Mitt svar till henne och min ståndpunkt är att mail är ett långsamt sätt att kommunicera och anledningen till att jag tycker det är att dina kollegor, kunder, leverantörer etc. inte läser och agerar på sina mail i realtid för de är, förhoppningsvis, fullt upptagna med att arbeta. Mailkorgen ska helt enkelt inte vara öppen 24/7. 

Om ”de” hela tiden svarar i realtid är det förmodligen ett mycket större problem dvs. de lägger fokus på helt fel saker och kan ha svårt att få saker gjorda pga. att de hela tiden kollar och agerar på sina inkommande mail. Ibland har det gått så långt på vissa företag att det blivit en gällande kultur att man alltid ska svara på sina mail ”direkt” och en sådan kultur är sällan en bra kultur….

Undantag finns givetvis och det kan handla om supportfunktioner som jobbar med mail som ett verktyg och måste svara frekvent och snabbt, men de flesta av oss har inget behov av att arbeta på detta sätt.

En annan av deltagarna på dagens utbildning berättade om en kollega som, ofta, avbokar sitt deltagande på möten i absolut sista minuten genom att skicka ett mail. Hans reaktion på det hela var ett krasst konstaterande: ”tror han att jag sitter och väntar på att få mail hela dagarna”? Konsekvensen av kollegans sena mail var och är att mötet blir en deltagare kort och ofta vet de inte ens att han avbokat då de inte kollat mailen ett par minuter innan mötet startade. Kontentan av detta är, återigen, att mail inte är ett snabbt sätt att kommunicera utan han borde istället ha ringt eller sms:at om sitt återbud.

En tredje deltagare tog upp problemet med att det kommer kallelser till nyinsatta möten i absolut sista sekunden innan mötet är inplanerat. Hon menade på att det är oerhört svårt att försöka ”få in” mötet då kalendern ofta är fullbokat veckor i förväg, så inte heller där är mail det bästa sättet att kommunicera. Måste du trots allt ”klämma” in ett möte i sista minuten är det oftast bättre att förklara varför för de deltagare du tänkt kalla och då kan det vara smartare att faktiskt prata med dem om det är möjligt.

Ett annat företag jag arbetar med har inskrivet i sin interna mailpolicy att de inte får skicka interna mail som kräver respons inom 24 timmar. Totalt tvärtemot vad de flesta tror och tycker det borde vara. De menar på att det inte går att ställa ett hårdare krav på varandra då många reser, sitter i möten, är hos kunder eller enbart jobbar med det de planerat att göra. Behövs en snabbare respons får man hitta ett annat sätt att kommunicera. Bra policy om du frågar mig. 

Summerar jag upp hela mitt budskap gällande mail och mailhantering så finns det massor av anledningar till att mail inte är ett snabbt sätt att kommunicera. Att inkorgen inte ska vara öppen 24/7. Därför vill jag att du nästa gång som du behöver ett snabbt svar eller är ute i sista minuten verkligen tänker efter: är mail verkligen det smartaste sättet för just denna kommunikation?

Kör hårt!

-Michael

The post Är din inkorg öppen 24/7? appeared first on Michael Alphov.

Trevlig lyssnande och som vanligt hittar du podden på alla vanliga ställen som Itunes och Android

The post Är du drabbad av information overload? appeared first on Michael Alphov.

Med kontorstennis menar jag att man, väldigt ofta under en dag, sätter igång många nya ”bollar” dvs. e-post du själv skickar och detta samtidigt som det konstant dyker upp nya ”bollar” som mail i din inbox. Mail som andra skickat till dig. Dessa ”bollar” måste man ju slå tillbaka på och den tredje länken i kedjan blir att returnera alla bollar som du själv startat efter att dina kollegor slagit tillbaka bollen till dig. Allt detta tillsammans gör det väldigt lätt att hamna i en situation där nästan all tid och energi spenderas till att slå tillbaka bollar som du eller någon annan startat. Du kommer likt Djokovic att bli grym på att returnera bollar men den väsentliga skillnaden är att när Djokovic alltid slår på rätt boll är det inte riktigt säkert att det är det du kommer göra. Hur kan man då undvika i att hamna i en situation där man spelar kontorstennis hela dagarna:

Skicka bara till de som ska ha din information

Fler mottagare = fler svar. Var noggrann med vilka du sätter i till-fältet och i kopia-fältet. Ha inte en övertro på att alla behöver och vill ha din information. Onödiga kopior kommer ge onödiga svar = mer antal mail att hantera.

