• 5 oktober, 2018

Planerar du in egen tid i kalendern?

Planerar du in egen tid i kalendern?

1024 1024 Michael Alphov

Ett väldigt vanligt ”planeringsbeteende”, som många personer har, är att de enbart planerar in sina ”fysiska aktiviteter” i kalendern vilket innebär att alla möten, utbildningar, träningar etc. får plats men allt övrigt saknas. Det jag menar saknas är exempelvis,  alla rapporter som skall skrivas, offerter som ska skrivas/granskas, möten som ska förberedas, e-post som ska hanteras, tid för att bocka av alla aktiviteterna på att-göra listan etc. saknas i planeringen med konsekvensen att planeringen blir, för att använda ett populärt ord, fake. 

Hur ska man då tänka för att använda kalendern smartare? 

För att underlätta för sig själv när man planerar kan man se på en dag/vecka som en tidsbudget där det finns 8 timmar x 5 dagar att spendera på möten, eget arbete, ”oförutsedda händelser” samt rutinarbete som är återkommande (attestera fakturor, svara på mail, rapportera tid etc.)

Problemet och konsekvensen om man inte planerar även för ”eget arbete” och rutiner så blir att många av dessa uppgifter inte gjorda alls, vissa blir gjorda med för dålig kvalité och vissa blir gjorda för sent. Har vi riktig otur så uppfyller vi flera av ”kriterierna” som nämndes innan vilket inte är speciellt roligt….

Ta exemplet med möten: Varför blir många möten dåliga? Svaret är mångbottnat men en stor anledning är att deltagarna helt enkelt inte är planerar hur de ska kunna bidra vilket gör att mötet inte får den dynamik som det borde utan blir en energi-/tidstjuv istället. Att det sedan kanske saknas ett syfte och ett mål gör inte möjligheten till förberedelse enklare men det är en annan diskussion.

Genom att DU planerar in egen tid i kalender kommer följande att hända: 

  • Det blir lättare att säga ja/nej till nya uppgifter
  • Det blir lättare att prioritera det du redan sagt ja till kontra allt ”nytt” som kommer i din väg eller tvärtom i de fall det behövs
  • Det blir lättare att planera om när något oförutsett händer för du du kan alltid ställa det nya mot det redan inplanerade och snabbt konstatera vilket som är mest bråttom och viktigt
  • Det blir lättare att be om hjälp när tiden inte räcker till
  • Det blir lättare att se till att börja i tid med uppgifter som har en sluttid långt borta i horisonten

Du kommer säkert på fler fördelar men kontentan av mitt budskap är att du ska”höja värdet av ditt eget arbete och verkligen avsätta tid för dina egna arbetsuppgifter i din kalender” och inte bara ha med när du ska interagera med någon annan. 

Lycka till!

-Michael