Hur går det med projektet? Hur ligger du till med målen? Några problem jag behöver känna till? Bra, då hörs vi nästa vecka.
Känner du igen upplägget?
Om ett 1-1-samtal mest används till att medarbetaren rapporterar sådant som chefen hade kunnat läsa i ett system, ett dokument eller en annan kanal tycker jag att vi behöver fundera på vad vi egentligen använder tiden till.
Ett bra 1-1 är inte ett statusmöte. Det är tid avsatt för att skapa bra realtioner.
Alla behöver inte samma 1-1 samtal
Jag ser ofta rekommendationer om hur ofta 1-1-samtal ska genomföras, hur långa de ska vara och vilken agenda man ska följa men jag tycker att vi ibland gör det onödigt fyrkantigt.
En ny medarbetare kanske behöver 30 minuter varje vecka. En erfaren och självgående person kanske får större värde av ett längre samtal var tredje vecka. Någon befinner sig i en intensiv period och behöver tätare kontakt under en tid, medan en annan behöver mycket stöd kring prioriteringar eller ett nytt uppdrag. Människor är olika. Situationer är olika. Behoven är olika. Då behöver också våra 1-1-samtal få vara olika.
Använd tiden till rätt saker
Istället för en fast agenda tycker jag att det är bättre att ha tre områden i bakhuvudet: må bra, utvecklas och prestera.
Hur fungerar arbetssituationen? Hur är energin och arbetsbelastningen? Vad går bra och vad skaver? Vad vill personen utveckla? Vilken återkoppling behövs? Är prioriteringarna tydliga? Vad står i vägen för att personen ska kunna göra ett riktigt bra jobb?
Alla områden behöver inte få lika mycket tid varje gång. Det är själva poängen. Samtalet ska anpassas efter vad som är viktigast just nu.
En väldigt enkel öppningsfråga kan därför göra stor skillnad: ”Vad skulle göra den här tiden riktigt värdefull för dig idag?”…Och som chef tycker jag att det finns ytterligare en fråga som du behöver ställa regelbundet: ”Vad behöver du av mig?”
Båda har ett ansvar
Chefen ansvarar för att skapa förutsättningar för samtalet och se till att det faktiskt blir av. Men medarbetaren har också ett ansvar. Kom förberedd. Fundera över vad du behöver hjälp med, vilka hinder du har och vilka frågor du vill använda tiden till.
Ett enkelt sätt är att både chef och medarbetare löpande antecknar sådant ni vill ta upp nästa gång. När ni sedan träffas prioriterar ni det som är viktigast istället för att mekaniskt beta av en standardagenda.
MEN när det gäller återkoppling: vänta inte automatiskt till nästa 1-1. Feedback som behöver ges idag ska ofta ges idag. Använd istället 1-1-samtalet för att följa upp, reflektera och utveckla vidare.
Inför ditt nästa 1-1
Titta på hur ni använder tiden idag. Ta bort sådant som lika gärna kan hanteras i en annan kanal och använd den gemensamma tiden till sådant som faktiskt kräver ett samtal. För ett riktigt bra 1-1 handlar inte om att chefen ska veta mer om arbetet. Det handlar om att medarbetaren ska få bättre förutsättningar att må bra, utvecklas och prestera.
Vill du hellre lyssna som finns samma budskap i avsnitt 59 av podden Effektiva Metoder