Håll dig till ett ämne per mail

Detta kommer göra det enklare för mottagaren att agera och det kommer vara tydligare om vad mottagaren förväntas göra = mindre antal mail som måste skickas fram och tillbaka

Undvik svara alla

Måste alla veta just ditt svar eller räcker det med att personen som ställt frågan får svaret? Svara allt är absolut inte förbjudet men var restriktiv med ditt användande = mindre antal mail för andra.

 Är e-post rätt kommunikationssätt?

Vi har väl alla sett mailkonversationer som blir oändligt långa. I vissa fall då det krävs diskussioner så är både telefonen och möten att föredra. E-post har, tyvärr, ersatt nästan all övrig kommunikation för personer. Rekordet jag ett i hur lång en mailkonversation kan vara är, i utskrivet skick, 21 A4 sidor. Förmodligen hade något annat sätt att kommunicera vart smartare i just det fallet.

Vänj dig vid tanken att e-post inte är ett snabbt kommunikationssätt

Många personer tycker att e-post är bra för det är ett snabbt sätt att kommunicera. E-post är snabbt för den som skickar brevet men det betyder ju inte att det blir ett snabbt svar eller en snabb åtgärd. I värsta fall så blir kanske inte ens mailet läst. Jag kan ta mig själv som exempel. Jag kör heldagsutbildningar snitt tre dagar varje vecka vilket innebär att jag inte kontrollerar och agerar på min mail mellan 8.00-17.00 under dessa dagar. Det jag däremot hinner att göra är att lyssna av min telefonsvarare ungefär två gånger per dag. Vanligtvis under lunchen och en fikapaus. Hade jag fått ett mail där det krävts en ”snabb” åtgärd så hade jag missat det. Jag tror inte min situation är unik utan byt ut mina utbildningar mot interna möten, mässor, resor, konferenser etc. Är ett telefonsamtal bättre då tänker ni? Jag skulle vilja påstå det. Ringa är oftast möjligt på platser där internetuppkopplingen inte fungerar och ett samtal är ”snabbare” att formulera än ett mail om den som ska svara har begränsat med tid = mindre mailtennis = mindre antal mail.

Summering

Det kan låta som att jag är negativt inställd till e-post men så är absolut inte fallet.  Jag tycker att det är ett fantastiskt bra kommunikationssätt om det används rätt. Det kan vara både snabbt och effektivt. Kommunikation är, om det görs rätt, direkt mellan en eller flera personer. Håller du dig till de enkla riktlinjerna som finns ovan så kommer du garanterat att frigöra tid. Tid som du kan spendera på något som är mycket viktigare än att spela kontorstennis. Du kanske till och med får tid över till att spela riktigt tennis och då drömma att du är Novak Djokovic!

The post Är du kontorets Novak Djokovic? appeared first on Michael Alphov.

I SvD har det under det senaste året publicerats ett flertal artiklar om Tyskland med arbetsmarknadsminister Ursula von der Leyen i spetsen. Hon(Tyskland) vill se tydligare regler för uppdelningen mellan arbetstid och fritid.
”Det måste finnas klara regler för när man ska vara nåbar, och när det är accepterat att stänga av helt, sade den tyska arbetsmarknadsministern Ursula von der Leyen”

Saxat från SvD: Volkswagen gör det, likaså Daimler och SAP. Den nya trenden är att Tysklands industribjässar värnar om de anställdas fritid och behov av avkoppling. ”Det måste vara tillåtet att stänga av mobilen efter jobbet”, säger mjukvarubjässen SAP:s chef Jim Hagemann Snabe som själv undviker att jobba helger.

Jag har tidigare bloggat i ämnet

Vad tycker ni om detta? är det rätt väg att gå med en lagstiftning för att få tillbaka sin fritid? vilka krav och förväntningar kan egentligen en organisation ställa på sina medarbetare gällande tillgänglighet och nåbarhet efter kontorstid? vad händer med vår viktiga återhämtningsprocess om vi fortsätter att alltid vara nåbara och inte ”nedkopplade”?

Ämnet är inte lätt så kommentera gärna och berätta om hur ni gör inom er organisation för att lösa detta på ett bra sätt.

The post Deras mejl raderas på semestern! Vad säger ni om det? appeared first on Michael Alphov.

– Mytbilden av chefen är att dygnet-runt-jobb och statusprylar premieras. Vår undersökning visar att chefer snarare imponeras av en sund och balanserad tillvaro, säger Johan Frisö, ledarskapsexpert på Ledarna.

Däremot är övertid ingenting som imponerar – bara 14 procent tycker att det ger ett positivt intryck att kollegorna arbetar sena kvällar. Att jobba effektivt och bli klar i tid är helt enkelt något som uppskattas av många chefer. Det ger även utrymme för en annan egenskap som rankas högt – nämligen att som chef prioritera tid med familjen.

