Jag kommer speciellt ihåg en kvinna som deltog  i en träning för ett par år sedan och hon gjorde, en gång per månad, en stor sammanställning av olika data och information till en rapport. Rapporten skickade hon sedan vidare till en kollega i Asien och hade gjort detta under flera år. Att hon gjorde denna uppgift nämnde hon i förbifarten när vi pratade om något helt annat men jag ställde ändå frågan till henne varför hon gjorde denna uppgift då hon också ställde den retoriska frågan till sig själv: ”Undrar om någon verkligen behöver denna rapport?”. Till saken hörde att de hade fått nya system för ett par år sedan där samma information som hon sammanställde gick att få fram på ett ganska enkelt sätt via en inbyggd rapportgenerator.

Taiichi Ohnos ”fem varför” ska leda oss rätt!

Mr Taiichi Ohno anses vara grundaren av Toyotas Lean filosofie som, enkelt förklarat, går ut på att minska slöseri i alla former. En av de metoder som användes på Toyotas fabriker och som fortfarande används inom Lean är att ställa fem varför frågor vid en problemställning eller utmaning.

Låt mig förklara: Säg att att vi har problem på företaget med att våra de interna möten inte upplevas som givande utan som slöseri

Varför? vi har sällan uppsatta mål med våra interna möten så vi vet inte vad vi egentligen borde fokusera på under mötet

Varför? den som skickat kallelsen har inte satt upp några mål eller skapat någon agenda

Varför? den som kallat till mötet vet inte riktigt vad den vill uppnå med mötet och sätter därför inget mål eller skickar någon agenda

Varför? den som skickar kallelsen har inte kontroll vare sig på nuläget, vad som är viktigt eller  vilka mål som finns i området som det kallas till möte för

Varför? det är oklara mål samt oklart vem som egentligen gör vad eller vem som borde vara med på olika möten för att dessa ska vara ett viktigt forum och istället leder det till för många och långa möten.

Slutsats: tydligare mål i verksamheten och tydligare kommunikation om ansvar kommer leda till mer tydlighet i vilka möten som verkligen behövs och vilka som verkligen måste vara med för att nå de uppsatta målen. Allt annat och alla andras deltagande är slöseri och leder till dålig kvalité.

Vad hände då med kvinnans rapport?

Hon provade att inte skicka rapporten en månad efter mycket stort beslutsångest. Tror ni att någon frågade efter den? Svaret är nej…

Hur gör du?

Använder du metoden redan eller har du kanske någon annan metod än ”fem varför” som du vill berätta om? Dela gärna med dig på den officiella Facebooksidan som du hittar här

Ha en frågvis dag!

-Michael

The post Har du ställt frågan varför idag? appeared first on Michael Alphov.