The post 10 bra saker att göra innan du tar semester appeared first on Michael Alphov.

Det jag pratar om är givetvis den viktiga insikten och förmågan av att planera sin dag för att skapa förutsättningar för att det ska bli som man vill och önskar. Att ha vissa rutiner på plats som underlättar och förenklar.

ALLT kan och ska givetvis inte planeras och förberedas för det finns ju något som kallas livet också. Saker händer och saker man planerat för blir inte av. Saker kan ta en annan riktning än planerat men oavsett detta så vill jag påstå att är fullt möjligt att vara mer strukturerad och proaktiv än vad de flesta är.

Hur ser det ut idag?

Det finns säkert flera av er som läser dessa rader som är helt fantastiska på att planera och har massor av bra rutiner på plats redan till er som inte alls planerar och mellan dessa båda motpoler befinner sig förmodligen de allra flesta. Brist på planering innebär att de mest dråpliga och dåliga situationer kan uppstå och jag har fått massor av historier berättade för mig genom åren som personer som åkt till kontoret på morgonen fast de skulle ha åkt någon annanstans för ett möte eller dylikt. Eller den stressade chefen som parkerade bilen utanför kontoret och insåg att barnen, som skulle lämnats på förskolan, fortfarande sitter i baksätet…

Varför åkte chefen till fel ställe? Hade det med planering att göra? Svaret är ja då stress, ofta, är en konsekvens av bristfällig planering. Du håller säkert med om att om du väljer att inte lägga tid på att planera så leder det ofta till ett stressat beteende, som för chefen som glömde sina barn. Stress leder, ofta, i sin tur till ännu mer stress och dåliga beslut eller konsekvenser. Som för chefen. Dessutom ”tvingar” du andra bli stressade på grund av din brist på planering och proaktivitet. Saker som att du kanske måste ringa din respektive för att hämta upp barnen och köra dem till förskolan för du hinner så klart inte. Precis detta hände för chefen. Eller så måste du ”alltid” boka in ett ”snabbt” möte med någon för att stämma av något pga. av att du missat att göra det du ska göra. Som sagt, bristen av planering och bra dagliga rutiner får väldigt ofta konsekvenser för dig och för andra.

Tänk om du istället gjorde så här!

Det intressanta är att det mesta går att förbereda i förväg både gällande privatlivet och arbetslivet. Du kan exempelvis:

• Du kan ta fram kläderna du ha på dig i morgon kvällen innan, samma gäller med barnens kläder och skolväska.
• Du kan göra en matsedel för hela veckan för att slippa bli stressad över vad ni ska äta.
• Du kan packa träningsväskan kvällen innan eller för veckan om du har olika pass.
• Du kan duka för frukosten kvällen innan så det är bara att ta fram maten på morgonen.
• Du kan packa din jobbväska dagen/kvällen innan och ställa den i hallen.
• Du kan hälla upp hundmaten kvällen innan så den är bara att ge till hunden på morgonen.
• Du kan se till att dina nycklar ligger på rätt plats så du hittar dem imorgon. 
• Du kan se till att bilen är laddad/tankad om du ska ut och köra på morgonen.
• Du kan ta med allt du behöver hem idag om du ska du på ett möte utanför kontoret det första i morgon bitti.

Pratar vi konkret planering så både tror och hoppas jag att du har en planering för veckan baserad på dina viktiga mål och prioriterade aktiviteter som en grund. Dessutom kan du avsluta varje arbetsdag med tio minuters summering och planering för morgondagen. Justera, prioritera och planera om baserat på ditt nuläge. Snacka om att ta makten över sin egen tid.

Du ser det finns massor av saker du kan göra för att vara bättre förberedd och mindre stressad. Det viktiga är att du skapar de rutiner som ger dig chansen att vara förberedd för att du verkligen ska kunna följa din plan så mycket som det bara går. Det går inte alltid men det går väldigt ofta.

Vart börjar du? Vilka rutiner ska du få på plats?

Nu kör vi!

-Michael

The post Är du förberedd? appeared first on Michael Alphov.

Om du känner igen dig ovan är det läge att fortsätta läsa!

Men JAG vet exakt vart jag har alla mina saker. Varför ska jag ha bättre ordning och det kan ju vara sant eller så är det inte allt sant och för att vara ärligt: jag hör orden alldeles för ofta från personer som, i min mening, verkligen behöver lite bättre struktur men som inte inser det.

Men låt oss ta det från början.

Vad är egentligen struktur? Jag vill påstå att det inte är mer komplicerat än att allt du vill spara, av jobbmässiga (eller privata) skäl eller helt enkelt för att du vill hålla ordning på ditt material, bör ha en tydlig plats. En plats som du inte bara vet att du har, utan som du också kommer ihåg nästa gång du vill spara något eller återanvända det du redan har sparat. Det gäller både för digitalt och fysiskt material. Pratar vi digitala saker går det givetvis att söka efter dokument och filer men det förutsätter att du vet att du har materialet och vad du ska söka efter.

