1. Skriv vad du vill eller vad det gäller i rubriken 

Det är självklart tänker du men så tänk om det vore så väl. Det skrivs ofta långa rubriker som är både otydliga och förvirrande när det egentligen borde vara helt tvärtom tvärtom. Vill du att något ska ske så skriv det, exempelvis: För åtgärd: skriv protokollet gällande senaste mötet innan 14/4. Är det ren information kan du istället skriva; För info: protokollet från senaste mötet kommer vara klart senast den 14/4. På engelska skriver man ofta FYI = for your info eller FYA = for your action som startord i rubriken för att förtydliga. Personligen skriver jag också ofta fråga: xxx eller återkoppling: xxx när det passar. Testa dig fram vad som passar dig bäst men var tydlig. 

2. Glöm inte att skriva vad det handlar om i rubriken 

Detta i kombination med steg 1 blir en oslagbar kombination som gör det lätt för mottagaren att agera. 

3. Håll dina rubriker korta 

Vissa mailprogram visar bara 60 tecken i rubriken vilket gör att långa fraser inte blir speciellt bra. Långa fraser blir även svårt att läsa i mobilen vilket, för många, är den mailklient som används allra mest. 

4. Håll dig till ett ämne 

Blanda inte olika ämnen i samma mail. Passa inte på att ta med lite om ”ditten och datten” när du ändå är igång och mailar. Många ämnen i samma mail kommer bara leda till förvirring…  

5. Undvik förkortningar 

Alla bolag och jag menar verkligen, alla bolag älskar sina förkortningar och allra helst på tre bokstäver. Regeln är enkel, bara för att du fattar betyder inte att någon annan fattar så undvik förkortningar. 

6. Håll dina mail korta och kärnfulla 

”5 sentence rule” säger man på engelska och det är en bra filosofi att utgå från. Självklart kan och SKA inte alla mail vara på max 5 meningar men många ska vara det. Ta bort allt onödigt och kom till saken direkt och du kommer underlätta för mottagaren. 

7. Skicka bara till de som verkligen ska den information du vill sprida

Hjälp dina kollegor, kunder etc. genom att bara skicka till de som verkligen är berörda. Slösa inte med din mail och du kan faktiskt ”överinformera” och det är ditt ansvar att selektera vem som behöver veta det du mailar om. Alla behöver veta är inte rätt svar på frågan för det mesta så gör om och gör rätt. 

8. Svara inte alla 

Undvik att svara alla när du svarar på dina mail. Svara bara till de som verkligen behöver veta vad du svarar och det är sällan alla i mailtråden. 

9. Svara inte på CC-mail 

Är du på CC-raden så är du på CC-raden av en anledning vilket innebär att du, förmodligen, inte behöva svara eller agera. Är det helt uppenbart att du är den som borde svara så ska du självklart göra det även om du är på CC-raden men undvik detta så länge det går. 

10. Skriv tydliga mail 

Visa vad som är extra viktigt genom att markera tydligt i texten eller använd punktform för olika saker som ska lyftas fram. Gör allt för att mottagaren ska förstå vad du vill få sagt på ett enkelt sätt. Undvik dock STORA BOKSTÄVER  så långt det går då det lätt kan uppfattas som stötande av mottagaren. 

11. Kolla igenom innan du skickar 

Ta en minut extra och kolla igen dina mail innan du skickar dem och dubbelkolla stavningen genom att köra stavningskontroll och du kommer uppfattas som proffsig och inte slarvig. 

12. Ta det lugnt med dina emojis 

Det är både lockande och enkelt att lägga till en massa emoijs men rådet är att ta det lugnt med desamma. Tänk på hur mottagaren tänker och hur du uppfattas och vill uppfattas. Ibland kan det vara helt rätt men inbland kan det också vara helt fel. Du måste ha lite känsla helt enkelt ????????????

13. Använd din signatur till reklam för saker du anser vara viktiga 

Min signatur ser ut på följande sätt:

Michael Alphov 

Föreläser & utbildar i effektiva arbetsmetoder

…………………………………………………………………………………………………..

Tel: +46 (0)768 610 935 alt. 

