Vi hoppar fram i tiden till själva mötet ,som nu satt igång, och det spelar ingen roll om det är ett digitalt eller fysiskt möte då samma problem som jag ska försöka att beskriva kan uppstå. Det som händer direkt mötet startar är att du märker att det saknas både syfte, mål samt en agenda. Det är dessutom massor av deltagare med i mötet vilket gör allt lite mer komplicerat även det. Ordföranden gör sitt bästa och försöker att driva mot något slags mål som han/hon har i sitt huvud men det är ett omöjligt uppdrag då ingen vet om målet. Det pratas om allt och ingenting. Alla har sin egen agenda och pratar om det som är mest intressant för dem inom de områden som kommer upp till diskussion. 

Om du var förvirrad innan om vad mötet verkligen var till så är det inte bättre nu. Är det ett digitalt möte klickar du snabbt på ”mute” och om det är ett fysiskt möte börjar du helt sonika att ”zoona” ut och tänka på annat. Nästa steg är förmodligen att du börjar att arbeta med något annat eller åtminstone så så fortsätter dina tankar att vandra någon annanstans. Det är nu du kanske önskar att du hade lite popcorn och dricka till hands…

Jag brukar benämna alla möten man blir kallad till som saknar syfte, mål och agenda för popcornmöten då du/man/jag/vi alla lika gärna kan sitta och äta popcorn och lyssna på allt som alla pratar om… 

Tiden kommer att gå, diskussioner kommer att föras, en del deltagare kommer var nöjda och många missnöjda. Var det ett bra möte? Vet inte brukar svaret vara och många som driver möten på just detta sätt ”försvarar sig” med att säga att det var bra diskussioner och ingen, verkligen ingen skillnad kommer att göras för att det ska bli bättre nästa gång. 

Nästa gång hade jag garanterat förberett med popcorn ELLER så kanske det är läge att ställa lite krav på varandra om att gör annorlunda!?

Hur svårt är det egentligen med lite struktur? 

Jag menar; hur svårt är det att införa en policy/guideline att alla, ja alla, interna möteskallelser ska innehålla följande: syfte, mål med mötet, agenda, underlag att läsa INNAN mötet samt vilka förväntningar det finns på deltagarna? Med ett tydligt syfte och mål är det oerhört mycket enklare att dessutom bestämma vem som behöver vara med på mötet. Vem är det då undrar kanske du? Den eller de personer som kan driva mötet mot målet är svaret. 

Kommer detta att minska alla popcornmöten? Svaret är definitivt ja och rådet är att testa med dina egna möten. Komplettera ALLA dina möteskallelser med syfte, mål med mötet, agenda, underlag och förväntningar och du kommer märka en enorm skillnad!

Nu kör vi!

-Michael 

The post Popcornmöten, är det något som finns i er organisation? appeared first on Michael Alphov.

När det kommer till att driva och genomföra effektiva möten så vill jag påstå att de allra flesta vet vad som behöver göras för att att det ska finnas en rimlig chans att mötet ska bli som man vill och önskar. ÄNDÅ sker inte detta speciellt ofta.

Alla möten, ja! alla möten, ska ha ett syfte och minst ett mål annars ska det inte existera. Med syfte menar jag anledningen till varför mötet ska finnas till. Många gånger behövs inte ett möte för att nå resultatet man önskar och är ute efter utan det kan ibland ersättas av e-post, chatt, en post på intranätet eller som en punkt på ett annat möte. Mål är oerhört enkelt att ”få till” när det kommer till möten och det är, helt enkelt, inget annat än det resultat du önskar att få ut av ditt möte.  Det kan vara beslut, nästa steg, diskussion om hur ni ska komma vidare, att alla ska få och ha samma information eller att säkerställa att alla har samma bild av läget. Vet du syftet så vet du också vilka mål du ska sätta för mötet. 

Vinsterna med alla alltid ha ett syfte och minst ett mål kommer vara omedelbara jag tänker på saker som: 

• Minskat slöseri av allas arbetstid 
• Minskat slöseri av de pengar det kostar att sitta i onödiga möten 
• Mer fokus på resultat när möten genomförs 
• Lättare att säga nej till möten som saknar syfte och mål 
• Lättare att prioritera om du behöver vara med på mötet 

Hur ska man då få till den ”kulturskillnad” jag pratar om? Jo, DU ska börja. DU ska vara ett föredöme och ett gott exempel. Nästa gång DU bjuder in till ett möte så formulerar DU ett tydligt syfte och skriver med ett eller flera mål i kallelsen. Att sedan göra en bra agenda och fortsätta med att bjuda in rätt personer kommer vara oerhört mycket enklare och tro mig, vinsterna kommer bli omedelbara! 

Nu kör vi!

-Michael 

The post Därför ska alla möten ha ett syfte och minst ett mål appeared first on Michael Alphov.