Frågan är berättigad då jag reser mycket i tjänsten vilket innebär att jag spenderar mer tid utanför kontoret än på kontoret. Mitt ”kontor” blir därför hotellrum, tåg, flygplan, konferensrum, kunders kontor, caféer etc. (Denna text skrivs exempelvis på ett hotellrum i Karlstad). Detta har inneburit att jag, år efter år, försökt att förfina mitt sätt att jobba för att bli så platsoberoende som möjligt när jag gör mina uppgifter. Numera finns det så otroligt bra hjälpmedel och lösningar som stöder ett mobilt arbetssätt vilket förmodligen är intressant även utan en massa resor i tjänsten. För att kunna svara på frågan så gjorde jag en  en snabb överblick över vad jag ”alltid har med mig” för att kunna sköta mitt jobb oavsett vart jag befinner mig och kom fram till följande:

Min Dator

Jag har en liten 13” Macdator som är snabb, trygg och stabil. Den har även en bra batterikapacitet vilket är otroligt viktigt då det inte alltid finns möjlighet att ladda batteriet när man inte är på kontoret.

Vårt molnbaserade intranät

Eftersom både jag och mina kollegor behöver ha tillgång till vårt intranät, där vi har alla interna dokument, var vi än befinner oss så har vi valt en molnbaserad lösning. Programmet heter Office 365 och kommer från Microsoft och är väldigt användarvänligt.

Min Iphone fullmatad med smarta appar

Förutom det självklara som telefonen gör så använder jag den bland annat till följande:

–        Internetaccsess: min Iphone ger mig möjlighet att skapa ett trådlöst nätverk där jag ansluter min dator och på så sätt slipper jag en separat en separat internetlösning.

–        Scanner: appen TurboScan innebär att man tar ett kort med telefonen via appen. Kortet görs sedan om till en pdf som sedan mailas till din egen inkorg för hantering. Desto fler scannande dokument innebär mindre ”vanliga” papper.

–        Uppdatering av alla sociala media: appen Hootsuite som gör det enkelt att uppdatara Twitter, LinkedIn och Facebook. Man kopplar helt enkelt alla sina sociala medier till Hootsuite. Skriv din uppdatering i Hootsuite och välj vart det ska synas. Otroligt enkelt och tidsbesparande.

–        Att-göra lista: appen ToDo synkar med min att-göra lista i Outlook åt ”två håll” dvs. allt jag lägger in i uppgifter i Outlook hamnar i ToDo och vice versa.

–        Kalender: appen WeekCalender synkar med min kalender i Outlook åt ”två håll” dvs. allt jag lägger in i kalendern i Outlook hamnar i ToDo och vice versa.

–        Taxibokningar: Taxi kurir innebär att det är helt slut på väntetider i telefon vid taxibeställningar då du kan göra allt själv och i förväg via appen. Att du sen får ett fast pris direkt i bokningen är bara en bonus. (Givetvis förutsätter användadet att Taxi kurir finns på orten)

Ett anteckningsblock

En plastmapp med fem flikar för den fysiska strukturen

Min mapp är väldigt enkel och är i princip fem plastfickor som pressats samman till en mapp vilket innebär att den är väldigt tunn och lätt.  Min märkning av flikarna är enligt följande:

 – IN = min portabla inkorg. Här samlar jag in allt nytt(i fysisk form) som jag måste spara för att hantera när jag kommer tillbaka till kontoret. Här hamnar exempelvis alla kvitton som annars har en tendens att bli ”över allt” vid tjänsteresor. När jag kommer hem till kontoret så tömmer jag inkorgen enligt vår beslutsmodell: göra-spara-kasta. Ska jag göra något bestämmer jag när och ska det enbart sparas så gör jag detta direkt.

– ATT GÖRA = här hamnar allt (fysiskt)material jag behöver för att göra de uppgifter jag planerat att göra när jag reser.

 – HEM = här hamnar material som jag anser att jag vill spara men som är av mer privat karaktär. Detta ska inte till kontoret utan till min privata bostad.

 – ATT LÄSA = här hamnar tidningar, artiklar etc. som jag vill läsa under mina resor. Inget av ”måste” karaktär hamnar här utan bara saker jag tycker kan vara intressant att läsa om jag får tid eller lust.