Hemsida: www.michaelalphov.se

E-post: michael@alphov.se 

Instagram | Facebook | Twitter | LinkedIn

Tips! lyssna på Sveriges bästa podcast inom effektivitet & försäljning – Alphov & Lopez 

Vill du börja arbeta smartare redan idag? Klicka här för gratis tips! 

Där ser man tydligt att jag vill göra mottagarna uppmärksamma på min podcast samt så ger jag möjlighet till gratis tips inom effektivitet. Kort, kärnfull men väldigt framgångsrik marknadsföring som är helt gratis. 

14. Skriv dina mail ”baklänges” = vänta med att skriva i dina mottager 

Många, inklusive undertecknad, har skickat mail som inte varit klara eller som egentligen inte skulle skickats till vissa personer av misstag. Vänta helt enkelt med att skriva in dina mottagare tills du skrivit klart mailet och du slipper vara orolig om mailet var klart när det skickades. 

15. Våga skicka mail som inte berör dig vidare 

Är du inte rätt person så är det din uppgift att delegera informationen vidare till rätt person. 

16. Har du bråttom så ringer du

E-post är inget snabbt sätt att kommunicera. Har du bråttom är det smartare att ringa eller hitta ett annat sätt som gör att du når fram till mottagaren snabbt.

17. Använd regler för att styra nyhetsbrev till en speciell ”att läsamapp”

Nyhetsbrev är intressanta och viktiga men du kanske inte vill ha dem rakt till din inkorg. Skapa istället en ”Att läsamapp” dit du styr alla nyhetsbrev automatisk med hjälp av regler i ditt e-postprogram. 

18. Undvik jargong, kritik och ironi 

Allt ovan kommer bara leda till bekymmer och merarbete. Inget mer behöver tilläggas. 

19. Krångla inte till dina mail 

Skriv det som behöver skrivas  på ett språk och sätt som alla förstår. Det är ingen akademisk uppsats du ska skriva utan tydlighet och enkelhet är ledorden i mailkommunikation. 

20. Skicka inte dina mail på tider utanför arbetstid 

Jag fattar också att du ibland måste arbeta utanför din vanliga arbetstider och att det ibland innebär att du svarar på mail på dessa tider. Problemet blir bara att du kommer aktivera dina kollegor oavsett om du vill eller inte då många av dem läser sina mail utanför arbetstid. Till slut kommer det vara oerhört förvirrat när man borde och inte borde svara på och hantera sina mail. OM du nu ska svara på mail utanför kontorstid så kan du lägga till ”skicka senare” i dina mail viket ger dig chansen att skriva och skicka mailet men det skickas inte iväg förrän den tiden du ställer in. Vet du inte hur du gör är det bara att googla på hur detta fungerar i just ditt mailprogram eller så kontaktar du mig så berättar jag. 

 Välj vilka av tipsen som kommer att göra skillnad för dig och se till att göra den skillnad du behöver att göra för att kommunicera bättre med din e-post! 

Lycka till!

-Michael

The post 20 tips för att kommunicera smart med e-post appeared first on Michael Alphov.

Är det den som har mest appar och verktyg som arbetar effektivast? Har du tänkt efter vilka program, verktyg och appar som du verkligen behöver för att kunna arbeta så smart som möjligt eller hör du till dem som tror att ett nytt program löser det mesta?

The post Skapa den ultimata verktygslådan för att vara effektiv! appeared first on Michael Alphov.

Frågan är berättigad då jag reser mycket i tjänsten vilket innebär att jag spenderar mer tid utanför kontoret än på kontoret. Mitt ”kontor” blir därför hotellrum, tåg, flygplan, konferensrum, kunders kontor, caféer etc. (Denna text skrivs exempelvis på ett hotellrum i Karlstad). Detta har inneburit att jag, år efter år, försökt att förfina mitt sätt att jobba för att bli så platsoberoende som möjligt när jag gör mina uppgifter. Numera finns det så otroligt bra hjälpmedel och lösningar som stöder ett mobilt arbetssätt vilket förmodligen är intressant även utan en massa resor i tjänsten. För att kunna svara på frågan så gjorde jag en  en snabb överblick över vad jag ”alltid har med mig” för att kunna sköta mitt jobb oavsett vart jag befinner mig och kom fram till följande:

Min Dator

Jag har en liten 13” Macdator som är snabb, trygg och stabil. Den har även en bra batterikapacitet vilket är otroligt viktigt då det inte alltid finns möjlighet att ladda batteriet när man inte är på kontoret.