Tittar vi på vinster med struktur och ordning så finns det två saker som verkligen sticker ut:

1) Du Sparar Tid

Även om du kanske vet ungefär var på kontoret pappret ligger, eller har en aning om var dokumentet finns, kommer du fortfarande att behöva lägga tid på att hitta det du söker. Tid som du faktiskt kan använda till något annat. Att söka fungerar, men den verkliga utmaningen är att de som saknar struktur kanske inte ens vet vad de ska söka efter som jag nämner ovan. Dessutom, i den fysiska världen, finns inte alltid samma sökmöjligheter så tid kommer att sparas. Massor av tid både när du letar men även när du ska spara det du ska spara.

2) Dubbelsparande blir historia

När du vet var du har dina grejer och varför kommer dubbletter aldrig att vara ett problem. Detta är fantastiskt av många skäl, och det bästa är att du aldrig kommer att tvivla på vilken version som är den rätta. Ditt material kommer vara relevant, uppdaterat och det du verkligen letar efter.

Så vart ska du börja för att skapa ditt nya strukturerade liv?

#1 Släng allt som Inte fyller någon funktion:

Argumentet ”det kan vara bra att ha” räcker inte. Antingen är det användbart och då behåller du det, eller så är det dags att släppa taget. Om du är osäker betyder det att du förmodligen har ett behov av att behålla det.

#2 Strukturera upp Kontoret Och Datorn:

Använd samma namnsättning för alla dina förvaringsplatser. Om du har en mapp i din e-post som heter ’kunder’, varför inte ha en mapp med samma namn i ditt filsystem och i OneNote eller Evernote? Var inte rädd för att rensa och ”less is more” gäller ofta, även när det handlar om struktur.

#3 Sortera in allt material på rätt ställe:

När din nya struktur är på plats, sortera in allt – e-post, filer, anteckningar, papper – på rätt plats. Fokusera på att organisera snarare än att göra en massa saker med det du hittar. Om det krävs en aktivitet, planera den i din kalender eller att-göra-lista och gå vidare med strukturera ditt material tills du är klar.

Investera ett par timmar innan julledigheten i att skapa ordning och reda och du kommer tjäna massor av tid under 2024. För att inte tala  om den sköna känslan du kommer att ha när ledigheten är över och du möts av ordning och reda istället för kaos.

Nu kör vi!

-Michael”

The post Dags att julstäda för att skapa ordning och reda! appeared first on Michael Alphov.

Ett väldigt, väldigt bra steg för att spara tid, öka produktiviteten och framförallt, öka proffsigheten är att använda mallar för återkommande uppgifter. Tänker att oavsett vilken roll du har eller vad som står på ditt visitkort kan att skapa och använda mallar snabbt revolutionera!? hur du hanterar uppgifter och spara ovärderlig tid för dig.

För att ytterligare förstärka varför mallar är så oerhört smart så ger mallar en  enhetlig och professionell framtoning i ditt arbete. Oavsett om det är rapporter, presentationer eller mail, kommer en konsekvent form och stil ge ett intryck av både professionalism och pålitlighet.  Du kommer vidare att minska behovet av att skapa dokument eller material från grunden varje gång vilket inte bara sparar tid utan också energi och minskar risken för felaktigheter. Bra va!?

Några exempel på områden där mallar passar perfekt är:

E-post

Skapa mallar för vanliga mail som utskick, information och svar på vanliga frågor. Själv har jag massor av mallar för mail kopplade till olika delarna av mina utbildningar och föreläsningar vilket spar enormt mycket tid. Det fina med mallar för mail är att det är lätt att anpassa dem för att göra dem unika trots att de är baserade på en mall. Spar oerhört med tid för mig.

Möteskallelser

Standardisera din möteskallelser att alltid innehålla syfte, mål, agenda, underlag samt eventuellt krav på förberedelse. Allt för att öka möjligheterna till bra och produktiva möten.

Resor

Om du reser i jobbet är det perfekt att skapa en mall/checklista som du kan använda vid varje resa. Inget kommer att missar och lugnet kommer att infinna sig.

Rapporter

Om du ofta skriver liknande rapporter, skapa en mall för att snabbt och effektivt sätta samman information och resultat. Jag har, exempelvis, mallar för att återkoppla utvärderingar av utbildningar jag genomfört och har då olika mallar för olika utbildningar.

Presentationer:

Gör dina bra presentationer till mallar malla och återanvänd, justera och uppdatera med ditt nya budskap = mallen är lika men budskapet nytt.

Att skapa och använda mallar är ett magiskt bra ”verktyg” för att spara tid. Massor av tid till och med och, så en liten investering i tid med att skapa de mallar du behöver kommer snabbt kan återbetala sig. Du som gillar förkortningar på tre bokstäver så är ROI det ord du söker

Vilka mallar ska du skapa för att underlätta för dig själv?

