Hur snabbt svarar du när någon skriver till dig på Teams? Eller när det kommer ett mejl? Direkt? inom fem minuter? En halvtimme och framför allt: varför?
Jag tycker att vi har skapat en ganska märklig norm i arbetslivet där snabb respons nästan blivit samma sak som bra service och hög prestation. Någon skriver och vi svarar. Teams plingar och vi tittar. Mejlet kommer och vi öppnar det.
Svarar vi riktigt snabbt kan vi dessutom känna oss lite duktiga…
Men vad slutade du göra för att kunna svara?
Du lär andra hur tillgänglig du är
Det finns en ganska enkel mekanism här som vi ibland missar. Om du alltid svarar på Teams inom tre minuter lär sig människor att du svarar på Teams inom tre minuter.
Om du alltid svarar på mejl på kvällarna lär sig människor att det går att nå dig på mejl på kvällarna. Om du alltid tar telefonen, oavsett vad du håller på med, lär sig människor att ett telefonsamtal är ett effektivt sätt att få din omedelbara uppmärksamhet.
Vi är alltså själva med och skapar förväntningarna på vår tillgänglighet. Sedan sitter vi där och undrar varför alla stör oss. Lite orättvist ändå.
Nytt betyder inte bråttom
Det här tycker jag är en av de viktigaste skillnaderna i dagens arbetsliv.
Bara för att något precis kom in betyder det inte att det behöver hanteras nu. Ett mejl dyker upp. Ingen har sagt att det måste besvaras inom fyra minuter, men ändå behandlar vi det ibland som om avsändaren sitter med ett stoppur och väntar. Ett Teams-meddelande kommer och vi känner att vi borde svara men väldigt ofta kommer det där ”borde” från oss själva.
Vi har helt enkelt vant oss vid att inkommande information automatiskt får företräde framför det vi redan bestämt oss för att göra.
Resultatet blir att andra människors behov får styra vår arbetsdag i realtid.
Det är sällan en särskilt bra plan.
Tillgänglig är inte samma sak som hjälpsam
Jag föreslår självklart inte att vi ska sluta svara människor. Vi arbetar tillsammans med andra. Kollegor behöver hjälp, kunder behöver svar och medarbetare behöver kunna nå sina chefer. Men, ett stort men: det finns en stor skillnad mellan att vara tillgänglig när det behövs och att vara tillgänglig hela tiden.
Om du avbryter ditt viktigaste arbete varje gång någon vill ha din uppmärksamhet kommer det förr eller senare att påverka både din egen leverans och människorna omkring dig.
Därför tycker jag att vi behöver bli bättre på att skapa tydliga spelregler.
Vad är egentligen brådskande? Hur når vi varandra när något verkligen inte kan vänta? Hur snabbt förväntas vi svara på mejl? Vad använder vi Teams till? Exakt hur ni gör är mindre viktigt. Poängen är att alla vet vad som gäller.
Ä du chef så gäller det att tänka ett varv till
Ledare påverkar tillgänglighetskulturen mer än de ibland tror. Om chefen skickar mejl klockan 22.13 kan det skapa en förväntan även om det står ”du behöver inte svara nu” längst ner. Om chefen alltid svarar direkt kan medarbetarna börja tro att de också behöver göra det.
Det betyder inte att du aldrig får arbeta på kvällen men om du vill skriva mejlet klockan tio kan du exempelvis schemalägga det så att det skickas nästa morgon. Du får jobba när du vill utan att samtidigt skapa en norm för alla andra.
Att testa den här veckan
Välj en period varje arbetsdag där du medvetet inte är tillgänglig. Stäng Teams. Stäng mejlen. Lägg undan telefonen och använd tiden till något som faktiskt kräver din uppmärksamhet.
Sedan öppnar du igen. Jag vågar nästan lova att världen fortfarande finns kvar och du behöver inte vara svår att få tag på men du behöver inte heller vara så jäkla tillgänglig hela tiden.
🎙️ Vill du hellre lyssna? Samma ämne tar jag upp i veckans avsnitt av Effektiva Metoder – Det är dags att sluta vara så tillgänglig. Du hittar podden där poddar finns.