Vårt molnbaserade intranät

Eftersom både jag och mina kollegor behöver ha tillgång till vårt intranät, där vi har alla interna dokument, var vi än befinner oss så har vi valt en molnbaserad lösning. Programmet heter Office 365 och kommer från Microsoft och är väldigt användarvänligt.

Min Iphone fullmatad med smarta appar

Förutom det självklara som telefonen gör så använder jag den bland annat till följande:

–        Internetaccsess: min Iphone ger mig möjlighet att skapa ett trådlöst nätverk där jag ansluter min dator och på så sätt slipper jag en separat en separat internetlösning.

–        Scanner: appen TurboScan innebär att man tar ett kort med telefonen via appen. Kortet görs sedan om till en pdf som sedan mailas till din egen inkorg för hantering. Desto fler scannande dokument innebär mindre ”vanliga” papper.

–        Uppdatering av alla sociala media: appen Hootsuite som gör det enkelt att uppdatara Twitter, LinkedIn och Facebook. Man kopplar helt enkelt alla sina sociala medier till Hootsuite. Skriv din uppdatering i Hootsuite och välj vart det ska synas. Otroligt enkelt och tidsbesparande.

–        Att-göra lista: appen ToDo synkar med min att-göra lista i Outlook åt ”två håll” dvs. allt jag lägger in i uppgifter i Outlook hamnar i ToDo och vice versa.

–        Kalender: appen WeekCalender synkar med min kalender i Outlook åt ”två håll” dvs. allt jag lägger in i kalendern i Outlook hamnar i ToDo och vice versa.

–        Taxibokningar: Taxi kurir innebär att det är helt slut på väntetider i telefon vid taxibeställningar då du kan göra allt själv och i förväg via appen. Att du sen får ett fast pris direkt i bokningen är bara en bonus. (Givetvis förutsätter användadet att Taxi kurir finns på orten)

Ett anteckningsblock

En plastmapp med fem flikar för den fysiska strukturen

Min mapp är väldigt enkel och är i princip fem plastfickor som pressats samman till en mapp vilket innebär att den är väldigt tunn och lätt.  Min märkning av flikarna är enligt följande:

 – IN = min portabla inkorg. Här samlar jag in allt nytt(i fysisk form) som jag måste spara för att hantera när jag kommer tillbaka till kontoret. Här hamnar exempelvis alla kvitton som annars har en tendens att bli ”över allt” vid tjänsteresor. När jag kommer hem till kontoret så tömmer jag inkorgen enligt vår beslutsmodell: göra-spara-kasta. Ska jag göra något bestämmer jag när och ska det enbart sparas så gör jag detta direkt.

– ATT GÖRA = här hamnar allt (fysiskt)material jag behöver för att göra de uppgifter jag planerat att göra när jag reser.

 – HEM = här hamnar material som jag anser att jag vill spara men som är av mer privat karaktär. Detta ska inte till kontoret utan till min privata bostad.

 – ATT LÄSA = här hamnar tidningar, artiklar etc. som jag vill läsa under mina resor. Inget av ”måste” karaktär hamnar här utan bara saker jag tycker kan vara intressant att läsa om jag får tid eller lust.

 -REFERENS MATERIAL = allt referensmaterial jag behöver ha tillgång till i fysisk form. Det är exempelvis våra produktblad, några tomma kuvert om jag behöver skicka brev när jag är utanför kontoret etc.

Detta var mitt sätt och det finns, som vanligt, inget rätt eller fel. Jag tar tacksamt emot tips, som jag kan dela med mig, på smarta lösningar så effektiviteten är på topp även när man inte har tillgång till ”kontoret”.

// Michael

The post Vilken lösning har du för att ”kunna vara effektiv vart som helst”? appeared first on Michael Alphov.