The post Mallar – Ett magiskt verktyg för alla appeared first on Michael Alphov.

Vi närmar oss snart julledigheten och för de flesta av er som läser detta brev är denna tidpunkt ett kanonläge att verkligen fundera på hur man vill ha det för att sedan skapa förutsättningar för att man får det som man vill ha det. 

Var ska man då börja? 

En skön och fungerande modell som är väldigt användbar i sammanhanget är NÖHRAmodellen och den innebär följande: 

Nuläge: hur har du det idag? Vad är sin nuvarande situation och var här så detaljerad som du kan. Både med vad som är bra och vad som inte är bra. 

Önskat läge: Hur vill du ha det? Var är målet? Var är värde för dig? Vad är värde för organisationen? Vad vill du känna när läget är uppnått? 

Hinder: Vad hindrar dig från att gå från nuläge till det önskade läget? Vilka utmaningar har du? Vilka utmaningar finns i organisationen? Vilka utmaningar finns i omvärlden? 

Resurser: Vilka resurser har du? Vilka resurser finns i organisationer? Vilka resurser behöver du? 

Aktiviteter: En klassisk handlingsplan behövs! Bryt ned och prioritera dina aktiviteter för att sedan planera när allt ska genomföras för att du ska nå det önskade läget

Du behöver, helt enkelt, bestämma vad som behöver justeras och förändras för att saker ska utvecklas och förbättras.

• Ska du sluta göra saker?
• Ska du börja att göra saker?
• Ska du delegera saker?

För att göra det hela mer konkret kan det, exempelvis, vara saker som hur du ska ha strukturen på dina mappar i mailen?, Hur ska du hantera alla inkommande mail, Hur ska du spara alla fysiska dokument på jobbet, Hur ska du spara alla ”viktiga” papper hemma, Hur ska du arbeta, i stort, med din prioritering och din planering?, Har du några mål det kommande året?, Har du några långsiktiga må?l, Hur vill du må på riktigt? Vill du bygga en altan kommande sommar?, Ska du ändra komma i bättre fysisk form men anser inte att du har tid? Vad ska du ta bort för att ha tid?

Du ser, listan med frågor kan göras hur lång som helst men DU måste börja någonstans och varför inte med en NÖHRA om hur du vill ha det och hur du vill må i ”stort”.        

Det är ju så att massor av saker sker och görs dagligen och du har massor av vanor och beteenden. En del bra och en del dåliga men de finns där och den enda som kan ta ansvaret för att göra skillnad är du själv. Det bästa tanken att tänka när det känns omöjligt med förändringen är att det faktiskt är du som kommer får den största belöningen när du nått ditt önskade läge. Det är värde om något anser jag. 

Nu kör vi och du, NÖHRA passar även som modell på massor av andra ställen och sammanhang!

-Michael

The post Använd NÖHRA för att rensa bort allt som inte tillför värde appeared first on Michael Alphov.

Tipset är att du kan använda listan nedan på olika sätt som exempelvis: ta till dig det du har nytta av i listan för att göra skillnad eller använd den för att ”bocka” av allt du redan gör för att arbeta smart och effektivt.

Kort sagt, använd den som du vill så att det gör mest nytta för just dig och dela gärna med dig av listan till andra. De 35 tipsen är också skriva helt utan inbördes ordning.

1. Bestäm dig för vad du vill uppnå

Har du 100% klart för dig vad du vill ska vara klart, ha skett, förändrats eller påbörjats när du går på julledighet? Om inte, så se över dina mål – det är där din framgång börjar. Tydlighet och klarhet över mål och uppdrag är ledorden för att vara effektiv. Behöver du hjälp laddar du hem mallen  ”konsten att sätt tydliga mål” 

2. Sätt delmål

När du har dina övergripande mål bryter du ned dessa till hanterbara och överskådliga delmål. Dina delmål ska sedan ha aktiviteter kopplade till sig så att du VARJE DAG tar små och/eller stora steg mot det övergripande målet. Hur bygger myror sin myrstack? Just det, ett barr i taget…

3. Städa ditt kontor/skrivbord

Ordning och reda ger mindre distraktion och ett större lugn. Allt för att du ska kunna fokusera på arbetet.

Nej, du är inte mer kreativ när du har ett rörigt skrivbord även om du försöker intala dig själv det för att du inte orkar ta tag i din oreda. Det finns en stor anledning till att proffsiga verkstäder, restaurangkök, produktionsanläggningar etc. har superstruktur på sitt material och sin arbetsplats. 

4. Strukturera allt ditt material

Allt ska ha en plats som är specifik och tydligt uppmärkt. Detta gäller alla dina papper, filer, mail & dokument. Att vara effektiv handlar mycket om att minska på slöseri i olika former. Att leta är slöseri. 

