden!
Har du själv en fråga som du vill att jag tar upp i podden? Mejla mig på michael@alphov.se.