Ha en skön videostund och nu ser vi till att göra 2013 till ett år av världsklass!

[youtube=http://youtu.be/NAeha727ZWI]

Nu kör vi!

// Michael Alphov

The post 2013 är ditt år! appeared first on Michael Alphov.

Efter blogginlägget kom det många förfrågningar om en app som synkar ”uppgifter” och inte bara kalenderposter. Mitt tips är appen Todo. Scrolla ned för att läsa mer om denna.

—————————————————————————————————————–

Ny teknik ger möjligheter till att verkligen förenkla vardagen i kombination med smarta arbetsvanor. Fler och fler av oss använder ju s.k. Smartphones och vi får därför ofta frågan om vilka appar man borde ha för att kunna vara effektiv. Nedan har jag listat några av mina favoritappar till min Iphone som hjälper mig i vardagen.

Namn: Week calendar

Kostnad: 15 kr

Iphones inbyggda kalender är inte mycket att hetsa upp sig över och bara en sådan sak att veckonummer saknas gör att andra alternativ är att föredra. Jag använder weekcalendar som kostar 15 kronor. Den synkar automatiskt med Ical (den inbyggda kalendern) så det är bara att köpa appen, synka och allt dyker upp i kalendern. Givetvis synkar den åt motsatt håll vilket innebär att det du skriver i week calandar hamnar i Outlook eller vilket program du nu använder. Använder du kategorier och färger i din kalender i datorn så följer dessa ”med till Week calendar”. Jag synkar via Itunes men jag tror att det går att synka vi Icloud om du föredrar det.

Enda nackdelen med appen är att uppgifter inte synkas utan enbart kalenderposter.

Notera: texten ovan är på engelska men den finns på svenska.

Namn: Pocket Informant

Kostnad: 99 kr

Pocket Informant är en app som hjälper dig i din planering. Skillnaderna mellan week calendar och Pocket Informant är ganska stora och PI tar även med tasks/uppgifter. Var noga med att kontrollera att appen stöds av din e-post/kalenderlösning som ni har på företaget. Detta är ytterligare en kanonapp som ger en mycket bra överblick och synkar åt ”båda hållen”. Jag har idag inget behov av att synka mina tasks och har därför valt bort PI och kör med weekcalendar. Fundera på vilket behov du har och välj sedan den app som passar bäst.

Namn: Evernote

Kostnad: gratis

Evernote är en ”anteckningsbok” på nätet. Du kan samla dina egna noteringar, klippa ut bilder från hemsidor, skicka mail till din evernote sida, ta kort som sparas på sidan etc. Appen kan sedan installeras på din dator (Mac), din Ipad och i din Iphone och informationen  som visas är givetvis den samma överallt. En mkt bra app som ger dig tillgång till samma material oavsett plattform som väljer att använda vid olika tillfällen.

Namn: LinkedIn

Kostnad: gratis

Är du medlem på LinkedIn och vill hålla bra koll på ditt nätverk och dina kontakters uppdateringar samt läsa intressanta ”diskussioner” i dina grupper så är LinkedIns app att rekommendera.

Namn: Todo

Kostnad: 39 kr

Ytterligare en smidigt och lättanvänd app med fokus på att synka dina uppgifter. Synkningen kan  ske antingen via ditt trådlösa nätverk eller via olika molntjänster. Jag synkar själv via det trådlösa nätverket och detta fungerar utmärkt. Ladda ned appen och ladda ned programmet Appigo sync till din dator. Enklast är att googla på namnet och  välja deras officiella hemsida och sedan ladda ned programmet kostnadsfritt. Appen kostar däremot pengar. Synkningen fungerar är båda håll och alla dina kategorier följer med automatiskt.

Tipsa gärna oss om dina favoritappar som hjälper dig att förenkla din vardag.

// Michael

The post 5 användbara produktivitetsappar till Iphone appeared first on Michael Alphov.

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=3LbQG0gMFV8]

Nu kör vi och skapar ett fantastiskt 2012!

The post Behöver du ny motivation på årets första dag? appeared first on Michael Alphov.