Det är bara att erkänna direkt. Jag har gjort det och kommer att göra det igen. Du har gjort det och kommer göra det igen. Lika fullt blir jag irriterad på mig själv för att jag gör detta och ofta, verkligen ofta är det enkla men tråkiga saker som jag förhalar.
Jag är helt säger på att du ”på jobbet” har har vissa uppgifter som du förhalar gång efter gång och tillslut hamnar du i en ”återvändsgränd” och måste göra uppgiften NU och då, förmodligen, med ett sämre resultat än om du hade gjort det hela i tid. Till saken hör också att något annat som var inplanerat, förmodligen, fick stryka på foten när du var ”tvungen” att göra det du redan borde hade gjort men istället förhalat…
Du har säkert, precis som jag, funderat på varför du förhalar eller prokastinerar som det så fint heter på svenska. För min egen del har jag kommit fram till att det finns två stora anledningar till att det händer och det är motstånd och brist på rutiner. Jag ska därför försöka reda ut vad jag menar och hur man löser det hela men först ett klokt citat av The great one:
Det finns ett motstånd av något slag..
Med motstånd menar jag att när du väl ska sätta igång så kan du inte det. Det kan vara att ditt skrivbord är helt belamrat med papper så du måste städa innan du kan starta och vips har tiden försvunnit till att städa istället för att producera. Eller så har du inte definierat nästa steg du ska göra med uppgiften du planerat in. Det står bara projektet x i i din kalender och du måste då börja med att fundera på vad det var du skulle göra och snabbt är tiden borta igen. I din dator händer samma sak när du har 48 olika flikar/fönster öppna och du har, om vi ska var helt ärliga, ingen speciell koll på vad du gör eller vad du borde göra eller för den delen, vad du redan gjort.
Struktur är en viktigt faktor och det innebär att alla dina saker ska ha en bestämd plats. Inga högar eller papper på skrivbordet som du inte jobbar med precis just nu. Nej, just nu är inte i eftermiddag eller i morgon eller senare i veckan. Det är just nu. I datorn bör inte din inkorg vara full av massor av gamla mail för det enda som kommer hända är att du läser samma mail om och om igen vilket du definitivt inte har tid med. Ordning och reda som spar din tid och det kommer ta bort massor av motstånd för att du verkligen ska kunna göra det du ska göra.
Det saknas bra rutiner…
Avsaknad av bra rutiner är ytterligare en stor anledning till varför man förhalar olika uppgifter. Du ska alltid tänka som den gode ”Sickan” i de gamla Jönssonliganfilmerna, inga likheter för övrigt behöver finnas, och hur tänkte han då? Jo, hans återkommande replik i filmerna var ”Jag har en plan”. Nu var hans plan sällan bra men det är en annan diskussion.
Till alla er som är födda efter Berlinsmurens fall ber jag om ursäkt för ni har ingen aning om vilken Sickan jag pratar om men ni kan alltid googla. Dock är det viktigaste varken Sickan eller Jönssonligan utan vikten av att ha en plan för att skapa rutiner som i sin tur ger vanor. Bra vanor som motverkar förhalning.
För att ytterligare förstärka behovet av rutiner kan man belysa lite extra att vår hjärna gillar mönster. Att den ”känner igen sig” och det är precis här rutiner kommer in. För att ge några exempel på vad ”bra på jobbet rutiner” kan vara tänker jag på:
- …att du gör en speciell uppgift vid samma tid varje vecka. Funkar både privat och på jobbet.
- …att du är supertydlig med vad du verkligen ska göra göra när du planerar i din kalender eller att-göra lista. Du ska inte behöva tänka utan bara agera.
- …att du har bra ordning på hur du tar hand om din inkorg (läs gärna alla mina inlägg i maliskolan på bloggen som ger dig lösningen på problemet)
- …att du har bra koll på när under arbetsdagen du kan planera arbetsuppgifter in tid i din kalender och när du inte bör planera in tid pga. sannolikheten för att avbrott ska ske = minskad risk för förhalning.
- …att du har en bra rutin för hur du startar och avslutar varje dag.…
- att du har en bra rutin på hur du avslutar varje vecka s.k. veckoavstämning
Tills sist vill jag passa på att tipsa om texten 9 tips för att sluta förhala som kommer hjälpa dig som förhalar ytterligare en bit på vägen!
– Michael