5. Håll dig till ditt system

Har du städat och strukturerat, så gäller det att du håller dig till ditt system. Bestäm vilken struktur och vilka ”verktyg” du ska ha och använda och håll dig sedan till det. Krångla inte till saker. Inga undantag gäller eller att du ”ska bara lägga det här så länge”. Gör rätt 1:a gången och du kommer spara mycket tid och energi. 

6. Börja varje arbetsdag med din viktigaste (svåraste?) arbetsuppgift

Utnyttja din pigga och utvilade hjärna till att göra det som är viktigast. Nej, att läsa mail är sällan det viktigaste om du vill vara effektiv…

7. Jobba i block

En modell som fungerar väldigt bra för de flesta är att köra fokuserat i 40-60 min för att sen ta en paus för att sedan ta köra ett nytt block osv. En del kallar det ”pomodorometoden” och någon annan kallar det något annat men det handlar helt enkelt om korta och fokuserade arbetsinsatser. 

8. Ta pauser

Ingen kan vara effektiv och produktiv under en hel arbetsdag. Du gör dig själv en björntjänst genom att inte ta korta pauser eller lunchpaus. Hitta vad som passar dig bäst och din hjärna och kropp kommer tacka dig för dina pauser. Res gärna på dig och gå en bit så blir det ännu bättre.  Det roliga och positiva är att du kommer ÖKA ditt resultat med hjälp av pauser. 

9. Slösa inte bort tid på dagarna på att slösurfa

Det är lätt att hamna på Facebook, Instagram, Twitter eller andra webbsidor och snabbt har 30-40 minuter försvunnit iväg. Gör det du ska på jobbet och gå hem när du ska, så kan du surfa hemma istället eller uppdatera  TikTok.

10. Planera varje dag minst dagen före

Alla arbetsdagar ska vara planerade i förväg för att det ska vara större sannolikhet att det blir som du tänkt dig. Om detta inte sker är det lätt att det blir fel fokus och prioriteringar från början. Med en bra plan är det också lättare att planera om då du vet vad du tänkt göra och kan ”ställa” det mot det nya som dykt upp. Flexibilitet kan först uppnås när du vet vad du tänkt du ska göra. Inte när du inte har planerat alls som vissa tror. 

11. Skapa dina 4 rutiner för en bra dag 

Rutiner, ritualer eller vanor. Kärt barn har många namn kan tyckas men ser vi vad exempelvis arbetsmiljöverket skriver om rutiner så läser vi följande; ”Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den”. De fyra rutiner som alla behöver är:

En morgonrutin  – hur ska du göra för att din morgon ska flyta på så bra som möjligt? När ska du gå upp? Hur mycket tid behöver du?

En starta jobbet rutin – vad ska du göra varje gång du börjar jobba för att ”komma igång rätt”?

En sluta jobbet rutin – vad ska du göra för att skapa kontroll innan du slutar för dagen samt ger dig själv chansen till en bra morgondag?

En kvällsrutin – vad kan, bör och ska du göra för att underlätta din morgon? Vad ska tas fram? Vad ska packas? Vad ska förberedas?

12. Gör din veckoavstämning på veckans sista arbetsdag

Samma metod som att stänga dagen gäller. Denna punkt är dock lite mer omfattande och du kan lägga till saker som att se över dina mål, planera kommande projekt, se till att din inkorg är tom, att allt är OK inför den kommande veckan, att du du har koll på allt som du delegerat etc. Denna uppgift ska finnas som en återkommande bokning i din kalender varje vecka. Månad efter månad. År efter år. Vill du läsa mer så är ”veckoavstämning hjälper dig att skapa kontroll” ett tips. 

13. Gör samma saker vid samma tillfälle

Har du saker som ska göras kontinuerligt så är det smart att göra dessa vid samma tillfälle. Det kan vara att attestera fakturor i ert ekonomisystem och istället för att göra detta varje gång en faktura kommer så kan exempelvis två, inplanerade, block i veckan vara smartare. Då vet du att på exempelvis tisdag och fredag så attesterar du dina fakturor och kan strunta i detta resten av dagarna. 

14. Skapa rutiner av återkommande uppgifter

Om du har uppgifter som görs en gång i veckan, en gång var 14:e dag eller liknande så boka in detta i din kalender. Rutiner är bra för alla och det gäller även dig som inte tror att du gillar rutiner. Allt blir enklare du får lättare att hålla koll på saker som inte görs så frekvent. Rutiner skapar också vanor och vanor gör att saker fungerar över tid utan att det tar någon kraft och energi. 

