”Jag måste gör detta först, sen ska jag göra xx sen är det möte gällande byggprojektet . Efter det ska jag äta lunch innan det är dags för möte gällande kunden xx. När vi är klara med det ska jag förbereda ekonomimötet för i morgon och så måste jag åka tidigare från jobbet idag för min son har simskola som börjar tidigt. När simskolan är klar så ska jag löpträna med mina kompisar och efter det blir det en sen middag, själv, förmodligen slötittandes på tv när resten av familjen har somnat”
Uttalet ovan är från en av mina kursdeltagare när jag, i förbifarten, frågade vad hans plan för dagen var. Det visade sig att han hade allt minutiöst planerat för varje dag. Måndag eller lördag spelade ingen roll utan det var samma typ av planering och det var bara aktiviteterna som skildes åt om det var arbetsdag eller en ledig dag. Någon av er läsare tänker garanterat att jag som förespråkare för ett effektivt arbetssätt skulle gilla en planering som denna och svaret är att jag gillar vissa delar som proaktiviteten i hans tänkande och hans förmåga att följa en utsatt plan för att göra det han planerat. Det jag däremot hade stora synpunkter på var avsaknaden av att stanna upp, andas samt reflektera över om det han gör är rätt. Helt enkelt ”bara vara” helt kravlöst.
Jag tror stenhårt på en planerad och strukturerad tillvaro men med ”luft” och aktiviteter som ger kraft och energi inplanerade i schemat. Med luft menar jag tid som inte är planerad till något speciellt då mångas liv är så oerhört hektiska och planerade att det ibland glöms bort att livet ska levas och upplevas. Fikaraster på jobbet hoppas över för vi upplever oss inte ha tid att sätta oss ner ett par minuter med våra kollegor. Följden blir att ”hjärnan” inte får chansen till en mikropaus, samarbetet med kollegorna kommer inte bli bättre av att inte träffas och förmodligen kommer stressen att öka.
Gällande aktiviteter som ger kraft och energi på jobbet kan det vara så enkelt som en kort promenad på lunchrasten, ett telefonsamtal till någon som du gillar eller att du/ni byter ut något möte från att vara i ett konferensrum till att bli ett promenadmöte – detta fungerar utmärkt när det gäller s.k. ”brainstormingmöten”. Utanför arbetet så är all fysisk träning bra och det är säkert för dig som det är för mig; de ”smarta” idéerna/lösningarna kommer man sällan på sittandes framför skrivbordet utan de kommer när jag är ute och springer, cyklar etc.
Vad kom jag och min deltagare då fram till?
Jo, att han givetvis skulle fortsätta att planera proaktivt och arbeta metodiskt med sina planerade uppgifter. Han hade dock själv insett att han tillvaro var för strukturerad så i hans fall handlade det om att minska antalet inplanerade aktiviteter per dag. Detta gällde på jobbet men också hemma med familjen för att verkligen hitta en bra balans mellan vad man vill, måste och sedan verkligen gör!
Mitt råd är att du tittar över din, teamets och familjens planerade tid och verkligen ser till att du/ni har chansen att stanna upp ibland. För visst är det så att när man stannar upp och lyfter blicken som man ofta kan ta nästa kloka steg framåt!
Lycka till!
-Michael
(delar av innehåller publicerades redan 2014 men är lika aktuellt idag)