Vi människor verkar ha en märklig förkärlek för att lägga till saker. När vi behöver bättre koll på projekten inför vi ett nytt system. När mötena inte fungerar skapar vi en ny mötesstruktur. När kommunikationen brister öppnar vi ytterligare en kanal i Teams. När vi har för mycket att göra börjar vi leta efter en ny metod som ska hjälpa oss att hinna ännu mer.
Till slut har vi förbättrat verksamheten så mycket att ingen längre hinner jobba. 😉
Jag raljerar lite, men bara lite. För jag möter det här hela tiden. Både hos individer och i organisationer. Vi försöker lösa problemet med att vi gör för mycket genom att bli ännu bättre på att göra allt.
Men tänk om vi börjar i fel ände?
Vi är bättre på att lägga till än att ta bort
Det finns intressant forskning på det här. I en studie som publicerades i Nature undersökte forskare hur människor försöker förbättra saker och lösa problem. I flera olika experiment såg de samma tendens: vi tänker betydligt lättare på vad vi kan lägga till än på vad vi kan ta bort. Ett av experimenten är nästan löjligt enkelt, men säger väldigt mycket. Deltagarna fick en Lego-konstruktion som behövde göras stabil. Många försökte lösa problemet genom att lägga till fler klossar. Det fanns bara en betydligt enklare lösning: ta bort en kloss.
Jag tycker att det är en väldigt bra bild av hur vi ibland arbetar.
När kalendern är full försöker vi planera bättre. När arbetsdagen inte räcker till försöker vi jobba snabbare. Vi skaffar bättre system, använder AI, automatiserar, skapar smartare rutiner och letar efter nya sätt att prioritera.
Missförstå mig rätt. Allt det där kan vara bra och jag arbetar själv med många av de metoderna och lär ut desamma men det finns en gräns för hur mycket du kan effektivisera.
Har du tio timmars arbete och åtta timmar tillgängligt hjälper det inte särskilt mycket att bli några procent snabbare på att hantera mejlen. Något behöver bort.
Problemet är ofta summan av allt det lilla
Det är sällan en enda gigantisk arbetsuppgift som skapar överbelastningen. Ofta är det summan av allt vi samlat på oss.
Veckomötet som startades för fyra år sedan och bara fortsatt. Rapporten som fortfarande tas fram varje fredag trots att ingen riktigt vet vem som använder den. Projektet du fortfarande sitter med i trots att din roll sedan länge blivit oklar. Rutinen som innehåller sju steg eftersom den alltid gjort det. De återkommande aktiviteterna i kalendern som kommit dit en efter en.
Ingen av sakerna är särskilt allvarlig på egen hand. Tillsammans blir de däremot ganska tunga.
Ändå är vår första fråga ofta: Hur kan vi göra allt detta effektivare? Jag tycker att vi ska börja med en annan fråga: Behöver vi göra allt detta överhuvudtaget?
Ta bort först. Effektivisera sist.
Jag gillar en väldigt enkel ordning när jag tittar på arbetssätt, både för mig själv och tillsammans med andra.
1. Ta bort. Behöver uppgiften göras överhuvudtaget? Inte delegeras, automatiseras eller effektiviseras. Kan vi helt enkelt sluta göra den? Om svaret är ja finns det ingen anledning att lägga mer tid på den.
2. Förenkla. Om uppgiften behöver finnas kvar, måste den verkligen göras på det sätt vi gör idag? Kan mötet gå från 60 till 30 minuter? Behöver rapporten innehålla 14 mätetal? Måste fem personer vara involverade? Kan sju steg bli tre?
3. Effektivisera. Först när vi vet att något verkligen behöver göras och har gjort arbetssättet så enkelt som möjligt är det dags att fundera på hur vi kan göra det snabbare och bättre. Här kommer automatisering, AI, mallar, smartare rutiner och andra verktyg in.
Alltså: TA BORT → FÖRENKLA → EFFEKTIVISERA
Ordningen spelar roll. Annars riskerar vi att bli väldigt effektiva på saker som vi aldrig borde ha gjort från början.
Veckans utmaning
Avsätt tio minuter och gå igenom kalendern och din att göra-lista, men gör det med ett enda uppdrag: hitta något att ta bort.
Det kan vara ett möte, en rapport, en rutin, en återkommande uppgift eller ett åtagande. Fråga dig själv: Vad gör jag bara för att jag alltid har gjort det? Vad skulle egentligen hända om jag slutade?
Börja med en sak. Ta bort den och se vad som händer.
För personlig effektivitet handlar inte bara om att bli bättre på att hinna med allt. Det handlar också om att regelbundet våga ifrågasätta vad som överhuvudtaget förtjänar din tid.
Du behöver kanske inte en ny app, en ny metod eller ytterligare en timme.
Du behöver kanske bara lite mindre att göra.
🎙️ Vill du hellre lyssna än läsa? Samma ämne tar jag upp i veckans avsnitt av Effektiva Metoder – Sluta optimera, börja eliminera. Du hittar podden där poddar finns som exempelvis, Apple Podcasts