15. Ge dig själv ostörd tid under arbetsdagen

Planera in ”fokustid” för att vara ostörd. Det är då du ska fokusera på dina viktigaste uppgifter som kräver fokus. Jobbar man på ett kontor gäller det att vara smart och anpassa sin ”ostörda tid” till kollegornas rytm för att verkligen få chansen till koncentrationstid. Du måste också hantera och styra dig själv, så du inte hoppar mellan arbetsuppgifter under denna tid utan verkligen gör det du tänkt du ska göra. Läs gärna ”fokusera för att prestera”

16. Stäng av alla signaler för nya meddelanden

Du kommer få mail, sms, chattmeddelanden etc. varje dag. Det är förödande för koncentrationen om du får en ”signal” varje gång detta sker. ”Stäng av” och ditt fokus kommer bli bättre. Rädd för att missa något? Jag lovar dig att du inte kommer glömma att kolla dina mail  

17. Gör dina mail i block

Inkorgen ska inte vara konstant öppen om inte ditt jobb enbart går ut på att svara på mail. För alla andra räcker det att öppna och hantera sina mail mellan 2-5 ggr/dag. Resten av dagen är inte inkorgen öppen och alla signaler är avstängda. 

18. Använd regeln, ”öppnar du så hanterar du” varje gång du tar i något nytt 

Detta gäller mail, papper, telefon etc. Det handlar helt enkelt om att ta ett BESLUT om nästa åtgärd. Nästa åtgärd kan enbart bli att du ska göra något, delegera, enbart spara eller inte göra något alls utan bara kasta materialet. Ska du göra något är nästa fråga om det måste ske nu, eller om det passar bäst någon annan gång. Om det inte ska göras nu så planerar du in när det ska göras. Är det spara som gäller så placerar du materialet på rätt plats direkt.

19. Se till att alla möten du kallar till eller deltar i har ett tydligt syfte & mål

Varför finns mötet till och vad ska uppnås? Enkelt och logiskt men långt ifrån självklart när det kommer till möten. Gör om, gör rätt och kvalitén kommer att öka direkt. 

20. Ha kul på jobbet 

För att orka vara effektiv och produktiv gäller det att trivas med vad du gör. Gör det du kan göra för att er arbetsmiljö ska vara så proffsig som möjligt samtidigt som ni har kul tillammans. Min filosofi är att man ska ta saker på allvar men att allt inte behöver vara så allvarligt hela tiden. Glädje kommer alltid vinna över gnäll. Punkt. 

21. Använd EN att-göra lista och EN kalender

Vill du ha kontroll på dina kommande prioriteringar och projekt så använd EN kalender och EN att-göra lista. Sprid inte ut dina arbetsuppgifter på flera ställen som är vanligt förekommande. Många människor har en del i kalendern, lite på papper, lite kvar i inkorgen, några saker finns inte nedskrivet etc. En sådan planering gör det svårt att få överblick och kontroll och kan leda till felbeslut och stress. 

22. Lär dig säga nej för att säga ja

Punkt nr 1 handlade om att du ska ha 100% kontroll på dina mål. Med full kontroll på sina mål är det mycket lättare att säga ja respektive nej till uppgifter. Ditt fokus ska vara på att verkligen göra det som leder dig, gruppen och företaget dit ni ska. Givetvis måste du vara flexibel och hjälpa andra som behöver hjälp men glöm inte att varje gång du säger ja till något nytt, säger du samtidigt ”nej” till något du redan sagt ja till att göra och ännu inte gjort. Läs gärna ”Du måste säga nej för att kunna säga ja”

23. Glöm inte den viktiga luften i din planering

En bra planering innehåller luft/oplanerad tid för att kunna hantera det oförutsedda som händer varje dag. Du vet inte vem som kommer in genom dörren, vem som ringer, vad som händer hos dina kunder eller leverantörer. Att överboka är precis lika illa som att inte boka alls då konsekvensen blir densamma. Saker blir inte gjorda. Runt 25% av dagen är en bra tumregel att börja med men du vet alltid bäst själv hur mycket oförutsett som händer dig, i snitt, under en arbetsdag. 

24. Ta hand om din kropp för den är den enda du har

Träning i alla former är otroligt viktigt för att du ska må bra och därmed kunna prestera bra. Du behöver inte köpa det dyra gymkortet eller de senaste modekläderna inom träning. Hitta din form som du trivs med och tycker är kul. Det roliga är att ”meditation in motion” kommer göra dig mer kreativ och lösningsorienterad. Vem känner inte igen sig i påståendet att ”när jag var ute och sprang kom jag på hur vi ska lösa problemet vi har på jobbet”? 

25. Gör det till en vana att leverera i tid eller för tidigt

Visst vore det skönt att slippa bortförklaringar för att du inte hunnit göra klart uppgifter som du egentligen borde? Magkänslan när detta sker är inte kul så se till att göra det till en ny vana att leverera i tid. Planering är nyckeln till framgång och för att leverera i tid måste du börja i tid. Din magkänsla när du levererar i tid kommer vara så mycket skönare och du kommer bli en grymt uppskattad kollega, make, maka och vän. 

