• 15 december, 2017

Julstrukturera inför ledigheten

Julstrukturera inför ledigheten

1024 1024 Michael Alphov

Jag fixar det sen! Alla har vi sagt det och alla har vi gjort det och det speciellt för saker vi inte riktgt ser värdet av att göra direkt. Struktur och ordning brukar vara ett sådant område och världens enklaste ”självtest” är att fundera på om du har några sorteringshögar på kontoret, lösa dokument på skrivbordet, massor av dokument på ditt elektroniska skrivbord, en ostrukturerad mailkorg eller massa lösa dokument i din elektroniska dokumentstruktur. Har du det är mitt råd att du fortsätter läsa en bit till…

”Jag vet precis vart JAG har alla mina saker” är ord som jag ofta har från personer som, i min mening, ibland har en dålig struktur och för att ta det från början behöver vi reda ut vad struktur egentligen är. I min värld är det inte mer komplicerat än att allt man vill spara, för att man arbetar med materialet, eller att man helt enkelt vill spara material man arbetet med ska ha en tydlig plats. En plats som du veta att du har och som du kommer ihåg att du har nästa gång du ska spara undan något eller använda det materia du redan sparat. Detta gäller både för elektroniskt- och fysiskt material.

Om du nu hittar dina saker som personen ovan påstår, varför ska du då strukturera bättre?

Du spar tid

Även om många vet i vilket hörn av kontoret pappret ligger eller ungefär vart dokumentet ligger kommer de att behöva lägga tid på att hitta det de söker. Tid som kan läggas på något annat. Kan man inte söka då kanske du tänker? Jo, det funkar men utmaningen brukar vara att de inte som är ostrukturerade inte ens vet vad de borde söka på och för den fysiska världen finns inte samma möjlighet.

Du slipper dubbelsparande

Om du vet vad du har samt vart du har dina grejer så kommer inga dubbletter att finnas vilket är bra av många anledningar och den främsta är att det aldrig kommer vara tveksamt om vilken version som är den rätta.

Men jag gillar inte struktur…

En klassisk bortförklaring för att slippa göra saker kan lätt var den första tanken som ”poppar” upp men det är bara att tänka om och tänka rätt så kommer du förhoppningsvis på bättre tankar. Ordning och reda är och kommer alltid var en faktor för att kunna spara tid.

Vad ska du då göra?

Släng allt som inte fyller någon funktion
”Det kan vara bra att ha” håller inte om argument. Antigen är det bra att ha och då behåller du det annars kastar du det. Är du tveksam så har du förmodligen ett behov av att spara just denna sak. Allt detta vet du redan så gör det du behöver göra.

Strukturera upp hur du vill ha det på kontoret och i din dator
Ett smart tips är att arbeta med samma ”namnsättning” på alla dina förvaringsplatser. Det jag menar är att om du har en mapp i ditt mailsystem som heter kunder så borde du kanske ha en mapp med samma namn i ditt filsystem samt i OneNote alt. Evernote. Givetvis förutsatt att du har word, excel och powerpointfiler samt använder OneNote alt. Evernote men jag tror att du ar med på principen. Var inte rädd för att ta bort mappar eller för att ”slå ihop” tv mappar till en för att minska din struktur. ”Less is more” väldigt ofta och så även när det kommer till struktur.

Sortera in allt material på rätt ställe
När du har din struktur på plats så är det bara att sortera in alla saker, mail, filer och papper på rätt plats. Fokusera på att sortera och inte att göra en massa saker med allt du hittar utan krävs en aktivitet planerar du in denna i din kalender alternativt i att göra-listan.

Stort lycka till och tänk vilken skön känsla du kommer få när ledigheten är över och du möts av ordning och reda istället för ett smärre kaos.

Nu kör vi!
-Michael