Tio i topplistan bland de 1200 svarande är:

1 Kommer i tid till möten 95%
2 Återkopplar snabbt på mail 87%
3 fortsätter att vidareutbilda sig 81%
4 Får mycket gjort på en dag 81%
5 Prioriterar tid med sin familj 76%
6 Har gått ledarskapsutbildning 69%
7 Har arbetserfarenhet från flera olika länder 66%
8 Svarar alltid i telefonen 65%
9 Gör snygga presentationer till möten 56%
10 Har många bollar i luften 56%

Egen slutsats: vikten av personlig effektivitet har aldrig varit viktigare. Komma i tid till möten handlar om personlig planering och säga ja & nej till de möten som är viktiga respektive oviktiga. Snabb återkoppling på mail handlar om att göra sitt eget mailande systematiskt och effektivt. Att hantera mail är EN av alla chefens arbetsuppgifter. Få mycket gjort under en dag handlar om att driva mot avslut och inte bara starta uppgifter.  Hur hinner man göra snygga presentationer till möten? återigen handlar det om prioritering och planering samt vikten av att inse att möten som är bra förberedda är bra möten. Möten som inte är förberedda är oftast slöseri med tid, energi och i slutändan pengarna det kostar att deltagarna sitter i just det mötet. Har många bollar i luften klara den som har koll på sin egen planering, vad som ska göras när samt när olika uppgifter ska vara klara. Man kan göra mängder av saker parallellt men bara en sak i taget för punkt 10 är först intressant om den kombineras med punkt 4. Kontentan av att göra allt ovan är ju att man verkligen har tid och energi för att vara så bra som möjligt med sin familj = punkt 5 på listan.

Hela rapporten hittar du här

Fortsätt jobba fokuserat och effektivt så får DU det resultat du förtjänar och vill ha!

/ Michael Alphov

The post Övertid imponerar inte på landets chefer appeared first on Michael Alphov.

The post Låt inte e-posten styra din arbetsdag appeared first on Michael Alphov.

Läs hela texten här

Problemet med att diskutera via e-post är flera men det viktigaste är att tänka på vad som saknas i just e-postkommunikation.

Professor Albert Mehrabians kommunikationsmodell visar på följande:

• 55 % av all kommunikation sker genom kroppsspråk och ansiktsuttryck
• 38 % röst och tonläge
• 7 % är själva innehållet

Detta innebär att nyanser, tonläge etc. saknas helt. ”Sanningen” i vad som står i mailet ligger ju enbart i mottagarens tolkning av vad som skrivits. Du kan ha gjort ditt bästa mail någonsin men ingen fattar ändå vad du menar…

Ironi ska vi inte en prata om. Enda gången det kan fungera är ju givetvis om du känner mottagaren väldigt väl och knappt en då.

Enligt oss ska e-post med fördel användas för:

• Enkla & korta budskap
• Då du vill ha formella bekräftelser och godkännanden
• Enkla anvisningar till en alt. ett fåtal personer
• Bifoga dokument som inte finns på gemensamma lagringsställen. Behövs fördjupad förklaring genom ett samtal?

Undvik e-post i följande situationer:

• Istället för samtal ”ansikte mot ansikte” eller via telefon
• För att framföra kritik – både positiv och negativ
• För att framföra dåliga nyheter
• Stor och komplicerad information som kräver en förklaring
• Konfidentiell information – e-post kan lätt hamna på villovägar

Dieter är väldigt populärt nu för tiden och varför inte börja med e-postdieten också när du ändå är igång. Den innebär följande:

• Skicka bara till berörda – var restriktiv med cc/kopia. Vem eller vilka har egentligen nytta av att få informationen?du avgör hur många mail andra får.

• Undvik ”gisslanmail” dvs. mail där man inkluderar personer på cc/kopia raden bara för att ”ha ryggen fri”, man tror att det blir bättre effekt etc. Det enda man bidrar till är att försvåra för cc/kopia mottagaren i dennes hantering av e-posten. Han eller hon måste då sätta sig in i ärendet och lägger samtidigt givetvis något annat åt sidan.

• Undvik svara alla/reply to all så mycket det går. Samma tanke som ovan – vem behöver ha svaret egentligen?

Till denna chefs problem tillkommer ju att vi alla har olika beteenden och reagerar olika på kritik som i detta fallet. Läs gärna mitt inlägg om IPU Profilanalyser här

Tillbaka till chefen, enda lösningen är att ta tjuren vid hornen och diskutera igenom det hela  öga mot öga.

Lycka till och nu kör vi!

// Michael

The post Kommunikation är inte alltid så enkelt! appeared first on Michael Alphov.