26. Be om hjälp i tid

Ibland går det inte som planerat med vissa uppgifter. Om du märker att din tidsplan inte kommer hålla så ”flagga upp” detta direkt. Vänta inte och tro att du kommer lösa problemet som du redan vet att du inte kommer lösa. Det enda som kommer hända är att andra också hamnar i tidsnöd vilket inte är speciellt schysst. 

27. Skriv tydliga mail

Bara för att du förstår vad du skrivit betyder inte att någon annan förstår vad du menar. Tänk på språk, förkortningar, symboler, branschuttryck etc. Var också noga med vilka du placerar i TILL och CC fältet och skicka bara till de som verkligen ska ha informationen. 

28. Fixa en plats för allt du vill läsa

Det kommer alltid finnas tidningar, artiklar och nyhetsbrev som kan vara intressanta att läsa men du har inte tiden just nu. Skapa en fysisk plats och en elektronisk plats där du placerar allt ”önskar läsa” material så det är lätt att ta fram vid tillfälle. 

29. Sov tillräckligt

Precis som kroppen och hjärna behöver mat och fysisk träning för kunna prestera på topp, så behövs också sömn och vila så se till att sova de timmar som just du behöver. 

30. Ett möte = 3 bokningar i din kalender 

Kallad till ett möte? Bjudit in till ett möte? Oavsett vad så gäller samma regel. Ett möte = tre bokningar som är förberedelsetid, själva mötet och efterarbete till mötet. 

31. Töm dina inkorgar varje dag

En tom inkorg är inte detsamma som att du gjort alla uppgifter som kommit via mail eller papper. En tom inkorg innebär att du tagit beslut gällande allt nytt som kommit in. Det som kräver en åtgärd från din sida finns inplanerat i kalender eller i att-göra listan på rätt dag. Du ligger i fas och har kontroll. Det är vad en tom inkorg innebär. 

32. Följ upp efter alla möten

Vad ska du göra? Vilka är dina punkter? Vad är nästa steg? Gör det du ska göra och driv processen framåt.

33. Sätt rimliga förväntningar på vad du ska göra

Allt varken ska eller bör vara perfekt. Vad är det förväntade resultatet som du/ni är ute efter? Leverera det som förväntas och lite till men var smart i ditt arbete.

34. Dina program och system ska vara ett stöd och inget annat

Lösningen på att vara produktiv är sällan en ny app eller ett nytt program utan vanor. Bra vanor. Dock är det viktigt att lära sig använda dina system och dina program på bäst sätt. Tänk en snickare som inte kan använda sina verktyg. Det hade inte vart speciellt produktivt och de är precis samma sak vi pratar om här. Lör dig dina system och hur du använder de samma på smartast. Tips från coachen – kolla in Effektiv Outlook 

35. Sluta förhala – KÖR!

Svåra saker blir inte lättare för att du väntar. Tråkiga saker blir inte roligare för att du väntar. Tuffa besked och samtal blir inte lättare för att du väntar. Din fysik blir inte bättre för att du tänker att du borde börja träna. Du lär dig inte italienska för att du tänker att det vore kul att kunna. Jag tror du förstår min poäng. Det handlar alltid om att göra det som krävs och effektivitet handlar ytterst, enligt mig, om att få rätt saker gjorda i rätt tid och på rätt sätt.

Nu kör vi och kom ihåg att det är du själv som kan och gör skillnad! 

– Michael

The post 35 tips för ett magiskt 2023 appeared first on Michael Alphov.

Bestämmer din inkorg över vad du prioriterar och när du prioriterar uppgifter?

…eller är det så illa att ingen egentligen bestämmer över din inkorg utan den är en ”tillflykt” mellan alla sina möten och arbetsuppgifter?

…eller är det kanske ännu värre, inkorgen är din mentala snuttefilt som du ”flyr” till när du är uttråkad?

…eller det västa av allt, du ”flyr” till inkorgen ÄVEN när du håller på med dina viktigaste och mest prioriterade uppgifter?

Känner du igen dig är det hög tid att ändra beteende för vi kan nog alla vara överens om att detta inte är det smartaste sättet att arbeta. Det kommer leda till fel prioriteringar eller inga prioriteringar alls om vi ska prata klarspråk. Det kommer leda till stress då saker kommer uppfattas som bråttom fast de inte är bråttom.

En onödig situation om du frågar mig.  

Hur ska man då tänka och agera?

Det bästa av allt? Det är numera DU som bestämmer även över inkorgen.

The post Vem bestämmer över din inkorg? appeared first on Michael Alphov.

Allt ovan är , som du redan listat ut, inte speciellt bra och kommer framförallt inte hjälpa dig att arbeta så smart som möjligt. Har du precis som många andra massor av bra ställen så gäller det att tänka om och tänka rätt genom att skapa en bra fysisk struktur och här kommer sju tips om kommer hjälpa dig på vägen: 

1. Allt ska ha en plats

Har materialet du tänker spara ingen naturlig plats så ska det förmodligen inte sparas. ”Bra att ha tänket” är ofta ett beslut om att kasta materialet som förhalas och inget annat. Spara det som ska sparas och inget annat. 