 -REFERENS MATERIAL = allt referensmaterial jag behöver ha tillgång till i fysisk form. Det är exempelvis våra produktblad, några tomma kuvert om jag behöver skicka brev när jag är utanför kontoret etc.

Detta var mitt sätt och det finns, som vanligt, inget rätt eller fel. Jag tar tacksamt emot tips, som jag kan dela med mig, på smarta lösningar så effektiviteten är på topp även när man inte har tillgång till ”kontoret”.

// Michael

The post Vilken lösning har du för att ”kunna vara effektiv vart som helst”? appeared first on Michael Alphov.

Efter blogginlägget kom det många förfrågningar om en app som synkar ”uppgifter” och inte bara kalenderposter. Mitt tips är appen Todo. Scrolla ned för att läsa mer om denna.

—————————————————————————————————————–

Ny teknik ger möjligheter till att verkligen förenkla vardagen i kombination med smarta arbetsvanor. Fler och fler av oss använder ju s.k. Smartphones och vi får därför ofta frågan om vilka appar man borde ha för att kunna vara effektiv. Nedan har jag listat några av mina favoritappar till min Iphone som hjälper mig i vardagen.

Namn: Week calendar

Kostnad: 15 kr

Iphones inbyggda kalender är inte mycket att hetsa upp sig över och bara en sådan sak att veckonummer saknas gör att andra alternativ är att föredra. Jag använder weekcalendar som kostar 15 kronor. Den synkar automatiskt med Ical (den inbyggda kalendern) så det är bara att köpa appen, synka och allt dyker upp i kalendern. Givetvis synkar den åt motsatt håll vilket innebär att det du skriver i week calandar hamnar i Outlook eller vilket program du nu använder. Använder du kategorier och färger i din kalender i datorn så följer dessa ”med till Week calendar”. Jag synkar via Itunes men jag tror att det går att synka vi Icloud om du föredrar det.

Enda nackdelen med appen är att uppgifter inte synkas utan enbart kalenderposter.

Notera: texten ovan är på engelska men den finns på svenska.

Namn: Pocket Informant

Kostnad: 99 kr

Pocket Informant är en app som hjälper dig i din planering. Skillnaderna mellan week calendar och Pocket Informant är ganska stora och PI tar även med tasks/uppgifter. Var noga med att kontrollera att appen stöds av din e-post/kalenderlösning som ni har på företaget. Detta är ytterligare en kanonapp som ger en mycket bra överblick och synkar åt ”båda hållen”. Jag har idag inget behov av att synka mina tasks och har därför valt bort PI och kör med weekcalendar. Fundera på vilket behov du har och välj sedan den app som passar bäst.

Namn: Evernote

Kostnad: gratis

Evernote är en ”anteckningsbok” på nätet. Du kan samla dina egna noteringar, klippa ut bilder från hemsidor, skicka mail till din evernote sida, ta kort som sparas på sidan etc. Appen kan sedan installeras på din dator (Mac), din Ipad och i din Iphone och informationen  som visas är givetvis den samma överallt. En mkt bra app som ger dig tillgång till samma material oavsett plattform som väljer att använda vid olika tillfällen.

Namn: LinkedIn

Kostnad: gratis

Är du medlem på LinkedIn och vill hålla bra koll på ditt nätverk och dina kontakters uppdateringar samt läsa intressanta ”diskussioner” i dina grupper så är LinkedIns app att rekommendera.

Namn: Todo

Kostnad: 39 kr

Ytterligare en smidigt och lättanvänd app med fokus på att synka dina uppgifter. Synkningen kan  ske antingen via ditt trådlösa nätverk eller via olika molntjänster. Jag synkar själv via det trådlösa nätverket och detta fungerar utmärkt. Ladda ned appen och ladda ned programmet Appigo sync till din dator. Enklast är att googla på namnet och  välja deras officiella hemsida och sedan ladda ned programmet kostnadsfritt. Appen kostar däremot pengar. Synkningen fungerar är båda håll och alla dina kategorier följer med automatiskt.

Tipsa gärna oss om dina favoritappar som hjälper dig att förenkla din vardag.

// Michael

The post 5 användbara produktivitetsappar till Iphone appeared first on Michael Alphov.

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=3LbQG0gMFV8]

Nu kör vi och skapar ett fantastiskt 2012!

The post Behöver du ny motivation på årets första dag? appeared first on Michael Alphov.