Hur brukar ett möte bli till? Någon inser att vi behöver prata om något, öppnar kalendern, hittar en lucka på 60 minuter, bjuder in några personer och skriver kanske tre punkter på en agenda. Klart.
Fast egentligen har vi inte designat ett möte. Vi har bokat en tid. Och det är två helt olika saker.
Det du borde börja med innan du gör något alls är att fråga om mötet behövs överhuvudtaget. Detta gör du långt innan du funderar på agenda, deltagare eller hur lång tid du ska boka. Ska du informera om något kanske ett mejl, en film eller ett meddelande fungerar bättre. Ska du stämma av något med en person kan ett kort samtal eller ert 1-1 räcka. Men ska ni diskutera, skapa, lösa ett problem eller fatta beslut tillsammans finns det betydligt större anledning att samla människor.
Mötet ska helt enkelt vara ett verktyg för att åstadkomma något, inte standardlösningen så fort vi behöver kommunicera.
Vad ska vara annorlunda när mötet är slut?
Om ni behöver träffas är nästa steg att bli tydlig med varför. ”Vi ska prata om höstens försäljning” beskriver egentligen bara ämnet. ”Vi ska skapa en gemensam bild av vad som krävs för att nå höstens försäljningsmål” är ett betydligt tydligare syfte. Sedan kommer frågan som jag tycker gör störst skillnad: Vad ska konkret finnas när mötet är slut?
”Vi ska diskutera aktiviteter” är luddigt. Jämför det med: ”När vi lämnar mötet ska vi ha valt våra tre viktigaste aktiviteter, bestämt vem som ansvarar för varje aktivitet och när den ska vara genomförd.” Nu vet ni inte bara vad ni ska prata om. Ni vet vad mötet ska producera.
Bygg agendan baklänges
När du vet vad mötet ska leda till kan du designa vägen dit. Om ni ska lämna mötet med tre beslutade aktiviteter behöver ni kanske först diskutera vilka alternativ som finns. För att kunna göra det behöver ni först skapa en gemensam bild av nuläget.
Då kanske agendan blir fem minuter information om nuläget, 15 minuter diskussion om de viktigaste orsakerna och 20 minuter där ni faktiskt fattar beslut om vad ni ska göra. Plötsligt har varje del av mötet en tydlig funktion. Fundera också över vilka som verkligen behöver vara med. Behöver personen bidra med kunskap, vara med och påverka, fatta beslut eller äga något som ska genomföras efteråt? Om inte kanske personen inte behöver sitta med. Varje extra deltagare kostar trots allt tid.
Testa på ditt nästa möte
Ta ett återkommande möte i din kalender och designa om det istället för att bara boka nästa tillfälle. Fråga dig: Behöver vi mötet? Varför träffas vi? Vad ska vara annorlunda när mötet är slut? Vilka behöver vara med och hur behöver vi använda tiden för att komma dit?
Ett bra möte börjar långt innan någon säger ”välkomna”. Sluta börja med kalendern och agendan. Börja med effekten och designa mötet baklänges därifrån.
🎙️ Vill du hellre lyssna? Samma ämne tar jag upp i avsnitt 58 av Effektiva Metoder