2. Ha inga ”jag lägger det här så länge” högar alternativt  ”för sorteringshögar”

Det enda som kommer hända är att det tar energi varje gång du ser högen för om vi ska vara helt ärliga, när hade du tänkt att sortera in högen som tillslut når en imponerade höjd…
Återigen, det är bara ett tecken på förhalning.

3. Spara inte dubbelt

Behöver du verkligen spara material du skriver ut eller räcker det att ha det elektroniskt? Dubbelsparande leder bara till förvirring i långa loppet. 

4. Städa och strukturera upp det material  du redan har

Material har en tendens till att vara färskvara i många fall. Inte i alla fall men som, sagt, i många fall vilket innebär att extremt stor del av det som du kände att du verkligen var tvungen att spara, oavsett när du gjorde det, numera är material du inte längre behöver och därför kan kastas. 

5. Bli ännu mer digital

Börja använda OneNote eller Evernote som är elektroniska anteckningsböcker istället för din fysiska anteckningsbok. Fördelarna är många och du kommer alltid ha med dina anteckningar då du har tillgång till dem genom appar i datorn, mobilen eller på Ipaden. 

6. Sluta skriv ut så mycket papper.

Desto mindre papper DU producerar desto mindre papper finns det att ta beslut om och det blir lättare att hålla struktur och ordning. Enkelt, rimligt och logiskt. 

7. Scanna, scanna och scanna

Skaffa dig en scannerapp i mobilen. Det finns massor att välja mellan som Microsoft Office Lens som är perfekt för dig som jobbar i Microsoftmiljö. Är du Macanvänadare och dessutom Evernoteanvändare så är Scannable appen för dig  Personbligen scannar jag in allt från kvitton, mina anteckningar, dokument, saker jag skrivit på en whiteboardtavla i samband med utbildningar och möten, mindmaps till utkast och layouts jag gör för hand. Allt, verkligen allt kan Scannas in.

Kontentan blir att desto enklare struktur du har desto lättare kommer det vara att hålla den. Jämför gärna strukturen i ditt kök med din arbetsplats struktur. Hemma vet du exakt var glas, grytor, tallrikar etc. ska placeras men är det lika lätt och logiskt på ditt kontor?

Om inte, gör om och förenkla så kommer du spara både tid, energi och framförallt så kommer du ha möjlighet att använda ditt material då du kommer veta vad du verkligen har!

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post Hur många bra ställen har du? appeared first on Michael Alphov.

Gör så här på jobbet 

Avsätt tid för att fundera igenom hur du vill vara organiserad. Hur ska du spara allt ditt fysiska arbetsmaterial? Pärmar?, mappar?, lådor?, tidskriftssamlare? Eller ska du scanna in alla papper och sedan bara spara dem digitalt? Bestäm dig för ett eller ett fåtal sätt och gör lika dag ut och dag in. Passa givetvis även på att märka upp allt material så du enkelt hittar och enkelt kan spara nya saker som dyker upp. 

Elektroniskt göra du precis lika: vilken mappstruktur ska ha för dina dokument och filer i utforskaren/dropbox/Google drive? Vilken mappstruktur ska du ha i din mailklient? Vilken struktur ska du ha på dina anteckningsböcker i OneNote/Evernote? Ska det vara lika på alla ställen? Just ”lika på alla ställen” är en metod jag själv använder för att göra det lätt för mig själv. Givetvis kan det inte bli exakt samma men i stort sett ser min struktur lika ut överallt. Exempelvis heter mapp ett, 01 – Föreläsningar & Utbildningar på all tre ställen och den första ”undermappen” heter kunder. 

Dessutom har jag bestämt vad jag sparar vart dvs. vad passar att ha i mailen resp. Dropbox. Evernote använder jag för anteckningar. 

Vad blir resultatet av ordning och reda? 

Lugn, trygghet, effektivitet, flexibilitet, tidsbesparing, minskat slöseri och lättare att ta beslut om vad man kan kasta och inte kasta – finns det ingen naturlig plats att spara materialet på kan man fundera lite extra på om det verkligen ska sparas. En skön känsla helt enkelt! 

Ett bonustips

Fundera på vad du kan strukturera upp i ditt privatliv. Vart kan och bör du ha en bra struktur på hemma? Jag och min fru har precis investerat i en stor garderobslösning för alla våra kläder vilket är oerhört skönt. Allt har en plats och allt är överskådligt på samma ställe. Förrådet ute strukturerades upp igår efter att ha levt ett eget liv de senaste åren och nu har allt som finns där inne en tydlig plats vilket gör det oerhört lätt att hitta de saker man behöver. I källaren har vi gjort detsamma med hela familjens vinterkläder, sportutrustning etc. Allt för att det ska vara enkelt att hitta, använda och när det inte behövs, stuva undan. 

