Allt ovan är , som du redan listat ut, inte speciellt bra och kommer framförallt inte hjälpa dig att arbeta så smart som möjligt. Har du precis som många andra massor av bra ställen så gäller det att tänka om och tänka rätt genom att skapa en bra fysisk struktur och här kommer sju tips om kommer hjälpa dig på vägen: 

1. Allt ska ha en plats

Har materialet du tänker spara ingen naturlig plats så ska det förmodligen inte sparas. ”Bra att ha tänket” är ofta ett beslut om att kasta materialet som förhalas och inget annat. Spara det som ska sparas och inget annat. 

2. Ha inga ”jag lägger det här så länge” högar alternativt  ”för sorteringshögar”

Det enda som kommer hända är att det tar energi varje gång du ser högen för om vi ska vara helt ärliga, när hade du tänkt att sortera in högen som tillslut når en imponerade höjd…
Återigen, det är bara ett tecken på förhalning.

3. Spara inte dubbelt

Behöver du verkligen spara material du skriver ut eller räcker det att ha det elektroniskt? Dubbelsparande leder bara till förvirring i långa loppet. 

4. Städa och strukturera upp det material  du redan har

Material har en tendens till att vara färskvara i många fall. Inte i alla fall men som, sagt, i många fall vilket innebär att extremt stor del av det som du kände att du verkligen var tvungen att spara, oavsett när du gjorde det, numera är material du inte längre behöver och därför kan kastas. 

5. Bli ännu mer digital

Börja använda OneNote eller Evernote som är elektroniska anteckningsböcker istället för din fysiska anteckningsbok. Fördelarna är många och du kommer alltid ha med dina anteckningar då du har tillgång till dem genom appar i datorn, mobilen eller på Ipaden. 

6. Sluta skriv ut så mycket papper.

Desto mindre papper DU producerar desto mindre papper finns det att ta beslut om och det blir lättare att hålla struktur och ordning. Enkelt, rimligt och logiskt. 

7. Scanna, scanna och scanna

Skaffa dig en scannerapp i mobilen. Det finns massor att välja mellan som Microsoft Office Lens som är perfekt för dig som jobbar i Microsoftmiljö. Är du Macanvänadare och dessutom Evernoteanvändare så är Scannable appen för dig  Personbligen scannar jag in allt från kvitton, mina anteckningar, dokument, saker jag skrivit på en whiteboardtavla i samband med utbildningar och möten, mindmaps till utkast och layouts jag gör för hand. Allt, verkligen allt kan Scannas in.

Kontentan blir att desto enklare struktur du har desto lättare kommer det vara att hålla den. Jämför gärna strukturen i ditt kök med din arbetsplats struktur. Hemma vet du exakt var glas, grytor, tallrikar etc. ska placeras men är det lika lätt och logiskt på ditt kontor?

Om inte, gör om och förenkla så kommer du spara både tid, energi och framförallt så kommer du ha möjlighet att använda ditt material då du kommer veta vad du verkligen har!

Ha en produktiv dag!

-Michael

The post Hur många bra ställen har du? appeared first on Michael Alphov.

Året är snart slut så vad passar bättre än en podcast som fokuserar på en tillbakablick av det gångna året med hyllningar av det som hyllas bör och sågningar av det som sågas bör! Det blir utmärkelser i kategorier som, årets app, årets inspiratör, årets bok, årets kontorstrend, årets fokusord samt årets bonus.

Dessutom tittar vi framåt med kategorier som; nästa års trender inom effektivitet, försäljning & ledarskap, nästa års ”detta borde alla göra”, nästa års fokusord och innebörd av detsamma samt nästa års ”om jag får bestämma. Dessutom utvärderar jag och Oliver våra egna mål och hur det faktiskt gått under 2017.

Trevligt lyssnande!
Michael & Oliver

The post Årets sista podcast är ute nu! appeared first on Michael Alphov.

Den största utmaningen med papper är, enligt mig, inte att hålla ordning på det man behöver spara för det är bara att skapa en bra struktur med hjälp av pärmar, hängmappar, snoddmappar eller liknande. Läs gärna mer i mitt inlägg ”7 tips för att skapa en bra fysisk struktur”. Nej, utmaningen ligger i att faktiskt kunna ha någon nytta av allt man sparar och jag tycker att det är lätt att fysiska arkiv blir glömda arkiv. Man glömmer helt enkelt bort att man har materialet man har. En annan aspekt är att du inte har materialet med dig när du inte är på kontoret och med dagens arbetssätt så är många av oss sällan på kontoret när vi arbetar.

Vad är då lösningen?

Scanna in din dokument är mitt svar. Men, jag har ju ingen scanner tänker du. Det har du visst är svaret men du vet kanske inte om det ännu. De flesta människor har idag en smartphone och det är helt perfekt att scanna med. Oavsett om du har en Iphone eller en android telefon kan du ladda hem en bra scanningsapp. Detta innebär att du, med hjälp av, appen och telefonens kamera gör om din telefon till en portabel scanner. Att scanna är enkelt, det går snabbt, det är flexibelt och kvalitén på de dokument du skapar tack vare appen är av fullt godkänd.

Office Lens och Scannable

På marknaden finns ett stort utbud av bra appar men jag vill slå ett slag för två stycken som är helt gratis, Office Lens och Scannable.

Office Lens är utgiven av Microsoft och passar perfekt för dig som arbetar i officemiljö med Word, Powerpoint, OneNote etc. Du loggar in i appen med ditt Microsoftkonto och på sätt sätt kan du välja att spara dina inscannade dokument direkt in i din egen OneNote, OneDrive etc. Du kan givetvis också skicka den skapade filen med e-post till någon annan.

Scannable passar utmärkt för dig som arbete med Evernote då den är helt synkroniserad med ditt Evernotekonto. Du loggar in i appen och får då direkt access till ditt Evernotekonto och kan spara ditt inscannade material på rätt plats. Du kan givetvis också skicka dokumentet via e-post dit du vill.

Vad vinner du då på att använda en scanningsapp?

Tid och struktur är det enkla svaret. Min scanningsapp är på topp 5 listan över mina mest använda appar och gör att jag knappt behöver spara några papper överhuvudtaget och dessutom har jag alltid med mig alla information då det finns sparat elektroniskt på den plats där jag valt att lägga materialet.

Scanna mer och bli mer effektiv!

Kör hårt!

-Michael

The post Scanna mera och leta mindre appeared first on Michael Alphov.

Är det den som har mest appar och verktyg som arbetar effektivast? Har du tänkt efter vilka program, verktyg och appar som du verkligen behöver för att kunna arbeta så smart som möjligt eller hör du till dem som tror att ett nytt program löser det mesta?

The post Skapa den ultimata verktygslådan för att vara effektiv! appeared first on Michael Alphov.