Frasen ”det ska vara lätt att göra rätt” gäller gäller även när det kommer till ordning och reda. 

Nu kör vi! 

-Michael 

The post Ordning och reda pengar på fredag appeared first on Michael Alphov.

Dessa tillfällen är oftast väldigt produktiva och känslan i kroppen och knoppen är skön. Problemet är att för många tjänstemän är det otroligt långt mellan dessa tillfällen och en del personer har, i princip, gett upp tanken och ambitionen om att kunna jobba på detta sätt. För att verkligen kunna ge sig själv chansen till att ”skapa flow” i arbetet behöver du ta hänsyn till några faktorer:

Gör 1⃣ sak i taget

Detta är ett av de enskilt viktigaste tipsen gällande personlig effektivitet. Du kan bara göra en sak i taget på ett koncentrerat och fokuserat sätt. Direkt du börjar att ”hoppa” mellan uppgifter och sen börjar tänka ”jag ska bara…” så är ditt fokus splittrat. Du kommer inte att slutföra det du påbörjat för du kommer istället lägga din tid och kraft på att hoppa mellan olika uppgifter. Beteendet kan kännas effektivt för att du ser och tar i många olika uppgifter men om vi ska vara helt ärliga så blir det inte speciellt mycket gjort. Det enda som brukar öka vid s.k. multitasking är stressnivån. Gör en sak i taget för ett ökat flow. Punkt slut.

Planera och bestäm när du ska göra olika uppgifter

En planering som innehåller även ditt eget ”koncentrationsarbete” är en bra planering och skapar möjlighet för mer flow. Lyft värdet på ditt eget arbete och planera när DU ska jobba med DINA prioriterade uppgifter. Ta hänsyn till hur din vecka ser ut gällande möjligheten till att göra dessa uppgifter. Tänk exempelvis på vilka dagar som är bättre eller sämre för koncentrationsarbetet? Vilka tider på dessa dagar är bäst för eget arbete?
Du behöver ge dig själv chansen att lyckas genom att planera realistiskt istället för att  ”göra som du alltid gjort”. Det kommer ge ett ökat flow.

Jobba i block om 45-60 minuter

Många tjänstemän försöker avsätta halva eller hela dagar för olika arbetsuppgifter. Detta är oftast ett inneffektivt sätt att  planera då oftast är svårt att blocka så långa tider.. Tipset är att istället bryta ned dina uppgifter i mindre bitar som är hanterbara både planerings- men också  koncentrationsmässigt.  Oavsett vad du vill och önskar så kommer du inte kunna hålla koncentrationen uppe under för långa stunder.
Testa och hitta rätt tid för dina block för att skapa flow.

Det går givetvis att boka in 45-60 min och sen en kortare paus för att sen direkt ha en nytt 45-60 minuters block. Det viktiga blir då att verkligen ta en paus för att sen kunna fortsätta arbeta med både fokus och koncentration. Under dessa block  så är det viktigt att Ta bort alla störande moment som gör att du inte kan fokusera. Att stänga av telefonen, stänga dörren eller jobba utanför kontoret är små saker som gör att koncentrationen ökar. ”Jag måste vara tillgänglig 100% för allt nytt som dyker upp” tänker kanske någon men då är ju motfrågan direkt om tillgänglighet och service är samma sak? Jag vill ju påstå att bra service handlar om att göra det man lovat dvs. göra det man redan sagt ja till och inte bara lova att man ska göra mer och mer…

Hitta dina bästa platser för göra alla dina olika uppgifter

Ska du alltid vara på ditt kontor eller din arbetsplats när du gör dina koncentrationsuppgifter? Borde du istället fortsätt att jobba hemifrån som läget har varit-/är under pandemin? Min övertygelse är att att vissa arbetsuppgifter görs bäst någon annanstans än på din arbetsplats. Här gäller det att hitta en balans och rytm som passar dig, uppgifterna och din arbetsgivare. Självklart kan du ha många ”bra platser” och göra olika uppgifter på olika ställen beroende på vad som krävs i fokus, koncentration och inte minst, flow!

Lycka till!

// Michael

Fotnot:

Flow är ett begrepp inom psykologi. Flow är ett psykiskt tillstånd som uppstår då en person med tillräcklig medvetenhet ägnar sig åt en verksamhet med ett definierat mål. Mihály Csíkszentmihályi är upphovsmannen till begreppet och är professor i psykologi. Han är utbildad på University of Chicago och har bland annat gett ut ett flertal böcker som ”Flow”, ”The Evolving Self”, ”Creativity, and being Adolescent”.

Flow kännetecknas av: Att koncentrationen intensifieras, att medvetenheten ökar och att känslan av passerande tid upphör. Efteråt upplever man en känsla av tillfredsställelse inombords.

Källa. wikipedia

The post Så skapar du mer ”flow” i ditt arbete appeared first on Michael Alphov.